Δωρεάν Δοκιμή
Επίδειξη Δωρεάν Δοκιμή
Change language
  1. Πρότυπα Email
  2. Πρότυπα email εκτός γραφείου

Πρότυπα email εκτός γραφείου

Βρείτε δωρεάν πρότυπα email εκτός γραφείου για να διατηρήσετε τον επαγγελματισμό σας κατά την απουσία σας. Περιλαμβάνει συμβουλές για τίτλους, περιεχόμενο, σωστό τόνο και εναλλακτικές επικοινωνίες. Δοκιμάστε το LiveAgent δωρεάν χωρίς δεσμεύσεις.

Κατηγορίες:
Γιατί πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο εκτός γραφείουΠώς να βάλετε τίτλο σε ένα πρότυπο email εκτός γραφείουΠαραδείγματα γραμμής θέματος προτύπου email εκτός γραφείουΤι να συμπεριλάβετε σε ένα πρότυπο email εκτός γραφείουΠαραδείγματα και πρότυπα email εκτός γραφείουΚρατήστε το σύντομοΧρησιμοποιήστε τον σωστό τόνο φωνήςΠροσθέστε ημερομηνίες απουσίας σαςΑναφέρετε εναλλακτικές μορφές επικοινωνίαςΜην εμβαθύνετε ή γίνεστε υπερβολικά συγκεκριμένοιΡυθμίστε ένα εσωτερικό και εξωτερικό πρότυπο OOO
Πρότυπα email εκτός γραφείου

Θα πάτε διακοπές και πρέπει να βάλετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου; Ή ίσως παίρνετε μια μέρα άδεια και δεν θέλετε να σας ενοχλείστε με τη δουλειά. Είτε έτσι είτε αλλιώς, ένα καλό πρότυπο εκτός γραφείου θα σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε την διαδικασία.

Τέτοια πρότυπα είναι συνήθως απλά και εύκολα στη χρήση, επιτρέποντάς σας να προσαρμόσετε το μήνυμά σας όπως θέλετε. Σήμερα, θα σας δείξουμε μερικά διαφορετικά πρότυπα εκτός γραφείου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για τις αυτόματες απαντήσεις την περίοδο των διακοπών σας.

Γιατί πρέπει να χρησιμοποιήσετε ένα πρότυπο εκτός γραφείου

Πολλοί άνθρωποι χρησιμοποιούν εργαλεία διαχείρισης email, όπως πρότυπα απαντήσεων εκτός γραφείου, όταν είναι εκτός από τα email τους για μία συγκεκριμένη χρονική περίοδο – σε διακοπές ή απλά ρεπό, για παράδειγμα. Μπορείτε να ρυθμίσετε μία αυτόματη απάντηση ενημερώνοντας τον κόσμο πως δεν θα ελέγχετε τα εισερχόμενά σας και θα επιστρέψετε σύντομα. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα περιμένουν απάντηση από εσάς και εσείς θα μπορείτε να απολαύσετε τις διακοπές σας δίχως να ανησυχείτε για την δουλειά.

Αλλά υπάρχουν και άλλες στιγμές που μπορεί να θέλετε να χρησιμοποιήσετε πρότυπα απαντήσεων. Αν γνωρίζετε ότι θα είστε απασχολημένοι ή δεν θα μπορείτε να δείτε τα email σας τόσο συχνά όσο συνήθως, ένα μήνυμα εκτός γραφείου θα ενημερώσει τους ανθρώπους ότι μπορεί να μην λάβουν απάντηση άμεσα. Θα είναι σε θέση τότε να επιλέξουν αν θα περιμένουν απάντηση ή αν θα βρουν άλλο τρόπο επικοινωνίας μαζί σας.

Ένα μήνυμα εκτός γραφείου μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να διαχειριστείτε τις προσδοκίες των ανθρώπων, εάν έχετε κατακλυστεί από δουλειά και δεν μπορείτε να απαντήσετε σε κάθε email αμέσως. Το να ενημερώσετε τους άλλους ότι είστε απασχολημένοι, αλλά θα επικοινωνήσετε μαζί τους το συντομότερο δυνατό, μπορεί να σας βοηθήσει να αποφύγετε την απογοήτευση και από τις δύο πλευρές.

