Πώς να κλείσετε ένα email (Συμβουλές + Πρότυπα)

Δεδομένου ότι η πλειοψηφία της σημερινής επιχειρηματικής αλληλογραφίας διεξάγεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι σημαντικό να ξεκινάτε και να κλείνετε τα email σας με επαγγελματικό τρόπο. Ωστόσο, με όλη την προσοχή να δίνεται στο θέμα και στην αρχή κάθε email, συχνά παραβλέπεται το κλείσιμο ενός email.

Στην πραγματικότητα, το σωστό κλείσιμο ενός επιχειρηματικού email είναι εξίσου σημαντικό με την αρχή του. Το σωστό κλείσιμο ενός email αφήνει στον παραλήπτη μια θετική τελική εντύπωση, παρακινεί τον αναγνώστη να αναλάβει δράση, προσδιορίζει τον αποστολέα και τις προθέσεις του και παρέχει στον παραλήπτη τα στοιχεία επικοινωνίας σας (οπότε είναι εύκολο να επικοινωνήσει μαζί σας.) Διαβάστε παρακάτω για να μάθετε όλα όσα σχετίζονται με τον τρόπο κλεισίματος των επαγγελματικών email και επωφεληθείτε από τη λίστα με τους επαγγελματικούς τρόπους κλεισίματος email και τα παραδείγματα φράσεων κλεισίματος που είναι κατάλληλες σε διάφορα εννοιολογικά πλαίσια.

Τι να συμπεριλάβετε στο τέλος των email σας

1. Κατακλείδα

Πριν στείλετε το email σας, βεβαιωθείτε ότι περιέχει μια σύντομη πρόταση κλεισίματος που δημιουργεί μια ομαλή μετάβαση μεταξύ του κύριου θέματος του email σας και του κλεισίματος. Αυτή η γραμμή κλεισίματος ή κατακλείδα μπορεί να δηλώνει την ευγνωμοσύνη σας για τον χρόνο που αφιέρωσε ο παραλήπτης στην ανάγνωση του μηνύματος, να δείχνει ότι είστε ανοιχτοί για περαιτέρω επικοινωνία, να προτρέπει για ανάληψη δράσης ή εναλλακτικά να είναι μια δήλωση που δείχνει ότι αναμένετε μια απάντηση.

2. Κλείσιμο (χαιρετισμός)

Εκτός κι αν έχετε στενή σχέση με τον παραλήπτη, κάθε επαγγελματικό email απαιτεί επαγγελματικό κλείσιμο, το οποίο μπορεί να είναι είτε επίσημο είτε πιο ανεπίσημο, με βάση τον τύπο της σχέσης που έχετε και το πλαίσιο της επικοινωνίας σας. Οι πιο συχνά χρησιμοποιούμενες φράσεις κλεισίματος σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι “Φιλικοί χαιρετισμοί” και “Ό,τι καλύτερο”, αλλά έχουμε ετοιμάσει μια ολόκληρη λίστα παραδειγμάτων (παρακάτω), τόσο επίσημων όσο και ανεπίσημων.

3. Δηλώστε το όνομά σας

Συμπεριλάβετε πάντα ολόκληρο το όνομά σας (όνομα και επώνυμο) στην υπογραφή του email σας, εάν γράφετε σε κάποιον για πρώτη φορά. Για συνομιλίες με συναδέλφους ή άτομα που ήδη γνωρίζετε και έχετε ανταλλάξει πολλά email, αρκεί να κλείσετε αναφέροντας μόνο το όνομά σας. Λάβετε υπόψη ότι συνιστάται να αποφύγετε το κλείσιμο με ψευδώνυμα, εκτός εάν το ψευδώνυμό σας είναι ευρέως γνωστό και το χρησιμοποιείτε αντί του ονόματός σας.

