Επακόλουθο email μετά από μη λήψη απάντησης

Εάν προσπαθήσατε ποτέ να επικοινωνήσετε με μια συγκεκριμένη εταιρεία και δεν λάβατε καμία απάντηση, τότε πιθανότατα γνωρίζετε την απογοήτευση του να αναρωτιέστε εάν ο σκοπούμενος παραλήπτης έλαβε το μήνυμά σας ή όχι. Μπορεί να είναι δελεαστικό να τα παρατήσετε μετά από μερικές προσπάθειες, αλλά ξέρατε ότι ένα ευγενικό επακόλουθο email μπορεί μερικές φορές να έχει απήχηση;

Σήμερα θα συζητήσουμε μερικές συμβουλές για τη σύνταξη αποτελεσματικών επακόλουθων μηνυμάτων αφού δεν λάβετε απάντηση και θα παρέχουμε μερικά πρότυπα email που μπορείτε να προσαρμόσετε στις δικές σας ανάγκες.

Γιατί θα πρέπει να στείλετε ένα επακόλουθο email μετά από μη λήψη απάντησης;

Είναι πάντα καλή ιδέα να συνεχίσετε αφού επικοινωνήσετε με κάποιον μέσω email και δεν έχετε λάβει απάντηση. Η έλλειψη απάντησης μπορεί να σημαίνει ότι ο παραλήπτης δεν ενδιαφέρεται ή μπορεί να σημαίνει ότι είναι απλώς απασχολημένος ή ότι έχει εκατοντάδες email και δεν είχε ακόμη την ευκαιρία να δει το δικό σας.

Με την παρακολούθηση, μπορείτε να τους υπενθυμίσετε ότι θέλετε ακόμα να ασχοληθείτε με το θέμα του πρώτου σας email. Θα τους δώσετε επίσης την ευκαιρία να σας πουν εάν δεν ενδιαφέρονται.

Επιπλέον, μπορεί να επηρεάσει τη μνήμη του παραλήπτη και να τον κάνει να απαντήσει τελικά στο μήνυμά σας. Ποτέ δεν ξέρεις, μπορεί να ήταν εκτός πόλης ή απασχολημένοι με άλλα έργα και απλώς να έχασαν το email σας.

Πως να ονομάσετε ένα επακόλουθο email μετά από μη λήψη απάντησης;

Το θέμα του email σας πρέπει να είναι σαφές και συνοπτικό. Κάτι σαν, “Σε συνέχεια του προηγούμενο email μου σχετικά με [θέμα]” ή “Έλεγχος για [θέμα]”. Θέλετε να διευκολύνετε τον παραλήπτη να δει τι αφορά το email σας, ώστε να αποφασίσει αν θα το ανοίξει ή όχι.

Η προσθήκη “καμία απάντηση” στον τίτλο σας δεν είναι ίσως η καλύτερη ιδέα, καθώς μπορεί να κάνει τον παραλήπτη να αισθάνεται ότι του φωνάζετε. Ποτέ δεν ξέρεις ποιος μπορεί να είναι ο λόγος της έλλειψης ανταπόκρισής τους, οπότε είναι καλύτερο να το κρατήσετε απλό γιατί διαφορετικά μπορεί να θεωρηθείτε πιεστικοί.

Παραδείγματα θεματικών γραμμών επακόλουθων email

• Επικοινωνώ ξανά μαζί σας σχετικά με [θέμα]
• Κάνω έναν έλεγχο για – [θέμα]
• Απλά θέλω να βεβαιωθώ πως λάβατε το προηγούμενο email μου σχετικά με το [θέμα]
• Υπάρχει κάποια ενημέρωση σχετικά με [θέμα]?
• [Θέμα] – αίτημα για ενημέρωση
• [Θέμα] – απλά μία παρακολούθηση

Πως να γράψετε ένα επακόλουθο email μετά από μη λήψη απάντησης;

Αρχικά, μην το πάρετε προσωπικά εάν δεν λάβετε απάντηση σε ένα email. Μπορεί ο παραλήπτης να είναι απασχολημένος ή απλά να μην είδε το μήνυμά σας.

