Κριτική λογισμικού διαχείρισης email Zendesk

Key takeaways

Ξεκινώντας με τις δυνατότητες του λογισμικού διαχείρισης email Zendesk

Το Zendesk προσφέρει μια δοκιμαστική έκδοση που σας δίνει πρόσβαση σε όλα τα απαραίτητα χαρακτηριστικά λογισμικού διαχείρισης email. Η διαδικασία εγγραφής απαιτεί να επιβεβαιώσετε τη δοκιμαστική εγγραφή σας μέσω ενός συνδέσμου email. Μετά από αυτό, μπορείτε να καθορίσετε τη δοκιμαστική εμπειρία σας και να επιλέξετε πόσους χρήστες χρειάζεστε, καθώς και σε ποια εργαλεία θέλετε να εστιάσετε. Μπορείτε να παραλείψετε αυτήν την ενότητα, αλλά σας συνιστώ να τη συμπληρώσετε, καθώς μπορεί να κάνει τη διαφορά στην αρχή της χρήσης σας.

Αφού ολοκληρώσετε αυτήν τη διαδικασία, μπορείτε να αρχίσετε να εξερευνάτε τη διεπαφή του Zendesk. Όταν αποκτήσετε πρόσβαση στο Zendesk για πρώτη φορά, η κύρια οθόνη προσφέρει μια επιλογή οδηγών που μπορούν να σας βοηθήσουν να εξοικειωθείτε με το πλούσιο σύνολο δυνατοτήτων. Οι οδηγοί σας δείχνουν πώς να χρησιμοποιήσετε κάθε λειτουργία και πώς να τη διαμορφώσετε. Μπορείτε να συμμετάσχετε σε έναν οδηγό για τη ρύθμιση του συστήματος καρτελών, το οποίο αποτελεί τεράστιο μέρος της λειτουργικότητας διαχείρισης email του Zendesk. Επειδή είμαι ήδη λίγο εξοικειωμένος με το Zendesk, αποφάσισα να το παραλείψω προς το παρόν και να προχωρήσω φυσικά.

Ενώ το Zendesk δημιουργεί μια αποκλειστική διεύθυνση email για εσάς, μπορείτε πάντα να προσθέσετε περισσότερους λογαριασμούς email στο σύστημα. Μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση στο Κέντρο διαχειριστή κάνοντας κλικ στο εικονίδιο του οδοντωτού τροχού στο αριστερό μενού, το οποίο θα σας μεταφέρει στις ρυθμίσεις. Μεταβείτε στην ενότητα Κανάλια και θα μπορείτε να βρείτε τις ρυθμίσεις email.

Έχετε την επιλογή να δημιουργήσετε περισσότερες διευθύνσεις Zendesk ή να συνδέσετε εξωτερικούς λογαριασμούς email. Σημειώστε ότι το Zendesk προσθέτει επίσης τη διεύθυνση email που χρησιμοποιήσατε κατά την εγγραφή σας. Αυτή η ενότητα σάς επιτρέπει επίσης να προσαρμόσετε τις ρυθμίσεις email σας για να βελτιώσετε την εμπειρία χρήστη.

Το Zendesk απαιτεί να ρυθμίσετε την προώθηση email από τον υπάρχοντα λογαριασμό email σας, εάν δεν χρησιμοποιείτε το Gmail. Αυτή η ενότητα της ρύθμισης προσφέρει οδηγίες βήμα προς βήμα για το πώς να το κάνετε, αλλά οι πληροφορίες είναι πολύ γενικές και το καλύτερο που έχετε να κάνετε είναι να αναζητήσετε έναν συγκεκριμένο οδηγό για τον λογαριασμό email σας αλλού. Αυτή η διαδικασία, ωστόσο, δεν θα πρέπει να είναι δύσκολη στις περισσότερες περιπτώσεις και θα πρέπει να την ολοκληρώσετε γρήγορα, εκτός εάν χρησιμοποιείτε μια παλιά υπηρεσία email.

Μόλις προσθέσετε τις διευθύνσεις email σας και ρυθμίσετε την προώθηση, θα πρέπει να είστε έτοιμοι. Δεν ασχολήθηκα με τις καρτέλες ή τις ρυθμίσεις email, αφού δεν το έκρινα απαραίτητο, αλλά μπορείτε να το κάνετε ανά πάσα στιγμή. Πριν φτάσουμε στη δοκιμή, ας ρίξουμε μια ματιά σε ποιες δυνατότητες διαχείρισης email μπορείτε να περιμένετε στο Zendesk.

