Λίστα ελέγχου σχεδίου Επικοινωνία κρίσης

Ένα σχέδιο επικοινωνίας κρίσης είναι ένα σημαντικό εργαλείο που μπορεί να βοηθήσει τους οργανισμούς να περάσουν αποτελεσματικά το μήνυμά τους σε περιόδους κρίσης. Η παρακάτω λίστα ελέγχου μπορεί να σας βοηθήσει να δημιουργήσετε μια ολοκληρωμένη στρατηγική για την επίτευξη των επικοινωνιακών σας στόχων σε περιόδους κρίσης.

Η σημασία μιας λίστας ελέγχου σχεδίου επικοινωνίας κρίσης

Ανεξάρτητα από τον κλάδο στον οποίο εργάζεστε, είναι σημαντικό να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση. Μια απροσδόκητη κατάσταση μπορεί να συμβεί ανά πάσα στιγμή, π.χ. έκτακτες ανάγκες δημόσιας υγείας, όπως η κρίση του Covid-19, επομένως η προετοιμασία μπορεί να σας βοηθήσει να επικοινωνήσετε αποτελεσματικά και να ελαχιστοποιήσετε τον αντίκτυπο στην επιχείρησή σας.</p >

Ένα από τα πιο σημαντικά χαρακτηριστικά στην επικοινωνία κρίσης είναι ο μελλοντικός προγραμματισμός. Αφιερώνοντας χρόνο για να αναπτύξετε ένα σχέδιο επικοινωνίας σε περιόδους κρίσης πριν συμβεί κάτι τέτοιο, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι έχετε μια σαφή και συνοπτική στρατηγική που πρέπει να ακολουθήσετε εάν και όταν συμβεί καταστροφή. Μια λίστα ελέγχου μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τα βασικά στοιχεία αποτελεσματικών στρατηγικών επικοινωνίας κινδύνου, πράγμα που σημαίνει ότι θα είστε προετοιμασμένοι για οτιδήποτε.

Ποιος μπορεί να επωφεληθεί από μια λίστα ελέγχου σχεδίου επικοινωνίας κρίσης

Οποιοσδήποτε οργανισμός μπορεί να επωφεληθεί από την εφαρμογή μιας στρατηγικής επικοινωνίας σε περιπτώσεις κρίσης. Είτε εργάζεστε στον ιδιωτικό ή δημόσιο τομέα είτε είστε μη κερδοσκοπικός οργανισμός, η προετοιμασία για μια κρίση είναι απαραίτητη. Μια λίστα ελέγχου σχεδίου επικοινωνίας κρίσεων μπορεί να σας βοηθήσει να ξεκινήσετε να αναπτύσσετε μια αποτελεσματική στρατηγική για να το κάνετε ακριβώς αυτό.

• Ιδιοκτήτες επιχειρήσεων

Εάν είστε ιδιοκτήτης ή διευθύνετε μια επιχείρηση, τότε πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για την πιθανότητα μιας κρίσης. Μια λίστα ελέγχου σχεδίου επικοινωνίας κρίσης μπορεί να σας βοηθήσει να προετοιμαστείτε να ανταποκριθείτε εάν συμβεί καταστροφή.

• Διευθυντές

Εάν διαχειρίζεστε μια ομάδα ανθρώπων, τότε πρέπει να είστε προετοιμασμένοι για το ενδεχόμενο μιας κρίσης. Θα είναι δική σας ευθύνη να διασφαλίσετε ότι όλοι γνωρίζουν τι πρέπει να κάνουν και πώς να επικοινωνούν αποτελεσματικά εάν συμβεί μια κρίση.

• Υπάλληλοι

Εάν είστε υπάλληλος, τότε πρέπει να γνωρίζετε τη στρατηγική επικοινωνίας της εταιρείας σας σε περιπτώσεις κρίσης. Σε περίπτωση κρίσης, θα είναι σημαντικό για εσάς να γνωρίζετε πώς να επικοινωνείτε με τους πελάτες, τους πελάτες και το ευρύ κοινό.

Εξερευνήστε τη λίστα ελέγχου του σχεδίου επικοινωνίας κρίσεων

Υπάρχουν μερικά χαρακτηριστικά στην επικοινωνία κρίσης που πρέπει να περιλαμβάνονται σε κάθε σχέδιο. Εδώ έχουμε περιγράψει ποια πιστεύουμε ότι είναι τα πιο σημαντικά στοιχεία μιας αποτελεσματικής στρατηγικής επικοινωνίας κρίσεων.