Τούτου λεχθέντος, υπάρχουν μερικά πράγματα που μπορείτε να κάνετε για να αυξήσετε τις πιθανότητες ο παραλήπτης να απαντήσει στο επόμενο email σας. Αρχικά, βεβαιωθείτε ότι το αρχικό σας μήνυμα ήταν σαφές και περιεκτικό. Αν δεν ήταν, το επόμενο email σας θα πρέπει να είναι ακόμη περισσότερο. Φτάστε γρήγορα στο θέμα και εξηγήστε γιατί επικοινωνείτε ξανά.

Συμπεριλάβετε πληροφορίες σχετικά με τους λόγους για τους οποίους επιθυμείτε να δραστηριοποιηθείτε επιχειρηματικά και υπενθυμίστε στον παραλήπτη τη βασική σας εμπειρία

Μπορεί επίσης να είναι χρήσιμο να συμπεριλάβετε έναν σύνδεσμο προς το διαδικτυακό χαρτοφυλάκιο ή τον ιστότοπό σας, ακόμα κι αν το έχετε κάνει στο παρελθόν. Μην ξεχάσετε να προσθέσετε μερικές μεθόδους επικοινωνίας, ώστε να είναι εύκολο να έρθουν σε επαφή.

Τέλος, κλείστε το email σας με μία πρόσκληση για δράση. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να πείτε κάτι όπως “Θα επικοινωνήσω ξανά μαζί σας σε μία εβδομάδα, εν τω μεταξύ, παρακαλώ μην διστάσετε να επικοινωνήσετε μαζί μου αν έχετε οποιαδήποτε απορία”. Αυτό δείχνει ότι ενδιαφέρεστε ακόμη για το θέμα και είστε πρόθυμοι να συνεχίσετε την παρακολούθησή του, χωρίς να είστε πιεστικοί.

Μπορείτε να ρυθμίσετε το συγκεκριμένο μήνυμα ως αυτοματοποιημένο απαντητικό email, ωστόσο, μην ξεχάσετε να εξατομικεύσετε το μήνυμα και να το προωθήσετε σε συγκεκριμένο πελάτη.

Τι να συμπεριλάβετε σε ένα επακόλουθο email μετά από μη λήψη απάντησης;

• το όνομά σας
• το θέμα της εταιρείας
• Με ποιον τρόπο επικοινωνήσατε την προηγούμενη φορά με τον παραλήπτη και πότε
• τα δεδομένα σας/συνημμένα/χαρτοφυλάκιο/ιστότοπο
• πρόσκληση για δράση
• στοιχεία επικοινωνίας

Παραδείγματα επακόλουθων email μετά από μη λήψη απάντησης και πρότυπα επακόλουθων email

Επικοινωνώ ξανά μαζί σας σχετικά με το [θέμα]

Αίτημα ενημέρωσης θέματος – [Το Όνομά Σας]

Υπάρχει κάποια ενημέρωση σχετικά με το [θέμα]?

[Θέμα] – απλά μία επικοινωνία

Αίτημα για ενημέρωση – [θέμα]

[Θέμα] – υπάρχει ακόμη πιθανότητα συνεργασίας;

Ενημέρωση σχετικά με το [θέμα]?

Επικοινωνώ ξανά μαζί σας σχετικά με το [θέμα]

Λάβατε την προηγούμενη αίτησή μου;

Θα ήθελα απλά να με ενημερώσετε σχετικά με το [θέμα]

[Θέμα] – ενημέρωση

[Θέμα] – απλά μία ενημέρωση

Θα ήθελα απλά να με ενημερώσετε σχετικά με το [θέμα]

Επακόλουθο email μετά από μη λήψη απάντησης – κοινά λάθη

Τι πρέπει να αποφύγετε σε ένα επακόλουθο email μετά από καμία απάντηση; Υπάρχουν μερικά λάθη που κάνουν συχνά οι άνθρωποι:

Το να είστε πολύ πιεστικοί

Μην είστε πολύ πιεστικοί, διαφορετικά θα φανείτε απελπισμένοι. Αυτή είναι μια λεπτή γραμμή, αλλά να είστε προσεκτικοί και να αποφύγετε να ακούγεστε σαν να απαιτείτε απάντηση από εκείνους. Δεν χρειάζεται να παρακαλάμε για μία απάντηση.