Δυνατότητες διαχείρισης email Zendesk

Το Zendesk προσφέρει έναν εκπληκτικό αριθμό λειτουργιών για διάφορες περιπτώσεις χρήσης. Πολλά από αυτά ισχύουν και για τη διαχείριση email. Μπορείτε να διαχειριστείτε email με απεριόριστες διευθύνσεις και να χρησιμοποιήσετε φόρμες επικοινωνίας σε οποιοδήποτε πρόγραμμα συνδρομής. Όλα τα όρια μεγέθους συνημμένου αρχείου καρτέλας έχουν οριστεί στα 50 MB. Ένα από τα προγράμματα σάς παρέχει δυνατότητες αυτόματης αρχειοθέτησης email. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα ρομπότ απαντήσεων για να χειριστείτε συγκεκριμένες εργασίες και να δημιουργήσετε νέες ροές εργασίας.

Το Zendesk προσφέρει επίσης μια πλήρως μεταφρασμένη διεπαφή και προηγμένες λειτουργίες διαχείρισης επαφών. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αξιολογήσεις ικανοποίησης πελατών και έρευνες παρακολούθησης. Οι δυνατότητες διαχείρισης email περιλαμβάνουν επίσης κοινή χρήση και προώθηση καρτελών μεταξύ πολλών λογαριασμών, πεδία καρτελών υπό όρους και πολλαπλές φόρμες καρτελών. Τα εισερχόμενα είναι υβριδικά, που σημαίνει ότι μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε άλλα κανάλια εκτός από το email και να δείτε όλα τα μηνύματα σε ένα μέρος. Το Zendesk υποστηρίζει προκαθορισμένες απαντήσεις, καθώς και προσαρμοσμένους επιχειρηματικούς κανόνες και αναφορές.

Εργασία με δυνατότητες λογισμικού διαχείρισης email Zendesk

Η εργασία με το Zendesk είναι διαισθητική και εύκολη. Έστειλα στον εαυτό μου μερικά δοκιμαστικά email για να δοκιμάσω την απόδοση του συστήματος. Όλα τα email έφτασαν αρκετά γρήγορα και δεν υπήρχαν μεγάλες περίοδοι αναμονής. Το Zendesk στέλνει επίσης αμέσως μια αυτόματη απάντηση στον αποστολέα, ενημερώνοντάς τον ότι το email έχει ληφθεί. Ωστόσο, το Zendesk δεν φαίνεται να στέλνει κανένα είδος ειδοποίησης που θα σας ενημερώσει για νέα μηνύματα. Ο μόνος τρόπος με τον οποίο μπόρεσα να μάθω για νέα μηνύματα ήταν να επισκεφτώ το σύστημα καρτελών.

Το Zendesk διαθέτει μια λειτουργία καρτελών, που σημαίνει ότι μπορείτε γρήγορα να κάνετε εναλλαγή μεταξύ ανοιχτών συνομιλιών χωρίς να κάνετε αναζήτηση στα εισερχόμενα. Είναι αρκετά προσεγμένο και παρόλο που αυτή η δυνατότητα μπορεί να φαίνεται τυπική, δεν υπάρχει πάντα σε άλλα λογισμικά διαχείρισης email. Αφού ανοίξετε μία καρτέλα, η διεπαφή είναι αρκετά τυπική, και το αναφέρω ως θετικό. Έχουμε συνηθίσει σε μια συγκεκριμένη διάταξη email, επομένως θα μπορούσε να είναι πολύ αντιπαραγωγικό να την αλλάξουμε μόνο για να προσθέσουμε έναν εντυπωσιακό παράγοντα. Το Zendesk κάνει καλή δουλειά με τη διεπαφή.

Το πεδίο απάντησης μπορεί να είναι πολύ μικρό για μεγαλύτερα email, αλλά διευρύνεται όταν το μήνυμά σας φτάσει σε ένα συγκεκριμένο μήκος, οπότε η λειτουργικότητά του είναι καλή. Το Zendesk προσφέρει διάφορες λειτουργίες σε όλη τη διεπαφή, καθιστώντας εύκολη την αλλαγή της κατάστασης των email και των καρτελών σας, τη σημείωση δεδομένων πελατών ή την αφαίρεση σημειώσεων για άλλους χρήστες, την προσθήκη συνημμένων σε email ή την εφαρμογή προκαθορισμένων απαντήσεων στην επικοινωνία μέσω email.

