Αυτοματοποιημένα συστήματα κλήσεων

Οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν μια υπηρεσία αυτόματων κλήσεων για να στείλουν ένα προηχογραφημένο φωνητικό μήνυμα σε χιλιάδες υποψήφιους πελάτες και υποψήφιους πελάτες για σκοπούς πληροφόρησης ή πώλησης. Μπορούν ακόμη και να στείλουν μια υπενθύμιση συμβάντος ή ένα μήνυμα έκτακτης ανάγκης σε ολόκληρη τη λίστα επαφών τους, συμπεριλαμβανομένων των μελών της ομάδας.

Επιπλέον, τα αυτοματοποιημένα τηλεφωνικά συστήματα βοηθούν τις εταιρείες να παρέχουν σχετικά μηνύματα τηλεφωνητή σε κλήσεις υποστήριξης πελατών.

Πώς λειτουργεί ένα αυτοματοποιημένο σύστημα κλήσεων;

Ένα αυτοματοποιημένο σύστημα κλήσεων λειτουργεί τόσο ως σύστημα εισερχόμενων κλήσεων όσο και ως αυτοματοποιημένο σύστημα διαχείρισης εξερχόμενων κλήσεων.

Τα συστήματα εισερχόμενων κλήσεων σάς επιτρέπουν να ηχογραφείτε ένα μοναδικό ηχητικό μήνυμα για διάφορα σημεία προβλημάτων πελατών, έτσι ώστε κάθε καλών να μπορεί να επιλέξει από τις επιλογές του μενού σας και να επιλύσει ένα συγκεκριμένο πρόβλημα. Μπορούν να επιλέξουν να δρομολογούν κλήσεις σε διαθέσιμους αντιπροσώπους, εάν ένα συγκεκριμένο μήνυμα δεν επιλύσει το πρόβλημα. Επιπλέον, ορισμένα συστήματα προσφέρουν μια αυτόματη επιλογή επανάκλησης, επιτρέποντας στους πελάτες να ζητήσουν μια επιστροφή κλήσης από έναν αντιπρόσωπο αργότερα.

Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα συστήματα αυτόματων κλήσεων για να στείλετε ένα προηχογραφημένο μήνυμα σε οποιονδήποτε στη λίστα επαφών σας χωρίς να τον καλέσουν οι αντιπρόσωποί σας.

Δείτε πώς λειτουργούν τα αυτόματα συστήματα μενού τηλεφώνου:

• Παίζουν ένα ηχογραφημένο μήνυμα όταν ένας πελάτης καλεί τον τοπικό ή τον αριθμό χωρίς χρέωση μιας εταιρείας.
• Ο πελάτης μπορεί να επιλέξει μια κατάλληλη επιλογή μενού επιλέγοντας έναν αντίστοιχο αριθμό για την επίλυση του προβλήματος ή τη λήψη υποστήριξης ζωντανού αντιπροσώπου.

• Μερικά περιλαμβάνουν διαδραστικά συστήματα φωνητικής απόκρισης που επιτρέπουν στους πελάτες να εκφράσουν το πρόβλημα αντί να πατήσουν ένα κουμπί.

• Οι εξερχόμενες κλήσεις λειτουργούν αντίστροφα. Το αυτοματοποιημένο σύστημα ανταλλαγής μηνυμάτων πραγματοποιεί μια κλήση και είτε αναπαράγει ένα ηχογραφημένο μήνυμα είτε συνδέει τον καλούντα με έναν αντιπρόσωπο μόλις ανιχνεύσει μια φωνή. Διαφορετικά, χρησιμοποιεί τη λειτουργία “Αυτόματη έξοδος μηνύματος στον αυτόματο τηλεφωνητή”.

Αυτά τα προσαρμοσμένα συστήματα μενού τηλεφώνου υποστηρίζουν διάφορες ενσωματώσεις τρίτων. Για παράδειγμα, μπορείτε να ενσωματώσετε το δικό σας με το λογισμικό  CRM (Customer Relationship Management) για να τμηματοποιήσετε, να βαθμολογήσετε και να παρακολουθήσετε τους δυνητικούς πελάτες σας.

Ποια είναι τα χαρακτηριστικά των αυτοματοποιημένων συστημάτων κλήσεων;

Τα πιο αξιοσημείωτα χαρακτηριστικά των αυτοματοποιημένων συστημάτων κλήσεων περιλαμβάνουν:

• Προσαρμόσιμα αναγνωριστικά καλούντος – Αφού επαληθεύσετε έναν έγκυρο αριθμό τηλεφώνου, μπορείτε να προσαρμόσετε το αναγνωριστικό καλούντος, ώστε οι πελάτες σας να γνωρίζουν ποιος τους καλεί.