Αποφύγετε την απογοήτευση με τα πρότυπα email εκτός γραφείου

Πώς να βάλετε τίτλο σε ένα πρότυπο email εκτός γραφείου

Κρατήστε το σχετικά σύντομο και επίκαιρο – Εκτός γραφείου, Αυτόματη απάντηση λόγω διακοπών ή Εκτός είναι όλες καλές επιλογές. Στη γραμμή θέματος, είναι επίσης καλή ιδέα να συμπεριλάβετε πότε θα επιστρέψετε, ώστε οι άνθρωποι να γνωρίζουν πόσο καιρό θα πρέπει να περιμένουν για μια απάντηση.

Για παράδειγμα, “Εκτός γραφείου μέχρι 15 Ιανουαρίου” θα ήταν επαρκές. Αυτό επίσης βοηθά με το φιλτράρισμα αν έχετε σύστημα μηνυμάτων email που το κάνει αυτό, αλλά περισσότερο από όλα ενημερώνει τους άλλους πότε να περιμένουν μία απάντηση χωρίς να χρειάζεται να διαβάσουν όλο το email σας. Με αυτόν τον τρόπο, δείχνετε πως νοιάζεστε για τον χρόνο τους.

Παραδείγματα γραμμής θέματος προτύπου email εκτός γραφείου

  • Εκτός γραφείου: [ημερομηνία]
  • Εκτός γραφείου: [λεπτομέρειες διακοπών]
  • Εκτός γραφείου: [λόγος απουσίας]
  • Σε διακοπές: [ημερομηνία] – [ημερομηνία]
  • Αργίες: [ημερομηνία] – [ημερομηνία]
  • OOO: ημέρα ασθένειας
  • Μη διαθέσιμος: εκτός χώρας
  • Σε περίπτωση ανάγκης:
  • Εκτός γραφείου στις [ημερομηνία]
  • Αυτή τη στιγμή βρίσκομαι σε διακοπές
  • Είμαι εκτός συστήματος
  • Θα είμαι πίσω σύντομα
  • Σε σαββατοκύριακο
  • Κατευθυνόμαστε για έρευνα και ανάπτυξη

Πώς να γράψετε ένα πρότυπο εκτός γραφείου

Υπάρχουν κάποια πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψιν σας όσον αφορά το email αυτοματοποιημένης απάντησης.

Αρχικά, θέλετε να βεβαιωθείτε πως είναι ξεκάθαρο ότι είστε εκτός γραφείου και δεν θα μπορείτε να απαντήσετε αμέσως στα email. Εάν θα ελέγχετε τα εισερχόμενά σας ανά κάποιες ημέρες, ενημερώστε τους άλλους πότε μπορούν να περιμένουν απάντηση. Εάν δεν είστε σίγουροι, είναι καλύτερα να αποφύγετε αυτό το μέρος παρά να περιμένουν οι άνθρωποι για μια απάντηση που μπορεί να μην λάβουν ποτέ.

Κατά δεύτερο λόγο, σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης, μπορείτε να αφήσετε τον προσωπικό σας αριθμό τηλεφώνου. Θυμηθείτε, ωστόσο, να σημειώσετε ότι ενδέχεται να μην μπορείτε να απαντήσετε αμέσως και ζητήστε από τους ανθρώπους να επικοινωνήσουν μαζί σας με αυτόν τον τρόπο μόνο εάν είναι εξαιρετικά επείγον.

Πρότυπο email εκτός γραφείου

Είναι επίσης καλή ιδέα να συμπεριλάβετε με ποιους μπορούν να επικοινωνήσουν εν απουσία σας, καθώς και οποιεσδήποτε σχετικές πληροφορίες που μπορεί να χρειαστούν (όπως προθεσμίες ή ενημερώσεις έργου). Και φυσικά, μην ξεχάσετε να πείτε πότε θα επιστρέψετε. Κρατήστε το σύντομο και γλυκό – κανείς δεν θέλει να διαβάσει ένα μυθιστόρημα όταν προσπαθεί να έρθει σε επαφή μαζί σας.

Τελευταίο, αλλά εξίσου σημαντικό – και αυτό είναι προαιρετικό – μπορείτε να συμπεριλάβετε ένα σύντομο μήνυμα που θα ενημερώνει τους ανθρώπους τι να κάνουν όταν απουσιάζετε. Για παράδειγμα, πού θα μπορούσαν να βρουν τις πληροφορίες που μπορεί να χρειαστούν εάν δεν μπορείτε να τους τις παρέχετε.