Η ενότητα “Εισερχόμενα” σάς επιτρέπει να εκτελείτε μαζικές ενέργειες. Μπορείτε να συγχωνεύσετε επιλεγμένα email σε μια καρτέλα, το οποίο είναι πολύ χρήσιμο εάν έχετε πολλά email από μία επαφή με το ίδιο θέμα. Μπορείτε επίσης να ενημερώσετε τις καρτέλες μαζικά μέσω της επιλογής επεξεργασίας. Αυτή η δυνατότητα σάς επιτρέπει να προσθέτετε ετικέτες μαζικά, να αλλάζετε προτεραιότητες, τύπους email και πολλά άλλα. Οι άλλες δύο επιλογές περιλαμβάνουν τη διαγραφή email και την επισήμανσή τους ως μηνύματα SPAM. Μια άλλη χαρακτηριστική λειτουργία είναι το φιλτράρισμα, το οποίο διευκολύνει την ταξινόμηση των εισερχομένων σας με βάση προκαθορισμένα κριτήρια.

Συνολικά, το Zendesk προσφέρει αρκετά καλές δυνατότητες διαχείρισης email και μπορεί να λειτουργήσει ως εξαιρετικό λογισμικό διαχείρισης email. Τα χαρακτηριστικά δεν είναι υπερβολικά και είναι εύκολα στην εξοικείωση, ανεξάρτητα από το αν είστε αρχάριος ή έμπειρος χρήστης. Η λήψη και η απάντηση σε email λειτουργεί χωρίς σφάλματα ή άλλες δυσκολίες που θα μπορούσαν να σταματήσουν τη ροή εργασίας σας.

Τιμολόγηση λειτουργιών διαχείρισης email Zendesk

Το Zendesk είναι μια από τις λύσεις που προσφέρει πολλές επιλογές τιμολόγησης. Διαφέρουν ως προς τα σύνολα χαρακτηριστικών και καθένα από αυτά είναι κατάλληλο για διαφορετική περίπτωση χρήσης. Δεδομένου ότι σε αυτήν την κριτική εξετάζουμε μόνο τις δυνατότητες διαχείρισης email του Zendesk, θα σας παρουσιάσω τα προγράμματα που περιλαμβάνουν αυτήν τη λειτουργία.

Support Team

Αυτό το πρόγραμμα κοστίζει 19$ το μήνα ανά αντιπρόσωπο. Προσφέρει ένα σύστημα καρτελών που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για σκοπούς διαχείρισης email και μπορείτε επίσης να συνδέσετε άλλα κανάλια επικοινωνίας, όπως τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Λαμβάνετε όλες τις λειτουργίες διαχείρισης email που αναφέρθηκαν προηγουμένως σε αυτήν την κριτική, καθώς και πρόσβαση σε επιχειρηματικούς κανόνες, στοιχεία πελατών και ιστορικό, δρομολόγηση με βάση την κατάσταση και την ικανότητα αντιπροσώπου και πρόσβαση σε ενσωματώσεις και εφαρμογές.

Support Professional

Το πρόγραμμα Support Professional κοστίζει 49$ το μήνα ανά αντιπρόσωπο. Λαμβάνετε όλες τις δυνατότητες από το προηγούμενο πρόγραμμα και προσθήκες όπως δρομολόγηση βάσει δεξιοτήτων, ωράριο λειτουργίας, έρευνες ικανοποίησης πελατών και πολλά άλλα.

Support Enterprise

Αυτό το πρόγραμμα είναι το πιο ακριβό από τις επιλογές του προγράμματος Support. Κοστίζει 99$ το μήνα ανά αντιπρόσωπο. Σας δίνει πρόσβαση σε όλες τις δυνατότητες από τα δύο προηγούμενα προγράμματα και προσθέτει προσαρμοσμένους ρόλους και δικαιώματα ομάδας, προσαρμόσιμους χώρους εργασίας, αποθήκευση δεδομένων τρίτου μέρους, περιβάλλον δοκιμής sandbox και πολλά άλλα.

Συμπέρασμα

Το Zendesk είναι μια εξαιρετική επιλογή για τις ανάγκες διαχείρισης email σας, καθώς αποδίδει πολύ καλά ως λογισμικό για διαχείριση email. Τα χαρακτηριστικά είναι επαρκή και εύχρηστα για κάθε περίπτωση χρήσης. Δεν θα έχετε πρόβλημα με την πλοήγηση στη διεπαφή ως επί το πλείστον. Ωστόσο, το Zendesk μπορεί να είναι αρκετά ακριβό εάν αποφασίσετε να αγοράσετε ένα από τα πιο εκτεταμένα προγράμματα. Έτσι, αν ψάχνετε για μια πιο οικονομική λύση διαχείρισης email χωρίς συμβιβασμούς στις δυνατότητες και τη χρηστικότητα, ίσως αξίζει να εξερευνήσετε μια άλλη εναλλακτική λύση του Zendesk.