Παράδειγμα:

“Έχουν περάσει δύο εβδομάδες και ακόμη δεν έχω λάβει κάποια απάντηση. Απλά αναρωτιέμαι αν έχετε λάβει το email μου.”

Αυτό ακούγεται λίγο απαιτητικό και μπορεί να φανεί αγενές. Ένας καλύτερος τρόπος για να το εκφράσετε αυτό θα ήταν:

“Ελπίζω να μην σας ενοχλώ που επικοινωνώ ξανά. Ήθελα απλά να βεβαιωθώ ότι λάβατε το προηγούμενο email μου κάποιες εβδομάδες πριν και να σας ρωτήσω αν έχετε κάποια ενημέρωση“

Αυτό είναι πιο ευγενικό και δίνει στον παραλήπτη μια εύκολη διέξοδο αν δεν ενδιαφέρεται.

Το να μην συμπεριλάβετε πολλές πληροφορίες

Όταν παρακολουθείτε ένα θέμα, φροντίστε να συμπεριλάβετε αρκετές λεπτομέρειες, ώστε ο παραλήπτης να γνωρίζει ποιος είστε και για τι πράγμα μιλάτε. Πρέπει να συμπεριλάβετε το θέμα της συνομιλίας και την ημερομηνία τελευταίας επικοινωνίας. Αυτό θα τους βοηθήσει να ανατρέξουν στη μνήμη τους αν σας έχουν ξεχάσει.

Πολλά email δεν περιλαμβάνουν αρκετές πληροφορίες, επομένως το άτομο που τα διαβάζει δεν θα έχει ιδέα ποιος είναι ο αποστολέας ή σε ποια σειρά εργασιών αναφέρονται. Η προσθήκη των στοιχείων, των συνημμένων και τυχόν εγγράφων ή του χαρτοφυλακίου σας ξανά θα είναι χρήσιμη για τον παραλήπτη.

Το να στέλνετε πολλά email

Μην στέλνετε πολλά επακόλουθα email διότι αυτό απλώς θα ενοχλήσει τον παραλήπτη. Μια φορά την εβδομάδα είναι αρκετή. Εάν έχετε στείλει πολλά email και εξακολουθείτε να μην έχετε λάβει νέα, ήρθε η ώρα να τα παρατήσετε. Η αποστολή περισσότερων του ενός επακόλουθου email είναι αρκετό, αλλά αφήστε αρκετό χρόνο μεταξύ τους για να μην φαίνεστε απελπισμένοι.

Τέλος, μπορείτε να δοκιμάσετε να συνεχίσετε με ένα τηλεφώνημα. Μπορεί να φαίνεται παλιομοδίτικο, αλλά μερικές φορές είναι ο καλύτερος τρόπος να έρθετε σε επαφή με κάποιον αν δεν λάβετε απάντηση. Απλώς βεβαιωθείτε ότι δεν καλείτε αμέσως μετά την αποστολή ενός email – αυτό θα ήταν υπερβολικό.

Το να στέλνετε email στον λάθος άνθρωπο

Όταν έρχεστε σε επαφή με κάποιον, βεβαιωθείτε ότι έχετε τη σωστή διεύθυνση. Θα ήταν κρίμα να καταβάλετε όλη αυτή την προσπάθεια για να γράψετε ένα ευγενικό επακόλουθο email μόνο και μόνο για να το στείλετε σε λάθος άτομο. Κάντε την έρευνά σας και ελέγξτε ξανά ότι έχετε τα σωστά στοιχεία επικοινωνίας πριν πατήσετε αποστολή.