Τι να συμπεριλάβετε σε ένα πρότυπο email εκτός γραφείου

  • Το όνομα σας
  • Οι ημερομηνίες που θα φύγετε ή η ημερομηνία που θα επιστρέψετε
  • Ένα σύντομο μήνυμα που ενημερώνει τους ανθρώπους ότι είστε εκτός γραφείου ή ότι θα επιστρέψετε σύντομα
  • Με ποιον να επικοινωνήσουν εν απουσία σας (εάν υπάρχει)
  • Πότε μπορούν να περιμένουν απάντηση από εσάς (αν ελέγχετε τα εισερχόμενά σας ενώ βρίσκεστε σε διακοπές)
  • Εναλλακτικοί τρόποι επικοινωνίας μαζί σας

Παραδείγματα και πρότυπα email εκτός γραφείου

Επίσημα πρότυπα εκτός γραφείου

Εκτός γραφείου


I’m currently out of the office and will be back on January 15th. I’ll be checking my email periodically, but if you need an immediate response then please contact [Name] at [email address] instead.

Thanks,
[Your Name]

Πρότυπο εκτός γραφείου


Hello,

I am currently out of the office and will return on [date]. If you need immediate assistance, please contact [Name] at [email address] or reach my cell on [phone number], however, please note that I may not be able to respond immediately.

Thank you,
[Your Name]

Εκτός γραφείου [ημερομηνία από-ημερομηνία έως]


Hello,

I am OOO without email access from [date from] until [date to]. For urgent matters during this time, please contact [Name] at [email address] or call my cell on [phone number].

Regards,
[Your name]

Εκτός γραφείου – Διακοπές


Hi there,

I will be Out of Office from [date from] til [date to] and have limited access to email. If you need immediate assistance during this time, please try to contact [Name] at [email address] instead of me or for urgent issues only you may try to call me on [phone number].

Best wishes, [Your name]

Διακοπές [ημερομηνία]


Hi there,

I’m currently out of the office enjoying some well-deserved time off. I’ll be back on [date], and I won’t have access to email until then. For urgent matters during this time, please alternatively contact [Name] at [email address], who has been notified to expect additional correspondence in my absence.

Best,
[Your name]

Μη διαθέσιμος: Εκτός χώρας [ημερομηνία]


Hello,

I will be out of the country for [date from]-[date to]. I will have limited access to email during this time. For urgent matters, please contact [Name] at [email address] instead of myself.

Kind regards,
[Your name]

Σε σαββατοκύριακο [ημερομηνία]


Hi there,

I’m currently on a sabbatical and will be Out of Office until [date]. I won’t have access to email during this time. If there is an emergency, [Name] at [email address] will be contactable during this time.

See you soon,
[Your name]

Αναρρωτική άδεια [ημερομηνία]


Hi there, I’m Out of Office and on sick leave until [date]. During this time, I won’t be able to check my email. In case of an emergency, please get in touch with [Name] at [email address].

Kind regards,
[Your name]

Εκτός γραφείου: Συνέδριο [ημερομηνία]


Hello,

I am Out of Office to attend a conference from [date]. I’ll be replying to emails when I have access, but for a quicker response, please contact me on [phone number] if there is an urgent issue.

Thanks,
[Your name]

Εκτός γραφείου: Επιστροφή στην εταιρεία [ημερομηνία]


Hi there,

I’m Out of Office at a company retreat from [date]. During that time, I will have limited access to email. In case of an emergency, please reach out to [Name] at [email address] or call the main office line on [phone number].

Thanks,
[Your name]

Εκτός γραφείου [Ημερομηνία]


Hi,

I will be out of the office for the next [X] days. In my absence, please contact [Name] who will be more than happy to help with any inquiries you may have. Thanks for your understanding.

Best,
[Your name]

OOO [ημερομηνία]


Hey there,

Thanks for reaching out. I’m currently out of the office and will be back on [Date] at the latest. I’m sorry for the inconvenience and would kindly ask you to email my colleague, [Name], at [email address] in the meantime.