• Προσαρμοσμένος χαιρετισμός εταιρείας – Μπορείτε να καλωσορίσετε κάθε καλούντα με ένα προσαρμοσμένο μήνυμα.

• Μαζική μετάδοση φωνητικών μηνυμάτων – Αυτά τα συστήματα κλήσης χωρίς αντιπρόσωπο επιτρέπουν στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να πραγματοποιούν ταυτόχρονες κλήσεις σε μια ολόκληρη λίστα επαφών.

• Προγραμματισμός κλήσεων – Οι εταιρείες μπορούν να ορίσουν μια συγκεκριμένη ημερομηνία και ώρα για κάθε εξερχόμενη κλήση.

• Ανίχνευση τηλεφωνητή – Εάν ένας τηλεφωνητής ή υπηρεσία τηλεφωνητή λάβει μια κλήση, ένα αυτοματοποιημένο σύστημα κλήσεων θα αναπαράγει ξανά το μήνυμα μετά τον ήχο.

• Φωνητικό μήνυμα σε κείμενο – Το σύστημα μπορεί να στείλει ένα μήνυμα κειμένου εάν ο καλούμενος δεν έχει επιλογή τηλεφωνητή.

• Υπηρεσίες αυτόματης απάντησης – Μπορείτε να ηχογραφήσετε μηνύματα για την αντιμετώπιση κοινών προβλημάτων πελατών.

• Προσαρμόσιμοι κανόνες δρομολόγησης – Μπορείτε να δρομολογήσετε τις κλήσεις σας με βάση το CRM ή τα δεδομένα του κέντρου υποστήριξης για να απολαύσετε την αυτοματοποιημένη διανομή δυνητικών πελατών και να παρέχετε απρόσκοπτη υποστήριξη πελατών. Μπορείτε να ορίσετε δρομολόγηση βάσει δεξιοτήτων με επίκεντρο τις βαθμολογίες των αντιπροσώπων ή δρομολόγηση βάσει χρόνου που σχετίζεται με τις ώρες εργασίας τους.

• Αναλυτικά στοιχεία σε πραγματικό χρόνο – Ένας ζωντανός πίνακας ελέγχου με παρακολούθηση σε πραγματικό χρόνο και δυνατότητες αναφοράς μπορεί να σας δώσει πληροφορίες σχετικά με τον μέσο χρόνο απόκρισης, την απόδοση του αντιπροσώπου και πολλά άλλα.

• Σύνθετες λειτουργίες – Τα περισσότερα συστήματα προσφέρουν προηγμένες λειτουργίες όπως εγγραφή κλήσεων, βιντεοδιάσκεψη, εγγραφή συσκέψεων και μεταγραφές, αυτόματη επιστροφή κλήσης, μεταγραφές τηλεφωνητή, μεταφορές κλήσεων, δημοσκοπήσεις και έρευνες.

Τι πρέπει να αποφεύγετε όταν χρησιμοποιείτε αυτοματοποιημένα συστήματα κλήσεων;

Ένα κακό μενού είναι ένα από τα χειρότερα πράγματα που μπορεί να έχει ένα αυτοματοποιημένο σύστημα κλήσεων. Μπορεί να μετατρέψει κάθε καλούντα σε θυμωμένο πελάτη και να τον κάνει να θέλει να μεταβεί σε άλλη υπηρεσία.

Το μενού σας πρέπει να είναι συνοπτικό και να προσφέρει επιλογές που ταιριάζουν σε διάφορες καταστάσεις. Αποφύγετε μακροσκελείς χαιρετισμούς, λάθος επιλογές και πάρα πολλές επιλογές που θα μπορούσαν να μπερδέψουν τους πελάτες.

Η σιγανή μουσική και η βαρετή διεπαφή χρήστη μπορούν επίσης να καταστρέψουν την εμπειρία χρήστη. Οι καλούντες σας δεν θα πρέπει να καταβάλουν κόπο για να λάβουν την απαραίτητη υποστήριξη, ούτε να ακούν το ίδιο τραγούδι σε επανάληψη ενώ βρίσκονται σε αναμονή. Εάν αποφασίσετε να παίξετε μουσική, αφήστε τους καλούντες να επιλέξουν τις αγαπημένες τους μελωδίες για να βελτιώσουν την ικανοποίησή τους.

