Πρότυπα επακόλουθου email

Ψάχνετε για το σωστό πρότυπο επακόλουθου email; Αυτά που χρησιμοποιούσατε μέχρι τώρα δεν ολοκληρώνουν τη δουλειά ή ίσως δεν έχετε καν χρησιμοποιήσει κάποιο ακόμη; Αν ναι, τότε έχετε έρθει στο σωστό μέρος – θα σας δείξουμε ευγενικά επακόλουθα email που σίγουρα θα έχουν αποτελέσματα.

Μια καλά σχεδιασμένη αλληλουχία επακόλουθων email μπορεί να βοηθήσει στο κλείσιμο της συμφωνίας και στη μετατροπή δυνητικών πελατών σε πελάτες που πληρώνουν. Λοιπόν, ας μπούμε στην ουσία.

Η σημασία της αποστολής επακόλουθων email

Δεν υπάρχει αμφιβολία ότι ένα αποτελεσματικό επακόλουθο email είναι σημαντικό, ωστόσο υπάρχουν ακόμα πολλοί άνθρωποι που δεν τα στέλνουν. Γιατί συμβαίνει αυτό;

Μερικές φορές οι άνθρωποι φοβούνται μήπως φανούν «πιεστικοί» ή πιστεύουν ότι το προϊόν ή η υπηρεσία τους θα πουληθεί από μόνο του. Η αλήθεια είναι ότι οι περισσότεροι άνθρωποι χρειάζονται μια μικρή ώθηση για να τους υπενθυμίσουμε ότι είστε εκεί και ότι μπορείτε να λύσετε το πρόβλημά τους.

Τα επακόλουθα email είναι χρήσιμα ως υπενθύμιση. Δείχνουν ότι ενδιαφέρεστε να μείνετε σε επαφή με το άτομο στο οποίο στέλνετε email, καθώς και ότι εκτιμάτε τον χρόνο και τη γνώμη του. Η συνέχεια δείχνει επίσης ότι είστε οργανωμένοι και ικανοί να παρακολουθείτε σημαντικές λεπτομέρειες.

Ένα καλοφτιαγμένο επακόλουθο email είναι μερικές φορές το μόνο που χρειάζεται για να κλείσετε μια συμφωνία για την οποία εργάζεστε εδώ και εβδομάδες. Επομένως, εάν δεν στέλνετε ήδη επακόλουθα email, τώρα είναι η ώρα να ξεκινήσετε.

Πώς να ονομάσετε ένα επακόλουθο email

Όταν στέλνετε email σε κάποιον αφού τον συναντήσετε, ένας καλός εμπειρικός κανόνας είναι να συμπεριλάβετε το όνομα της εκδήλωσης ή της περίστασης όπου συναντηθήκατε στη γραμμή θέματος του email. Για παράδειγμα, “Ήταν υπέροχο που σε γνώρισα στο [όνομα του συνεδρίου]”. Αυτό βοηθάει στη μνήμη του παραλήπτη και ξεκινά τη συνομιλία με μια φιλική νότα.

Στα email προς πιθανούς πελάτες, που μπορεί να ενδιαφέρονται για την επίδειξη του προϊόντος ή την υπηρεσία σας, φροντίστε να συμπεριλάβετε μια σχετική λέξη-κλειδί στη γραμμή θέματος του email. Για παράδειγμα, “Σας ενδιαφέρει ακόμα το [προϊόν/υπηρεσία];”

Μην γράφετε πάρα πολλά στη γραμμή θέματος του email εάν δεν είστε σίγουροι τι να πείτε. Ο στόχος είναι να διευκολυνθεί ο παραλήπτης να μάθει τι αφορά το email, ώστε να μπορεί γρήγορα να αποφασίσει αν θα το ανοίξει ή όχι.

