Πώς να συστηθείτε σε ένα email

Όταν κάνετε μία πρώτη επαφή με κάποιον για επαγγελματικούς λόγους μέσω email, είναι ευγενικό να συστηθείτε σωστά. Ακολουθώντας μερικές γενικές συμβουλές μπορεί να σας βοηθήσει να γράψετε ένα αποτελεσματικό εισαγωγικό email.

Εδώ, θα εξετάσουμε πώς να συστηθείτε σε ένα email, ώστε να μπορείτε να κάνετε καλή εντύπωση και να έχετε τις μεγαλύτερες πιθανότητες επιτυχίας.

Θα εξετάσουμε επίσης ορισμένα παραδείγματα επαγγελματικών email που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε και να τροποποιήσετε για να ταιριάζουν στις ανάγκες σας.

Η σημασία της αποστολής email για να συστηθείτε

Είναι πάντα ευγενικό να κάνετε μια εισαγωγή όταν έρχεστε σε επαφή με κάποιον για πρώτη φορά.

Ακόμα κι αν έχετε ήδη γνωρίσει το άτομο σε μια πρόσφατη εκδήλωση ή συνέδριο, ένα μήνυμα χαιρετισμού μπορεί να χρησιμεύσει ως υπενθύμιση. Ένα εισαγωγικό email σάς βοηθά να ξεκινήσετε με το δεξί με το άτομο με το οποίο επικοινωνείτε, δίνοντας τον τόνο για μελλοντικές αλληλεπιδράσεις.

Ως εκ τούτου, είναι σημαντικό να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να δημιουργήσετε ένα εισαγωγικό email που είναι τόσο ευγενικό όσο και επαγγελματικό. Με αυτόν τον τρόπο, είναι πιο πιθανό να έχετε θετικό αντίκτυπο και να δημιουργήσετε μια καλή σχέση με τον παραλήπτη από την αρχή.

Συμπεριλάβετε μια σύντομη δήλωση για το ποιοι είστε και γιατί επικοινωνείτε με το άτομο, αλλά χωρίς να υπεισέλθετε σε πολλές λεπτομέρειες. Αυτό θα βοηθήσει τον παραλήπτη να κατανοήσει τον σκοπό του email και, εάν γίνει σωστά, θα τον ενθαρρύνει να το ανοίξει.

Αναφέρετε λεπτομέρειες όπως:

• το όνομά σας
• ο τίτλος της δουλειάς σας
• την εταιρεία στην οποία εργάζεστε
• ή/και την ημερομηνία και την ώρα μίας εκδήλωσης

Η προσθήκη ενός ή περισσότερων από αυτές τις πληροφορίες στην κεφαλίδα θα επιτρέψει στον παραλήπτη να αναγνωρίσει τόσο εσάς όσο και το θέμα του email σας πριν καν το διαβάσει.

Παραδείγματα γραμμής θέματος εισαγωγικού email

Πώς να γράψετε ένα εισαγωγικό email

Όταν κάνετε μια εισαγωγή μέσω email σε κάποιον, είναι σημαντικό να διατηρείτε το μήνυμά σας σύντομο και επίκαιρο. Η σύνταξη ενός μακροσκελούς και περίεργου κειμένου μπορεί να είναι υπερβολική για τον παραλήπτη, ο οποίος σε πολλές περιπτώσεις δεν θα ξέρει ήδη ποιος είστε.

Ξεκινήστε με κοινούς χαιρετισμούς μέσω email όπως “Γεια σας”, ” Καλημέρα», «Χαιρετίσματα», ή «Καλησπέρα». Στη συνέχεια, αναφέρετε το όνομά σας και τον λόγο για το email σας με λίγες σύντομες προτάσεις.