Λίστα ελέγχου σχεδίου Επικοινωνία κρίσης

Προσδιορίστε τα ενδιαφερόμενα μέρη σας

Αντιγραφή συνδέσμου

Αυτό περιλαμβάνει οποιονδήποτε μπορεί να επηρεαστεί από την κρίση, όπως εργαζόμενοι, πελάτες, προμηθευτές, επενδυτές κ.λπ.

Γιατί είναι σημαντικό να προσδιορίσετε τα ενδιαφερόμενα μέρη σας;

Είναι σημαντικό να εξετάσουμε πώς θα επηρεαστεί κάθε μία από αυτές τις ομάδες από την κρίση και ποιες μπορεί να είναι οι συγκεκριμένες ανάγκες και ανησυχίες τους. Αυτό θα σας βοηθήσει να προσαρμόσετε τη στρατηγική επικοινωνίας για την κρίση ώστε να ανταποκρίνεται στις ανάγκες κάθε ομάδας.

Πώς να προσδιορίσετε τα ενδιαφερόμενα μέρη σας;

Σκεφτείτε ποιος θα μπορούσε να επηρεαστεί από την κρίση, τόσο θετικά όσο και αρνητικά, και σκεφτείτε ποιος έχει έννομο συμφέρον για το αποτέλεσμα. Για παράδειγμα, εάν είστε ιδιοκτήτης επιχείρησης, τότε οι υπάλληλοι, οι πελάτες, οι προμηθευτές και οι επενδυτές σας θα θεωρούνται όλοι ενδιαφερόμενοι. Εάν είστε μη κερδοσκοπικός οργανισμός, τότε τα ενδιαφερόμενα μέρη σας μπορεί να περιλαμβάνουν δωρητές, εθελοντές, δικαιούχους και το ευρύ κοινό.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τον προσδιορισμό των ενδιαφερομένων σας;

• εργαλείο ανάλυσης ενδιαφερόμενων μερών – για να δημιουργήσετε έναν οπτικό χάρτη των ενδιαφερομένων σας
• υπολογιστικό φύλλο ή πίνακα – για να απαριθμήσετε τα ενδιαφερόμενα μέρη σας και τα ενδιαφέροντά τους

Έγινε. Προσδιόρισα τα ενδιαφερόμενα μέρη μου

Καθορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία σε μια κρίση

Αντιγραφή συνδέσμου

Μπορεί να είναι ένα άτομο, όπως ο Διευθύνων Σύμβουλος ή ο πρόεδρος, ή μπορεί να είναι μια ομάδα ανθρώπων.

Γιατί είναι σημαντικό να καθοριστεί ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία κατά τη διάρκεια μιας κρίσης;

Είναι σημαντικό να υπάρχει κάποιος υπεύθυνος επικοινωνίας, ώστε να υπάρχει μια σαφής αλυσίδα διοίκησης και όλοι να γνωρίζουν σε ποιον να απευθυνθούν για πληροφορίες. Αυτό θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι η επικοινωνία είναι σαφής και συνοπτική.

Πώς να καθορίσετε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία κατά τη διάρκεια μιας κρίσης;

Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να διορίσετε κάποιον, ή μια ομάδα ανθρώπων, πριν εμφανιστεί μια κρίση. Το ιδανικό είδος ατόμου για να είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία κατά τη διάρκεια μιας κρίσης είναι κάποιος που έχει ταπεινό μυαλό και μπορεί να σκέφτεται καθαρά υπό πίεση. Θα πρέπει επίσης να είναι καλοί στην επικοινωνία με τους ανθρώπους, τόσο προφορικά όσο και γραπτά.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να καθορίσετε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία κατά τη διάρκεια μιας κρίσης;

• υπολογιστικό φύλλο – για τη λίστα πιθανών υποψηφίων για το ρόλο
• ημερολόγιο συναντήσεων – σε προγραμματίστε μια συνάντηση για να συζητήσετε τον ρόλο και να διορίσετε κάποιον

Καθιέρωσα υπεύθυνο σε περίπτωση κρίσης

Κάντε τον επαγγελματία της επικοινωνίας κρίσεων να γνωρίζει τις ευθύνες του

Αντιγραφή συνδέσμου

Αφού προσδιορίσετε ποιος θα είναι υπεύθυνος για τις προσπάθειες επικοινωνίας κρίσεων, πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το άτομο αυτό κατανοεί τι αναμένεται από αυτόν στον ρόλο.