Παραδείγματα γραμμής θέματος επακόλουθου email

• Following Up
• Re: [Meeting/Conference]
• Re: [Previous Email]
• Still interested in [Product/Service]?
• Hoping to hear back from you soon
• Checking in
• Quick question about [Topic]
• Thought you might want an update on [Specific Project]
• Just wanted to make sure I hadn’t lost your attention…
• Hello again!
• Just left a voicemail

Πώς να γράψετε ένα επακόλουθο email

Ακολουθούν μερικές καλές πρακτικές που πρέπει να έχετε κατά νου όταν γράφετε ένα επακόλουθο email:

• Be clear about what you’re emailing about – the recipient should be able to quickly understand the purpose of your email. You can also include a brief summary of the previous interaction you had with that person.
• Keep your follow up email template really short – not everyone likes reading long emails, so make sure to get to the point quickly.
• Don’t be afraid of including attachments – add extra information if you believe the person you’re emailing would find it useful. Even if you’ve sent something before, it’s still worth including it again.
• Give it a double check – once you’re done writing your email, take a step back and read it out loud. Does it sound like something you would want to read? If not, chances are the recipient wouldn’t either. Make sure to remove any filler words or sentences that don’t add anything to the email. You should also proofread for grammar and spelling mistakes.
• Include a CTA – make sure there’s a clear call-to-action in your email so the recipient knows what you want them to do next. For example, if scheduling a meeting, specify a date and time that you’re available.
• End on a positive note – always end your email on a high so the recipient feels good after reading it.

Βέβαια, είναι σημαντικό να επιτύχετε τη σωστή ισορροπία με ένα ευγενικό επακόλουθο email. Δεν θέλετε να φανείτε πιεστικοί ή υπερβολικά στοχευμένοι, αλλά επίσης δεν θέλετε να φαίνεστε ότι δεν σας απασχολεί καθόλου να επικοινωνήσετε ξανά. Το κλειδί είναι να βρείτε μια μέση οδό ανάμεσα στο να σέβεστε τον χρόνο του ατόμου και να δείχνετε ότι ενδιαφέρεστε να μείνετε σε επαφή.

Τι να συμπεριλάβετε στο επακόλουθο email

Παραδείγματα και πρότυπα επακόλουθου email

Τώρα που γνωρίζετε τα βασικά της σύνταξης ενός επακόλουθου email, ας ρίξουμε μια ματιά σε ορισμένα συγκεκριμένα παραδείγματα και πρότυπα που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε.

Γρήγορη ερώτηση για το έργο σας

Επικοινωνία μετά τη συνάντηση

Συνέχεια επικοινωνίας μετά από κλήση συνδιάσκεψης

Συνέχεια επικοινωνίας σε [συγκεκριμένο θέμα]

Χάρηκα που σας γνώρισα!

Γρήγορη ερώτηση για την επόμενη συνάντησή μας

Απ: [όνομα του συνεδρίου]

Απ: υλικά που έστειλα την περασμένη εβδομάδα

Σκέφτηκα ότι μπορεί να θέλετε μια ενημέρωση για [συγκεκριμένο έργο].

Γεια σας και πάλι!

Ήθελα απλώς να βεβαιωθώ ότι δεν έχω χάσει την προσοχή σας

Να επικοινωνήσουμε σύντομα!

Πάει καιρός από τότε που μιλήσαμε

Ανυπομονώ να σας δω σύντομα!

Μόλις άφησα ένα μήνυμα στον τηλεφωνητή

Να τα πούμε στο τηλέφωνο την επόμενη εβδομάδα;

Πώς να γράψετε ένα δεύτερο επακόλουθο email

Μερικές φορές, ένα επακόλουθο email δεν αρκεί. Εάν δεν έχετε λάβει νέα από το άτομο με το οποίο προσπαθείτε να επικοινωνήσετε, ίσως είναι καιρός να στείλετε ένα δεύτερο επακόλουθο email.