Όταν στέλνετε email σε κάποιον για πρώτη φορά, είναι επίσης ωραίο να συμπεριλάβετε μια σύντομη εξήγηση για το πώς γνωρίζετε το άτομο ή πώς μάθατε τη διεύθυνσή του email. Για παράδειγμα, μπορείτε να πείτε “Μου δόθηκαν τα στοιχεία επικοινωνίας σας από έναν κοινό φίλο”, ή “Είδα την ομιλία σας στη διάσκεψη τον περασμένο μήνα και ήθελα να επικοινωνήσω.”

Συμβουλή: Εάν έχετε οποιεσδήποτε κοινές επαφές, φροντίστε να το αναφέρετε ακόμα κι αν αυτό το άτομο δεν μοιράστηκε τα στοιχεία επικοινωνίας του παραλήπτη μαζί σας. Αυτό θα σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια αίσθηση εμπιστοσύνης και σχέσης με τον στόχο του email σας από την αρχή.
Όταν στέλνετε έναν χαιρετισμό εκ μέρους κάποιου άλλου, φροντίστε να συμπεριλάβετε αυτές τις πληροφορίες στο μήνυμά σας.

Είναι επίσης ωφέλιμο να συμπεριλάβετε μερικές πρόσθετες λεπτομέρειες σχετικά με το ποιος είστε για να παρέχετε λίγο περισσότερο υπόβαθρο. Για να τους δώσετε λίγες περισσότερες πληροφορίες, δηλώστε πληροφορίες όπως τη θέση, την εταιρεία ή/και τον ιστότοπό σας, ειδικά αν δεν είχαν ήδη συμπεριληφθεί στη γραμμή θέματος.

Πάντα τελειώνετε με ένα ευγενικό κλείσιμο όπως “Σας ευχαριστώ για τον χρόνο σας”, “Ανυπομονώ να ακούσω νέα σας,” ή “Χαιρετισμούς”.

Δείγματα εισαγωγικών email

Παρουσιάζομαι – [Το όνομά σας]

Μια θερμή εισαγωγή από [Όνομα σας]

Χαιρετισμούς από [η εταιρεία σας]

Η επαφή σας στη [Όνομα εταιρείας]: [Το όνομά σας]

Ζητώντας πληροφορίες: [Το όνομά σας] από [η εταιρεία σας]

Αίτημα συνάντησης: [ώρα και ημερομηνία] με [Το όνομά σας]

Μια κοινή επαφή μου πρότεινε να έρθω επικοινωνήσω

Αίτημα για κλήση [χρονικό πλαίσιο] για συζήτηση [θέμα συνομιλίας]

Καλές πρακτικές εισαγωγικού email

Αξίζει να ακολουθήσετε αρκετές συμβουλές όταν απευθύνεστε σε κάποιον για επαγγελματικούς σκοπούς. Αυτές οι συμβουλές θα βοηθήσουν το μήνυμά σας να πετύχει τον σκοπό του.

• Χρησιμοποιήστε ένα πρότυπο – ενώ είναι σημαντικό να εξατομικεύσετε κάθε μήνυμα email, το να έχετε ένα εισαγωγικό μήνυμα μπορεί να εξοικονομήσει χρόνο εάν έχετε πολλές προοπτικές επικοινωνίας.

• Εφαρμόστε μια σαφή και συνοπτική γραμμή θέματος που αντικατοπτρίζει τον σκοπό του μηνύματός σας – το όνομά σας, η εταιρεία ή/και μια σύντομη αιτία για το μήνυμα είναι όλα κατάλληλα εδώ (δείτε την ειδική ενότητα παραπάνω σχετικά με τον τίτλο του εισαγωγικού email σας για περισσότερες πληροφορίες).

• Ξεκινήστε με έναν ευγενικό χαιρετισμό – το να απευθύνεστε στον παραλήπτη ονομαστικά είναι πάντα ένας καλός τρόπος για να αποκαταστήσετε μια επαγγελματική σχέση στο σωστό δρόμο

• Συστηθείτε στην πρώτη ή στις δύο επόμενες προτάσεις – συμπεριλάβετε το όνομα, τον τίτλο εργασίας και την εταιρεία σας (κατά περίπτωση).