4. Τίτλος και εταιρεία

Βεβαιωθείτε ότι έχετε προσθέσει τον τρέχοντα τίτλο εργασίας και το όνομα της εταιρείας σας στην υπογραφή του email σας, ώστε να μην υπάρχει περιθώριο σύγχυσης σχετικά με το ποιοι είστε, ειδικά εάν θέλετε να προσεγγίσετε δυνητικούς πελάτες μέσω email. Εάν υποβάλλετε αίτηση για εργασία, σας συμβουλεύουμε να αφήσετε τα τρέχοντα στοιχεία εργασίας σας (email και αριθμό τηλεφώνου) εκτός της υπογραφής σας.

5. Στοιχεία επικοινωνίας

Παρόλο που ο παραλήπτης του μηνύματός σας γνωρίζει ήδη τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας, είναι πάντα χρήσιμο να παρέχετε επιπλέον στοιχεία επικοινωνίας στην υπογραφή του email σας, όπως τον αριθμό τηλεφώνου σας, καθώς ορισμένα άτομα προτιμούν να επικοινωνούν μαζί σας μέσω άλλων τρόπων επικοινωνίας.

6. Πρόσθετες πηγές

Μπορείτε επίσης να προσθέσετε συνδέσμους στην υπογραφή σας. Ο σύνδεσμος μπορεί να είναι ένας σύνδεσμος προς τον ιστότοπό σας, το προφίλ σας στο LinkedIn ή άλλους σχετικούς λογαριασμούς στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, μια σελίδα που θέλετε να προωθήσετε, το online portfolio σας, το διαδικτυακό ημερολόγιό σας ή η πιο πρόσφατη ανάρτηση στο ιστολόγιό σας κ.λπ.

Παραδείγματα και πρότυπα για κλείσιμο email

Επαγγελματικές φράσεις κλεισίματος email

Όταν αποφασίζετε ποιον τύπο κλεισίματος θα επιλέξετε για να κλείσετε το email της επιχείρησής σας, σκεφτείτε σε ποιον στέλνετε το email και γιατί. Εάν δεν είστε βέβαιοι ποιος τύπος κλεισίματος θα ήταν ο πιο κατάλληλος σε μια δεδομένη περίσταση, είναι καλύτερα να επιλέξετε μια πιο επίσημη φράση κλεισίματος. Τα “Σας ευχόμαστε ό,τι καλύτερο”, “Φιλικοί χαιρετιμοί”, “Ό,τι καλύτερο” και “Με εκτίμηση” είναι μερικές από τις ασφαλέστερες φράσεις κλεισίματος email που μπορούν να χρησιμοποιηθούν σε όλες τις περιστάσεις και σε όλους τους τύπους email. Ακολουθούν μερικά ακόμη παραδείγματα των πιο κοινών και ευρέως χρησιμοποιούμενων επαγγελματικών φράσεων κλεισίματος email:

Το LiveAgent συνδυάζει εξαιρετική συνομιλία, καρτέλες και αυτοματοποίηση που μας επιτρέπουν να παρέχουμε εξαιρετική υποστήριξη στους πελάτες μας.

Φράσεις κλεισίματος email

Με βάση το περιεχόμενο του email σας, μπορείτε επίσης να προσθέσετε μια σύντομη πρόταση κλεισίματος πριν από τον χαιρετισμό σας. Χρησιμοποιήστε μία από τις ακόλουθες δοκιμασμένες και κατάλληλες φράσεις κλεισίματος email για να διασφαλίσετε ότι θα κλείσετε το μήνυμά σας αφήνοντας μια θετική εντύπωση και θα ενημερώνετε τους παραλήπτες σας ότι αναμένετε την απάντησή τους ή περαιτέρω διάλογο μαζί τους.