Όταν γράφετε ένα δεύτερο επακόλουθο email, υπάρχουν μερικά πράγματα που πρέπει να έχετε κατά νου:

• Mention that you recently sent a follow up email – this way, they know you’re not just emailing them out of the blue.
• Keep it short and to the point – if they haven’t replied to your first email then they’re probably busy, so don’t take up too much more of their time.
• Politely inquire whether there’s anything else you can do or if there is a better time to reach them – sometimes, all that is needed is a little push in the right direction.
• Refer to your initial interaction – remind them of where you met or what you talked about so they can refresh their memory.
• Highlight your interest in meeting/speaking with them – let them know that you’re still interested in connecting and why.
• End with a call to action – make it easy for them to reply by suggesting a specific day and time or asking if there’s anything else you can do.
• Tell them that you won’t bother them again – this might seem counterintuitive, but it works. By telling them that you won’t email them again, they may feel a sense of urgency to reply because they will know that you’re not going to keep bugging them.
• Thank them for their time – even if they don’t reply, show gratitude for taking the time to read your email anyway.

Παρακάτω, μπορείτε να βρείτε πρότυπα δεύτερων επακόλουθων email.

Απλώς ήθελα να επικοινωνήσω για τελευταία φορά

Απλά ήθελα να κάνω επικοινωνήσω

Γρήγορη συνέχεια επικοινωνίας

Απλή συνέχεια επικοινωνίας

Δεν θέλω να σας ενοχλήσω ξανά…

Φυσικά, θα πρέπει πάντα να προσαρμόζετε αυτά τα επακόλουθα πρότυπα email για να ταιριάζουν με τη φωνή και το στυλ σας. Αλλά ελπίζουμε ότι τα παραπάνω παραδείγματα θα σας δώσουν ένα καλό σημείο εκκίνησης για το τι να πείτε σε ένα δεύτερο επακόλουθο email.

Βέλτιστες πρακτικές για επακόλουθα email

Ενώ έχουμε ήδη καλύψει τι να πούμε στο δεύτερο επακόλουθο email σας, υπάρχουν μερικές άλλες βέλτιστες πρακτικές που πρέπει να θυμάστε.

Έχετε πάντα λεπτομερείς πληροφορίες σχετικά με το γιατί συνεχίζετε την επικοινωνία

Όταν επικοινωνείτε εκ νέου με κάποιον, βεβαιωθείτε ότι έχετε στη διάθεσή σας όλες τις πληροφορίες από την προηγούμενη αλληλεπίδρασή σας. Αυτό θα βοηθήσει στο φρεσκάρισμα της μνήμης τους και θα είναι πιο πιθανό να συζητήσουν μαζί σας.

Επιπλέον, η κατοχή λεπτομερών πληροφοριών δείχνει ότι είστε επαγγελματίας, οργανωμένος και παίρνετε τη δουλειά σας στα σοβαρά. Όλα αυτά είναι σημαντικοί παράγοντες για την οικοδόμηση εμπιστοσύνης αλλά και εξαιρετικοί προάγγελοι της πιθανής συνεργασίας σας.

Κάντε το με χαμηλή πίεση

Όταν δημιουργείτε ένα επακόλουθο email, φροντίστε να διατηρείτε τον τόνο χαλαρό και χαμηλή πίεση. Κανείς δεν θέλει να αισθάνεται ότι τον κυνηγούν, και αν είστε πολύ πιεστικοί τότε διατρέχετε τον κίνδυνο να απωθήσετε τον παραλήπτη.

Ένας καλός εμπειρικός κανόνας είναι να αποφεύγετε φράσεις όπως “Χρειάζομαι” ή “Πρέπει να έχω”, καθώς μπορεί να θεωρηθούν απαιτητικές. Αντίθετα, εστιάστε σε φράσεις όπως “Θα το εκτιμούσα” ή “Με ενδιαφέρει”.