Best,
[Your name]

Χαλαρά μηνύματα εκτός γραφείου

Χαλαρά πρότυπα εκτός γραφείου

Μακριά από το γραφείο μου

Hi there,

I’m currently away from my desk, sipping cocktails on a beach somewhere. I’ll be back on [date] and will have limited access to email until then. My colleague [Name] will be handling my emails in my absence, so please contact [him/her/them] at [email address] for any urgent matters.

Thanks, and have a great day.
[Your name]

Κάνω διάλειμμα μέχρι [ημερομηνία]


Hello there,

Sorry you missed me. I’m out of office until [date]. However, I will be taking periodic breaks from binge-watching everything I’ve missed to check my email occasionally while I’m away. If this matter isn’t time-sensitive, rest assured that I’ll respond when I’m back from this break.

Best,
[Your name]

Εκτός γραφείου [ημερομηνία]


Hey,

I’m Out of the office from [date from] to [date to]. I’ll be reachable on my cell at [phone number], but for urgent matters please contact [Name] instead.

See you soon,
[Your name]

Είμαι (επιτέλους) διακοπές


Hi,

I am Out of Office and on holiday from [start date] to [end date]. I will not have access to email during this time, but if you need immediate assistance please contact my colleague [Name] at [email address].

Thanks,
[Your name]

P.S. I’m really looking forward to this break. 🙂
P.P.S. If you need to reach me urgently, please call my cell at [phone number].

Είμαι εκτός συστήματος [ημερομηνία]


Hello,
I will be out of the office from [start date] to [end date]. If you need immediate assistance, please contact [colleague’s name] at [colleague’s email]. Otherwise, I will respond to your message upon my return.

Have a great day.

Best,
[Your name]

Συγγνώμη, είμαι OOO [ημερομηνία]


Hi [Name],

I’m out of the office this week, but if you need anything urgently please feel free to contact my colleague [Name].

Thanks,
[Your name]

Εκτός γραφείου από [Ημερομηνία] έως [Ημερομηνία]


Hi there.

I’m currently out of the office and will return on [Date]. In the meantime, if you need assistance, please contact [name or department].

Cheers,
[Your name]

Στην παραλία [ημερομηνία]


Hi there.

I’m currently Out of Office and enjoying some well-deserved time off on the beach. I’ll be back in the office on [Date] and I’ll be happy to respond to your email then. If you need assistance while I’m away, please contact my colleague [Name] at [email address].

Thanks.
[Your name]

Βέλτιστες πρακτικές για πρότυπα εκτός γραφείου

Κρατήστε το σύντομο

Όταν γράφετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου, είναι σημαντικό να το κρατάτε σύντομο και γλυκό. Δεν χρειάζεται να υπεισέλθουμε σε μεγάλες λεπτομέρειες σχετικά με το ποιος είστε ή τι κάνετε. Απλώς δώστε τα απαραίτητα ώστε οι συνάδελφοί σας να ξέρουν πώς να επικοινωνήσουν μαζί σας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης.

Χρησιμοποιήστε τον σωστό τόνο φωνής

Το μήνυμά σας εκτός γραφείου αντικατοπτρίζει την κουλτούρα και τις αξίες της εταιρείας σας, επομένως είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε τον σωστό τόνο φωνής. Εάν δεν είστε σίγουροι τι τόνο να χρησιμοποιήσετε, να είναι στο φάσμα του επαγγελματισμού.

Δεν θέλετε να ακούγεστε πολύ περιστασιακός ή αντιεπαγγελματικός, καθώς κάτι τέτοιο μπορεί να επηρεάσει άσχημα την εταιρεία σας. Εάν η εταιρεία σας έχει το δικό της στυλ επωνυμίας και τον τόνο φωνής, χρησιμοποιήστε τα ως οδηγό όταν γράφετε το μήνυμα εκτός γραφείου.

Εάν χρησιμοποιείτε αργκό ή ορολογία, να είστε βέβαιοι ότι όλοι όσοι διαβάζουν το μήνυμά σας θα το καταλάβουν. Αυτό που είναι αστείο για εσάς μπορεί να μην είναι αστείο για τους παραλήπτες της αυτόματης απόκρισής σας, ειδικά αν δεν είναι από την ίδια χώρα ή περιοχή.