Πώς να κλείσετε ένα ψυχρό email πωλήσεων

Η εύρεση του σωστού τρόπου για να κλείσετε ένα ψυχρό email προσέγγισης ενδέχεται να είναι δύσκολη για κάθε επαγγελματία. Ακολουθούν ορισμένα παραδείγματα ως προς το τι μπορείτε να συμπεριλάβετε στο τέλος των ψυχρών email πωλήσεων, ώστε να παρακινήσετε έναν υποψήφιο πελάτη να ανταποκριθεί:

Πώς να κλείσετε ένα συνοδευτικό email πωλήσεων

Τα συνοδευτικά email είναι απαραίτητα σε οποιαδήποτε στρατηγική ψυχρών μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Δείτε πώς μπορείτε να κλείσετε ένα συνοδευτικό email πωλήσεων για να ενθαρρύνετε τους υποψήφιους πελάτες σας να ανταποκριθούν, ακόμη και αν οι προηγούμενες προσπάθειές σας να συνδεθείτε μαζί τους ήταν ανεπιτυχείς:

Πώς να κλείσετε ένα email καλωσορίσματος πελάτη/ μετά την αγορά

Τα email μετά την αγορά και τα email καλωσορίσματος πελατών είναι μερικά από τα πιο σημαντικά email σε καμπάνιες email μάρκετινγκ που στοχεύουν στη δημιουργία μακροπρόθεσμων σχέσεων με τους πελάτες. Δείτε πώς μοιάζουν οι δηλώσεις κλεισίματος, για αυτούς τους τύπους μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:

Πώς να κλείσετε ένα email εξυπηρέτησης πελατών

Όταν θέλετε να κλείσετε ένα email εξυπηρέτησης πελατών, είναι πάντα καλή ιδέα να ενθαρρύνετε τους πελάτες σας να επικοινωνήσουν σε περίπτωση που έχουν άλλες ερωτήσεις, ζητήματα ή οποιονδήποτε προβληματισμό. Θα πρέπει επίσης να τους διαβεβαιώσετε ότι είστε πάντα έτοιμοι να βοηθήσετε. Ακολουθούν ορισμένα χρήσιμα παραδείγματα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να ολοκληρώσετε τα email εξυπηρέτησης πελατών:

Πώς να κλείσετε ένα απολογητικό email πελατών

Όσον αφορά τη σύνταξη απολογητικών email πελατών και την αντιμετώπιση απογοητευμένων πελατών, θα πρέπει να επαναλάβετε τη συγγνώμη σας στο τέλος του email σας και να αναφέρετε ότι εκτιμάτε την υπομονή και την κατανόησή των πελατών σας:

Σύνοψη

Το κλείσιμο ενός email είναι συνήθως απλά μια φράση κλεισίματος ή μια σύντομη πρόταση που ακολουθείται από την υπογραφή σας, αλλά η εύρεση των σωστών λέξεων και του κατάλληλου τόνου για το κλείσιμο του email σας συχνά απαιτεί ιδιαίτερη σκέψη. Ο τρόπος με τον οποίο κλείνετε ένα email μπορεί πραγματικά να επηρεάσει σημαντικά την απόφαση του παραλήπτη να απαντήσει στο email σας. Το να γνωρίζετε πώς να κλείσετε τα επαγγελματικά email είναι το κλειδί για την αποτελεσματική επαγγελματική επικοινωνία, αφήνοντας στον αναγνώστη μια θετική εντύπωση και αυξάνοντας τα ποσοστά απόκρισης μέσω email. Εάν δεν είστε σίγουροι πώς να κλείσετε το επόμενο email της επιχείρησής σας, τα παραπάνω παραδείγματα κλεισίματος email ενδέχεται να είναι χρήσιμα.

Συχνές ερωτήσεις σχετικά με το κλείσιμο των email

Γιατί είναι σημαντικό το σωστό κλείσιμο ενός email;

Δεδομένου ότι το κλείσιμο ενός email είναι το τελευταίο πράγμα που διαβάζει ο παραλήπτης σας, μπορεί να αποτελέσει κίνητρο για το πόσο γρήγορα θα ανταποκριθεί – ή εάν θα ανταποκριθεί εν γένει. Ολοκληρώνοντας το email σας με ευγενικό, επαγγελματικό και κατάλληλο τρόπο, έχετε περισσότερες πιθανότητες να λάβετε μια θετική απάντηση.