Εάν δεν είστε απολύτως βέβαιοι σε ποιον να στείλετε το μήνυμά σας, μπορείτε να κοινοποιήσετε κρυφά ή φανερά κάποιον άλλον στο επόμενο email σας. Αυτός θα μπορούσε να είναι ένας κοινός φίλος ή συνάδελφος που μπορεί να είναι σε θέση να ωθήσει το άτομο στο οποίο στέλνετε email να απαντήσει. Ωστόσο, κάντε το αυτό μόνο ως έσχατη λύση.

Το να είστε αγενής και απαιτητικός

Είναι σημαντικό να είστε ευγενικοί όταν στέλνετε email σε κάποιον. Δεν θέλετε να φανείτε αγενής ή απαιτητικός. Να είστε ευγενικοί και με σεβασμό, ακόμα κι αν αισθάνεστε απογοητευμένοι που δεν λάβατε απάντηση.

Ένα απλό «παρακαλώ» ή «ευχαριστώ» μπορεί να βοηθήσει πολύ στο να κάνετε το email σας πιο ευγενικό και επαγγελματικό. Μπορεί να υπάρχουν πολλοί λόγοι για τους οποίους δεν έχετε λάβει ακόμη απάντηση και είναι σημαντικό να θυμάστε ότι ο παραλήπτης μπορεί να είναι απασχολημένος.

Περίληψη

Η παρακολούθηση μετά την αποστολή ενός email είναι ένας καλός τρόπος για να δείξετε ότι σας ενδιαφέρει το θέμα για το οποίο επικοινωνήσατε αρχικά και να υπενθυμίσετε στον παραλήπτη την επιχείρησή σας. Απλώς βεβαιωθείτε ότι έχετε ένα σχέδιο και ξέρετε τι πρέπει να αποφύγετε προτού αρχίσετε να στέλνετε email σε άτομα. Όταν γίνει σωστά, ένα επακόλουθο email μπορεί να σας βοηθήσει να κλείσετε τη συμφωνία.

Σχετικά Άρθρα

Πρότυπο email δικτύωσης

Ανακαλύψτε πρότυπα email δικτύωσης με βασικές οδηγίες και παραδείγματα για επιτυχημένες επαγγελματικές συνδέσεις. Μάθετε πώς να γράψετε τον τέλειο τίτλο και τις κατάλληλες φράσεις για την επικοινωνία σας. Επισκεφθείτε τη σελίδα για να ενισχύσετε το επαγγελματικό σας δίκτυο!

Αυτοματισμός email

Ανακαλύψτε τη δύναμη του αυτοματισμού email στο μάρκετινγκ με το LiveAgent. Μάθετε πώς να ενισχύσετε τις στρατηγικές σας με κατευθυντήριες οδηγίες και συμβουλές, ενώ εξοικονομείτε χρόνο και αυξάνετε τις πωλήσεις. Εξερευνήστε τα οφέλη και τους τύπους email που μπορείτε να αυτοματοποιήσετε, διατηρώντας την ανθρώπινη επαφή στις απαντήσεις σας. Ξεκινήστε δωρεάν και δείτε πώς μπορεί να μεταμορφώσει την επιχείρησή σας σήμερα!

Πρότυπα email παρουσίασης νέου υπαλλήλου σε πελάτες

Παρουσιάστε νέο υπάλληλο με πρότυπα email που ενισχύουν εταιρική κουλτούρα και σχέσεις. Δείτε παραδείγματα και συμβουλές!

Πώς να ξεκινήσετε ένα email (Συμβουλές + πρότυπα)

Μάθετε πώς να ξεκινάτε αποτελεσματικά τα email σας. Το LiveAgent παρέχει πολλές συμβουλές και πρότυπα για τη βελτίωση του τρόπου που ξεκινάτε όλα τα email σας.