Αυτή η μικρή αλλαγή στη γλώσσα μπορεί να κάνει μεγάλη διαφορά στον τρόπο αποδοχής του email σας.

Εξατομικεύστε το πρότυπο του επακόλουθου email σας

Ένα πρότυπο επακόλουθου email μπορεί να είναι μια εξαιρετική αφετηρία για το τι πρέπει να πείτε σε ένα δεύτερο επακόλουθο email. Φροντίστε να εξατομικεύσετε κάθε email που στέλνετε. Ένας καλός τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να αναφέρετε κάτι συγκεκριμένο από τις προηγούμενες αλληλεπιδράσεις σας, που μπορεί να είναι οτιδήποτε από ένα κοινό ενδιαφέρον μέχρι μια συμβουλή που σας έδωσαν.

Μια τέτοια εξατομίκευση θα βοηθήσει τον παραλήπτη να νιώσει ότι τον εκτιμούν και τον σέβονται, καθιστώντας τον πιο πρόθυμο να ασχοληθεί μαζί σας. Ακόμα κι αν δεν έχετε κάτι συγκεκριμένο να αναφέρετε, ένα απλό “Ελπίζω να είστε καλά” ή “Απλώς συνεχίζω την προηγούμενη συνομιλία μας” μπορεί να βοηθήσει πολύ.

Να επικοινωνείτε εκ νέου την κατάλληλη στιγμή

Όταν δημιουργείτε ένα επακόλουθο email, φροντίστε να αναφέρετε πόσος χρόνος έχει περάσει από την τελευταία σας αλληλεπίδραση. Αυτό βοηθά στον καθορισμό προσδοκιών για τον παραλήπτη και δείχνει ότι εκτιμάτε τον χρόνο του.

Περιμένετε τουλάχιστον μερικές ημέρες πριν στείλετε το πρώτο σας επακόλουθο email. Για τα επόμενα email, δώστε στους πολυάσχολους ακόμα περισσότερο χρόνο να απαντήσουν. Ένας καλός εμπειρικός κανόνας είναι να περιμένετε τουλάχιστον μια εβδομάδα πριν από κάθε επακόλουθο email.

Φυσικά, αυτά τα χρονοδιαγράμματα μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με την κατάσταση. Σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης ή σε ένα θέμα ευαίσθητο χρονικά, μπορείτε να επικοινωνήσετε εκ νέου πιο γρήγορα.

Παρακολουθήστε τα επακόλουθα email σας

Εάν στέλνετε πολλά επακόλουθα email, μπορεί να είναι χρήσιμο να τα παρακολουθείτε. Με την παρακολούθηση email, μπορείτε εύκολα να αναφέρετε προηγούμενες συνομιλίες και να γνωρίζετε πότε θα ήταν η κατάλληλη στιγμή για να στείλετε το επόμενο επακόλουθο email.

Υπάρχουν μερικοί διαφορετικοί τρόποι για να το κάνετε αυτό. Θα μπορούσατε να δημιουργήσετε ένα υπολογιστικό φύλλο με όλες τις σχετικές πληροφορίες, να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο διαχείρισης σχέσεων πελατών (CRM) ή λογισμικό παρακολούθησης email. Παρακολουθώντας τα επακόλουθα email σας, μπορείτε να παρακολουθείτε τις συνομιλίες σας και να δημιουργήσετε καλύτερες σχέσεις με τις επαφές σας.

Η εκ νέου επικοινωνία σάς βοηθά επίσης να αποφύγετε να επικοινωνείτε εκ νέου πολύ συχνά, καθώς μπορεί να θεωρηθεί πιεστικό.

Μοιραστείτε την προστιθέμενη αξία στα επακόλουθα email σας

Όταν επικοινωνείτε εκ νέου με κάποιον, φροντίστε να συμπεριλάβετε προστιθέμενη αξία. Αυτό μπορεί να είναι οτιδήποτε, από ένα άρθρο που πιστεύετε ότι θα απολάμβαναν μέχρι μια κυκλοφορία νέου προϊόντος που σχετίζεται με την αλληλεπίδρασή σας ή το ενδιαφέρον τους.