• Εξηγήστε γιατί επικοινωνείτε μαζί τους– προσπαθήστε να εστιάσετε στο πώς το μήνυμά σας θα ωφελήσει τον παραλήπτη και τα επιχειρηματικά του ενδιαφέροντα.

• Διατηρήστε την εισαγωγή του εαυτού σας σύντομη και επίκαιρη – τα μεγάλα μηνύματα email συχνά αγνοούνται ή δεν διαβάζονται πλήρως.

• Χρησιμοποιήστε σωστή γραμματική και ορθογραφία – θυμηθείτε να διορθώσετε το email σας πριν το στείλετε.

• Διατηρήστε έναν επαγγελματικό τόνο σε όλη τη διάρκεια – είτε βρίσκεστε σε επίσημο περιβάλλον είτε προσπαθείτε να δημιουργήσετε μια πιο χαλαρή σχέση, είναι σημαντικό να γράψετε ένα επαγγελματικό email.

• Να είστε ευγενικοί και ταπεινοί – σε κανέναν δεν αρέσει η αλαζονεία, επομένως προσπαθήστε να εμφανιστείτε ως κάποιος που ενδιαφέρεται να οικοδομήσει μια σχέση αντί να αναζητά απλώς επιχειρηματικές ευκαιρίες για τον εαυτό του ή την εταιρεία του.

• Αν μπορείτε, βρείτε κάποιο κοινό έδαφος για να δεσμευτείτε – αυτό θα μπορούσε να είναι μια εκδήλωση ή ένα συνέδριο στο οποίο συμμετείχατε, ή ακόμα και κάτι που δεν σχετίζεται με επαγγελματικούς λόγους, όπως μια κοινή αγάπη για τον αθλητισμό, τη μουσική ή τα βιβλία.

• Κλείστε το email με μια παρότρυνση για δράση – είτε πρόκειται για οργάνωση συνάντησης, απάντηση στο αίτημά σας ή απλώς επιβεβαίωση της λήψης του μηνύματος, μην ξεχάσετε να πείτε τι θέλετε να κάνει ο παραλήπτης αφού διαβάσει το email σας.

• Συμπεριλάβετε τα στοιχεία επικοινωνίας σας – διευκολύνετε τον παραλήπτη να έρθει σε επαφή μαζί σας συμπεριλαμβάνοντας τη διεύθυνση email, τον αριθμό τηλεφώνου ή/και τους συνδέσμους μέσων κοινωνικής δικτύωσης.

• Κλείστε το email με μια ευγενική υπογραφή.

Σύνοψη

Ένα εισαγωγικό email είναι συχνά το πρώτο σημείο επαφής που έχετε με έναν υποψήφιο πελάτη, συνεργάτη ή επιχειρηματικό συνεργάτη. Αυτό μπορεί να είναι το αρχικό βήμα προς την οικοδόμηση μιας επαγγελματικής σχέσης μαζί τους, επομένως είναι σημαντικό να φτιάξετε σωστά αυτό το μήνυμα χαιρετισμού για να κάνετε μια καλή πρώτη εντύπωση.

Ακολουθώντας τις συμβουλές και τα παραδείγματα που παρέχονται σε αυτό το άρθρο θα σας βοηθήσουν να γράψετε ένα επαγγελματικό εισαγωγικό email που να ξεχωρίζει στα εισερχόμενα του παραλήπτη, να δημιουργεί σεβασμό και να έχει καλές πιθανότητες να επιτύχει τον σκοπό του.

Αφιερώστε χρόνο για να δημιουργήσετε ένα καλογραμμένο δείγμα εισαγωγικού email που θα το χρησιμοποιήσετε για μελλοντικές επιχειρηματικές σχέσεις και θα είστε ένα βήμα μπροστά από τον ανταγωνισμό.