Προσθέστε ημερομηνίες απουσίας σας

Όταν είναι δυνατόν, προσθέστε τις ημερομηνίες της απουσίας σας στο μήνυμά σας εκτός γραφείου. Αυτό θα βοηθήσει τους συναδέλφους, τους πελάτες ή/και τους επιχειρηματικούς εταίρους σας να γνωρίζουν πότε μπορούν να περιμένουν απάντηση από εσάς. Εάν δεν είστε σίγουροι πότε θα επιστρέψετε, δώστε μια σειρά ημερομηνιών ή μια εκτίμηση. Σε αυτήν την περίπτωση, είναι καλύτερα να δώσετε μεγαλύτερο χρονικό διάστημα από αυτό που νομίζετε ότι θα χρειαστείτε.

Προσθέστε ημερομηνίες στην απουσία σας

Αναφέρετε εναλλακτικές μορφές επικοινωνίας

Στο μήνυμά σας εκτός γραφείου, φροντίστε να αναφέρετε εναλλακτικές μορφές επικοινωνίας σε περίπτωση έκτακτης ανάγκης. Αυτό μπορεί να είναι η διεύθυνση email ενός συναδέλφου, ο αριθμός τηλεφώνου ή ακόμα και μια φυσική διεύθυνση. Εάν νιώθετε άνετα να μοιράζεστε τα προσωπικά σας στοιχεία, μπορείτε επίσης να συμπεριλάβετε τον αριθμό του κινητού σας τηλεφώνου ή τα προφίλ σας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

Απλά θυμηθείτε ότι όσες περισσότερες πληροφορίες συμπεριλάβετε, τόσο πιο πιθανό είναι κάποιος να επικοινωνήσει μαζί σας όταν είστε εκτός. Οπότε, θα πρέπει να συμπεριλάβετε εναλλακτικούς τρόπους επικοινωνίας μόνο αν νιώθετε άνετα με το να επικοινωνούν μαζί σας κατά την διάρκεια των διακοπών σας.
Αν επιλέξετε να μοιραστείτε στοιχεία επικοινωνίας συναδέλφων, βεβαιωθείτε πως το γνωρίζουν και συμφωνούν να είναι τα σημεία αναφοράς και επικοινωνίας προτού προσθέσετε τις πληροφορίες τους στο μήνυμα Εκτός Γραφείου.

Αναφέρετε εναλλακτικές μορφές επικοινωνίας

Μην εμβαθύνετε ή γίνεστε υπερβολικά συγκεκριμένοι

Όταν γράφετε το μήνυμά σας εκτός γραφείου, αντισταθείτε στην επιθυμία να εμβαθύνετε ή να γίνετε υπερβολικά συγκεκριμένοι. Δεν είναι η ώρα να μοιραστείτε την ιστορία της ζωής σας ή τις τελευταίες φωτογραφίες των διακοπών σας. Πηγαίνετε κατευθείαν στο θέμα, ώστε οι συνάδελφοί σας να μπορούν να επιστρέψουν στην εργασία τους με ελάχιστη διακοπή και οι επιχειρηματικοί σας εταίροι να μπορούν να βρουν τις πληροφορίες που χρειάζονται χωρίς να περιηγηθούν σε κάποιο μυθιστόρημα.

Ρυθμίστε ένα εσωτερικό και εξωτερικό πρότυπο OOO

Εάν έχετε συχνά μηνύματα εκτός γραφείου, ρυθμίστε ένα εσωτερικό και εξωτερικό πρότυπο OOO για να εξοικονομήσετε χρόνο. Με αυτόν τον τρόπο, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να συμπληρώνετε τα κενά με τις συγκεκριμένες πληροφορίες σας κάθε φορά που πρέπει να απομακρύνεστε από το γραφείο σας.

Ένα εσωτερικό μήνυμα εκτός γραφείου αποστέλλεται σε άτομα εντός της εταιρείας σας, ενώ ένα εξωτερικό αποστέλλεται σε άτομα εκτός αυτής. Η κύρια διαφορά μεταξύ των δύο είναι ότι ένα εσωτερικό μήνυμα OOO δεν χρειάζεται να είναι τόσο επίσημο όσο ένα εξωτερικό.

Design your own templates

With LiveAgent you can design special templates for every occasion, making your communication lightning-fast. Are you curious?