Ποιοι τρόποι κλεισίματος δεν είναι ενδεδειγμένοι για το κλείσιμο ενός επαγγελματικού email;

Ακόμα κι αν έχετε μια στενή σχέση με τον παραλήπτη, θα πρέπει να αποφεύγετε τον μη επαγγελματικό τρόπο κλεισίματος σε οποιοδήποτε είδος επιχειρηματικής επικοινωνίας. Αυτοί οι «μη επαγγελματικοί» τρόποι κλεισίματος περιλαμβάνουν «Να έχεις μια ευλογημένη μέρα» (ή οτιδήποτε άλλο με θρησκευτικές αναφορές), «Γεια και χαρά!» (ή οποιαδήποτε άλλη αργκό), «Thx» (ή οποιεσδήποτε άλλες συντομογραφίες), «Τα λέμε αργότερα» (ή άλλες ανεπίσημες φράσεις), «Δικός σου ειλικρινά» / «Με αγάπη» (ή οτιδήποτε άλλο που υποδηλώνει αφοσίωση).

Πώς πρέπει να μορφοποιήσετε ένα κλείσιμο email;

Αν και είναι σημαντικό να κλείσετε ένα επαγγελματικό email με επαγγελματικό τρόπο, η σωστή μορφοποίηση είναι επίσης καθοριστική για μια καλή τελική εντύπωση. Βεβαιωθείτε ότι έχετε συμπεριλάβει το κόμμα μετά το τέλος της φράσης κλεισίματος που έχετε επιλέξει και, στη συνέχεια, προσθέστε ένα κενό και πληκτρολογήστε ολόκληρο το όνομά σας, ακολουθούμενο από τον τίτλο, την εταιρεία σας και τυχόν στοιχεία επικοινωνίας που θέλετε να παρέχετε.

Σχετικά Άρθρα

Πρότυπα Email Καλωσορίσματος

Ανακαλύψτε έτοιμα πρότυπα email καλωσορίσματος για την επιχείρησή σας στο LiveAgent. Ενισχύστε τη σχέση με τους νέους πελάτες σας με εξατομικευμένα μηνύματα που αυξάνουν την αλληλεπίδραση κατά 33% και το ποσοστό ανοίγματος κατά 50%. Ξεκινήστε δωρεάν και δείτε την επιτυχία να απογειώνεται.

Πρότυπο email δικτύωσης

Ανακαλύψτε πρότυπα email δικτύωσης με βασικές οδηγίες και παραδείγματα για επιτυχημένες επαγγελματικές συνδέσεις. Μάθετε πώς να γράψετε τον τέλειο τίτλο και τις κατάλληλες φράσεις για την επικοινωνία σας. Επισκεφθείτε τη σελίδα για να ενισχύσετε το επαγγελματικό σας δίκτυο!

Πρότυπα παρουσίασης προϊόντων

Ανακαλύψτε τις καλύτερες πρακτικές για επιτυχημένες παρουσιάσεις προϊόντων με πρότυπα email από το LiveAgent. Μάθετε πώς μπορείτε να προγραμματίσετε και να επιλέξετε τα σωστά κανάλια για να ενισχύσετε το μήνυμά σας και να κερδίσετε την προσοχή του κοινού σας. Ξεκινήστε δωρεάν!

Πώς να ξεκινήσετε ένα email (Συμβουλές + πρότυπα)

Μάθετε πώς να ξεκινάτε αποτελεσματικά τα email σας. Το LiveAgent παρέχει πολλές συμβουλές και πρότυπα για τη βελτίωση του τρόπου που ξεκινάτε όλα τα email σας.