Ποια είναι τα οφέλη από τη χρήση αυτοματοποιημένων συστημάτων κλήσεων;

Εάν χρησιμοποιείτε ένα αυτοματοποιημένο σύστημα κλήσεων, θα απολαύσετε αυτά τα πλεονεκτήματα:

• Αποτελεσματικότητα χρόνου – Οι αυτοματοποιημένες τηλεφωνικές κλήσεις σε μια μεγάλη λίστα αριθμών τηλεφώνου μπορούν να εξοικονομήσουν πολύτιμο χρόνο, ενισχύοντας την αποτελεσματικότητα και την παραγωγικότητα των αντιπροσώπων σας.

• Εξοικονόμηση κόστους – Χάρη στις απεριόριστες κλήσεις και τις προσιτές τιμές, μπορείτε να εξοικονομήσετε χρήματα για εξερχόμενες κλήσεις εξυπηρετώντας πελάτες σε όλο τον κόσμο. Η αυτόματη απάντηση μειώνει τον χρόνο κλήσεων των αντιπροσώπων σας, μειώνοντας επιπλέον το κόστος σας.

• Μειωμένος χρόνος απόκρισης – Ένα σχετικό προηχογραφημένο μήνυμα μπορεί να απαντήσει γρήγορα στα ερωτήματα των πελατών.

• Ικανοποίηση πελατών – Οποιοσδήποτε πελάτης μπορεί να μεταφέρει την κλήση σε έναν ζωντανό αντιπρόσωπο για να επιλύσει περίπλοκα ζητήματα.

• Καλλιέργεια δυνητικών πελατών – Η ΑΔΚ κλήσεων σάς επιτρέπει να παρακολουθείτε απρόσκοπτα δυνητικούς πελάτες και να αυξάνετε τα ποσοστά μετατροπών και τις πωλήσεις. Μπορείτε να δημιουργήσετε μια λεπτομερή αναφορά για κάθε κλήση και να ενσωματώσετε το σύστημα με εφαρμογές τρίτων όπως το CRM ή το λογισμικό κέντρου υποστήριξης.

• Καλύτερη ομαδική επικοινωνία και συνεργασία – Πολλά συστήματα προσφέρουν δυνατότητες ανταλλαγής μηνυμάτων ομάδας και εσωτερικών κλήσεων για βελτιωμένη επικοινωνία και συνεργασία. Τα περισσότερα προσφέρουν απεριόριστο χώρο αποθήκευσης για ηχογραφήσεις κλήσεων, μηνύματα και κοινόχρηστα έγγραφα.

Πόσο κοστίζουν τα αυτοματοποιημένα συστήματα κλήσεων;

Τα αυτοματοποιημένα συστήματα κλήσεων είναι οικονομικές λύσεις που δεν απαιτούν εγκαταστάσεις υλικού ή λογισμικού.

Ανάλογα με τον πάροχο, μπορείτε να λάβετε ένα βασικό πρόγραμμα που ξεκινά από περίπου 20$ ανά χρήστη το μήνα, αλλά ενδέχεται να έχει περιορισμένες δυνατότητες. Ορισμένοι πάροχοι χρεώνουν σχεδόν 200$ ανά χρήστη/μήνα για ένα προηγμένο πρόγραμμα. Ορισμένα χρεώνουν μηνιαία τέλη λεπτών, ενώ άλλα παρέχουν απεριόριστα λεπτά και γραπτά μηνύματα.

Εάν λαμβάνετε ένα ετήσιο πρόγραμμα τιμολόγησης, μπορεί να λάβετε ετήσια έκπτωση τιμολόγησης. Μια έκπτωση όγκου είναι επίσης δυνατή για πολλούς επιπλέον λογαριασμούς χρηστών.

Το LiveAgent μπορεί να είναι η πιο προσιτή επιλογή. Ξεκινώντας από 49 $/αντιπρόσωπο/μήνα και προσφέροντας 180+ λειτουργίες, είναι το πιο προσιτό πρόγραμμα εκεί έξω.

Είναι ένα premium, all inclusive πρόγραμμα που πληρώνετε για όσο το χρησιμοποιείται, επομένως δεν υπάρχουν επιλογές ετήσιου προγράμματος. Δεν απαιτεί συμβόλαιο ή χρεώσεις εγκατάστασης και μπορείτε να κάνετε αναβάθμιση ή ακύρωση ανά πάσα στιγμή και να λάβετε μια δωρεάν δοκιμή 30 ημερών (δεν απαιτείται πιστωτική κάρτα) για να εξερευνήσετε τις δυνατότητες.