Με αυτόν τον τρόπο, δεν δείχνετε μόνο ότι σκέφτεστε τον παραλήπτη, αλλά και ότι θέλετε να τον βοηθήσετε με κάποιο τρόπο. Αυτό ενισχύει τη σχέση σας και κάνει τον παραλήπτη του email πιο πιθανό να επικοινωνήσει μαζί σας στο μέλλον.

Προσθέστε ευγενικές φράσεις κλεισίματος

Όταν τελειώνετε το email σας, φροντίστε να συμπεριλάβετε μερικές ευγενικές φράσεις κλεισίματος. Αυτό θα μπορούσε να είναι κάτι τόσο απλό όπως “Ευχαριστώ για το χρόνο σας” ή “Ανυπομονώ να ακούσω νέα σας”.

Τέτοιες φράσεις δείχνουν ότι εκτιμάτε τον χρόνο του παραλήπτη και ενδιαφέρεστε να συνεχίσετε τη συζήτηση. Αφήνουν επίσης μια καλή εντύπωση, καθιστώντας τον παραλήπτη πιο πιθανό να ανταποκριθεί θετικά σε οποιεσδήποτε μελλοντικές αλληλεπιδράσεις.

Το λιγότερο είναι περισσότερο

Όσον αφορά τα επακόλουθα email, το λιγότερο είναι συνήθως περισσότερο. Κρατήστε τα μηνύματά σας σύντομα και επί της ουσίας. Αυτό θα τα κάνει πιο ευανάγνωστα και πιο πιθανό να απαντηθούν.

Σε περίπτωση που έχετε πολλές πληροφορίες να μοιραστείτε, σκεφτείτε να τις χωρίσετε σε μερικά διαφορετικά email. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να εστιάσετε σε ένα πράγμα τη φορά και να αποφύγετε να υπερφορτώσετε τον παραλήπτη. Θα πρέπει επίσης να αφήσετε λίγο χώρο στα email σας για να τα κάνετε πιο ελκυστικά οπτικά και πιο ευανάγνωστα.

Σύνοψη

Η εκμάθηση των επακόλουθων email μπορεί να είναι χρονοβόρα, αλλά πολύ ικανοποιητική. Μπορείτε να αναπτύξετε ισχυρές σχέσεις, να αποκτήσετε περισσότερους πελάτες και να επιτύχετε τους επιχειρηματικούς σας στόχους.

Ακολουθώντας τις παραπάνω απλές συμβουλές – εξατομικεύοντας το μήνυμά σας, το οποίο παραμένει σύντομο και επί του θέματος, είστε ευγενικοί και δείχνετε ότι σέβεστε τον χρόνο του παραλήπτη σας – θα κάνετε καλή εντύπωση και θα αυξήσετε τις πιθανότητές σας να βελτιώσετε το ποσοστό απάντησής σας.

Όταν στέλνετε ένα επακόλουθο email, φροντίστε να αναφέρετε αυτό για το οποίο μιλήσατε ή στείλατε email, ώστε ο παραλήπτης να μπορεί να φρεσκάρει τη μνήμη του. Επισημάνετε το ενδιαφέρον σας να συναντήσετε/μιλήσετε μαζί τους και ενημερώστε τους γιατί εξακολουθείτε να ενδιαφέρεστε να συνδεθείτε. Ολοκληρώστε με μια παρότρυνση για δράση, διευκολύνοντάς τους να απαντήσουν προτείνοντας μια συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα για μια συνάντηση ή μια συνομιλία.

Εάν το πρότυπο του επακόλουθου email σημειώνει όλα αυτά τα πλαίσια, θα είστε σε καλό δρόμο για την επίτευξη των στόχων σας. Καλή τύχη.