Try LiveAgent now Προγραμματίστε ένα Demo

Σύνοψη

Τα μηνύματα αυτόματης απάντησης είναι αναγκαίο κακό όταν χρειάζεται να αφιερώσετε λίγο χρόνο μακριά από τη δουλειά. Ακολουθώντας αυτές τις βέλτιστες πρακτικές, μπορείτε να γράψετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου που είναι επαγγελματικό, ενημερωτικό και χρήσιμο για όλους όσους θα το λάβουν. Μπορεί ακόμη και να εκτιμήσουν ένα μήνυμα εκτός γραφείου περισσότερο από όσο νομίζετε.

Frequently Asked Questions

  • Τι είναι ένα μήνυμα εκτός γραφείου και τι κάνει;

    Είναι ένα εύχρηστο εργαλείο που ενημερώνει τους ανθρώπους ότι δεν είστε διαθέσιμοι και τους παρέχει έναν εναλλακτικό τρόπο να επικοινωνήσουν μαζί σας. Είναι σημαντικό να ρυθμίσετε ένα τέτοιο μήνυμα για εκείνες τις στιγμές που πρόκειται να μείνετε εκτός γραφείου ή να μην είστε διαθέσιμοι για μεγάλο χρονικό διάστημα. Με αυτόν τον τρόπο, οι επαφές σας θα ξέρουν πώς να επικοινωνήσουν μαζί σας σε περίπτωση που χρειαστεί και δεν θα μείνουν να αναρωτιούνται τι σας συνέβη.

  • Πρέπει να δημιουργώ πάντα ένα μήνυμα εκτός γραφείου όταν λείπω ή είμαι άρρωστος;

    Εάν θέλετε να είστε πραγματικά αποτελεσματικός υπάλληλος, θα πρέπει πάντα να το κάνετε. Με αυτόν τον τρόπο, οι συνάδελφοί σας και οι πελάτες σας θα γνωρίζουν ότι δεν είστε διαθέσιμοι, ώστε να μπορούν να απευθυνθούν σε κάποιον άλλο για βοήθεια. Εκτός αυτού, είναι απλά ευγενικό – δεν θέλετε οι άνθρωποι να πιστεύουν ότι τελικά αγνοείτε τα email τους.

  • Πώς μπορώ να δημιουργήσω ένα μήνυμα εκτός γραφείου για τους λογαριασμούς email μου;

    Η διαδικασία για τη ρύθμιση ενός μηνύματος εκτός γραφείου θα διαφέρει ανάλογα με την υπηρεσία email που χρησιμοποιείτε. Ωστόσο, οι περισσότεροι πάροχοι email έχουν μια ενσωματωμένη δυνατότητα που σας επιτρέπει να ρυθμίσετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου με λίγα μόνο κλικ. Συμβουλευτείτε την τεκμηρίωση του παρόχου σας για συγκεκριμένες οδηγίες.

  • Πόσο εκτενές θα πρέπει να είναι το μήνυμα μου εκτός γραφείου;

    Ένας καλός εμπειρικός κανόνας είναι να το κρατάτε σύντομο και επίκαιρο. Γενικά, θα πρέπει να στοχεύσετε να ενημερώσετε τις επαφές σας ότι είστε εκτός γραφείου και πότε μπορούν να περιμένουν απάντηση από εσάς. Μπορείτε επίσης να τους παρέχετε ένα εναλλακτικό μέσο επικοινωνίας σε περίπτωση που χρειαστεί να επικοινωνήσουν μαζί σας επειγόντως.

  • Μπορώ να ρυθμίσω το μήνυμά μου εκτός γραφείου ώστε να απαντά αυτόματα σε όλα τα email όσο λείπω ή σε συγκεκριμένα άτομα/διευθύνσεις email;

    Μπορείτε να ρυθμίσετε το μήνυμά σας εκτός γραφείου ώστε να απαντάτε αυτόματα σε όλα τα email. Ωστόσο, είναι σημαντικό να σημειωθεί ότι αυτή μπορεί να μην είναι η καλύτερη πορεία δράσης, καθώς μπορεί να έχει ως αποτέλεσμα να μην φτάσουν σε εσάς επείγοντα θέματα. Μια καλύτερη επιλογή μπορεί να είναι να ορίσετε έναν κανόνα στο πρόγραμμα-πελάτη email σας που προωθεί αυτόματα μηνύματα από συγκεκριμένα άτομα ή διευθύνσεις σε διαφορετικό λογαριασμό, όπου μπορείτε να τα ελέγχετε πιο συχνά. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε ακόμα να απαντάτε σε επείγοντα μηνύματα χωρίς το μήνυμά σας εκτός γραφείου να αποκλείει άσκοπα τα μηνύματα άλλων ατόμων.

  • Ποια είναι μερικά κοινά προβλήματα που αντιμετωπίζουν οι άνθρωποι με τη ρύθμιση των μηνυμάτων τους εκτός γραφείου;

    Το ένα είναι οι άνθρωποι που ξεχνούν να τα απενεργοποιήσουν όταν επιστρέφουν στο γραφείο. Αυτό μπορεί να είναι μεγάλο πρόβλημα, καθώς μπορεί να δώσει την εντύπωση ότι είστε ακόμα μακριά ή αγνοείτε τα email σας. Ένα άλλο κοινό πρόβλημα είναι η αποτυχία συμπερίληψης εναλλακτικών στοιχείων επικοινωνίας στο μήνυμα. Αυτό μπορεί να αφήσει τους ανθρώπους σε αδιέξοδο αν χρειαστεί να επικοινωνήσουν μαζί σας επειγόντως. Μερικοί άνθρωποι κάνουν το λάθος να συμπεριλαμβάνουν πάρα πολλές πληροφορίες στο μήνυμά τους εκτός γραφείου. Κρατήστε το απλό και επί του θέματος για να αποφύγετε αυτό το πρόβλημα.

  • Τι πρέπει να έχετε υπόψη κατά τη ρύθμιση ή τη χρήση των μηνυμάτων εκτός γραφείου;

    Εάν έχετε αναρωτηθεί ποτέ πώς να δημιουργήσετε ένα αποτελεσματικό μήνυμα εκτός γραφείου ή τι πρέπει να έχετε κατά νου όταν χρησιμοποιείτε ένα, δεν είστε μόνοι. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το τι πρέπει να λάβετε υπόψη όταν ρυθμίζετε το δικό σας μήνυμα εκτός γραφείου. Το πρώτο πράγμα που πρέπει να σκεφτείτε είναι τι είδους πληροφορίες θέλετε να συμπεριλάβετε στο μήνυμά σας εκτός γραφείου. Τουλάχιστον, θα πρέπει να αναφέρετε τις ημερομηνίες που θα λείπετε και με ποιους μπορούν να επικοινωνήσουν οι άνθρωποι σε περίπτωση απουσίας σας. Από εκεί και πέρα, εξαρτάται από εσάς το πόσες λεπτομέρειες θέλετε να συμπεριλάβετε. Κάποια άλλα πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη είναι ο λόγος της απουσίας σας και το αν θα ελέγχετε ή όχι email ενώ λείπετε. Να θυμάστε ότι τα μηνύματα εκτός γραφείου προορίζονται γενικά για άτομα που προσπαθούν να επικοινωνήσουν μαζί σας μέσω email. Εάν πρόκειται να λείψετε από το γραφείο σας για μεγάλο χρονικό διάστημα, είναι επομένως καλή ιδέα να ρυθμίσετε ένα μήνυμα εκτός γραφείου και στον τηλεφωνητή σας. Με αυτόν τον τρόπο, οι άνθρωποι θα γνωρίζουν ότι δεν είστε διαθέσιμοι, ώστε να μπορούν να αφήσουν ένα μήνυμα. Αφού αποφασίσετε τι θα συμπεριλάβετε στο μήνυμά σας εκτός γραφείου, ήρθε η ώρα να σκεφτείτε τον τόνο. Θα θέλετε να το διατηρήσετε επαγγελματικό, αλλά δεν χρειάζεται να είστε υπερβολικά τυπικοί. Σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε λίγο χιούμορ για να ελαφρύνετε τη διάθεση – τελικά, όλοι χρειάζονται ένα διάλειμμα από τη δουλειά κάθε τόσο.

Πίσω στα Πρότυπα Δημιουργία ΔΩΡΕΑΝ λογαριασμού

Ο ιστότοπός μας χρησιμοποιεί cookies. Συνεχίζοντας ΄μας δίνετε την άδειά σας να χρησιμοποιούμε cookies όπως περιγράφεται από πολιτική απορήττου και cookies.

Άρνηση Αποδοχή
Start Free Trial x