Γιατί είναι σημαντικό να ενημερώσετε τον επαγγελματία της επικοινωνίας κρίσεων σχετικά με τις ευθύνες του;

Το άτομο που είναι υπεύθυνο για την εφαρμογή της στρατηγικής επικοινωνίας για την κρίση πρέπει να είναι σαφές σχετικά με τα καθήκοντά του, ώστε να μπορεί να ενεργεί γρήγορα και αποτελεσματικά σε περίπτωση κρίσης. Αυτό περιλαμβάνει περισσότερα από το να γνωρίζουν απλώς το σχέδιο – πρέπει επίσης να γνωρίζουν τη συνολική στρατηγική επικοινωνίας της εταιρείας και να μπορούν να σκέφτονται ανεξάρτητα.

Πώς να κάνετε τον επαγγελματία της επικοινωνίας κρίσεων να γνωρίζει τις ευθύνες του

Ο καλύτερος τρόπος για να το κάνετε αυτό είναι να καθίσετε μαζί τους και να εξετάσετε το σχέδιο λεπτομερώς, επισημαίνοντας τους συγκεκριμένους ρόλους και ευθύνες. Θα πρέπει επίσης να τους παρέχετε οποιαδήποτε εκπαίδευση ή πόρους χρειάζονται για να εκτελούν αποτελεσματικά τα καθήκοντά τους.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να κάνετε τον επαγγελματία της επικοινωνίας κρίσεων να συνειδητοποιήσει τις ευθύνες του

• ένας προς έναν συνάντηση – για να εξετάσετε το σχέδιο και να συζητήσετε συγκεκριμένους ρόλους και ευθύνες
• πόροι κατάρτισης – για να παρέχετε στον υπεύθυνο τις γνώσεις και τις δεξιότητες που χρειάζονται για την αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων του
• στρατηγική επικοινωνίας – για να διασφαλίσετε ότι ο υπεύθυνος γνωρίζει τη συνολική επικοινωνιακή στρατηγική της εταιρείας

Ο επαγγελματίας μου σε θέματα επικοινωνίας κρίσεων γνωρίζει τις ευθύνες του

Προσδιορίστε ποια κανάλια θα χρησιμοποιηθούν για τις προσπάθειες επικοινωνίας κρίσεων χρησιμοποιώντας το LiveAgent

Αντιγραφή συνδέσμου

Αποφασίστε ποια κανάλια (π.χ. email, μηνύματα κειμένου, μέσα κοινωνικής δικτύωσης) θα χρησιμοποιηθούν για επικοινωνία εκ των προτέρων, έτσι ώστε να μπορείτε να ενημερώνεστε γρήγορα όταν προκύψει έκτακτη ανάγκη.

Γιατί είναι σημαντικό να καθοριστεί ποια κανάλια θα χρησιμοποιηθούν για τις προσπάθειες επικοινωνίας κρίσεων;

Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με την ομάδα σας και τα ενδιαφερόμενα μέρη χρησιμοποιώντας τα κανάλια που θα τους προσεγγίσουν πιο αποτελεσματικά. Είναι επίσης σημαντικό να προσδιορίσετε εκ των προτέρων ποια κανάλια θα χρησιμοποιηθούν για την επικοινωνία, ώστε να μπορείτε να λαμβάνετε γρήγορα τη λέξη όταν προκύψει έκτακτη ανάγκη. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να διασφαλίσετε ότι όλοι λαμβάνουν το ίδιο μήνυμα και ότι κανείς δεν θα μείνει στο σκοτάδι σε μια περίοδο κρίσης.

Πώς να προσδιορίσετε ποια κανάλια θα χρησιμοποιηθούν για τις προσπάθειες επικοινωνίας κρίσεων;

Σκεφτείτε ποιο είναι το κοινό σας και σε ποιες μεθόδους επικοινωνίας είναι πιο πιθανό να ανταποκριθούν. Για παράδειγμα, εάν οι εσωτερικές επικοινωνίες με τους υπαλλήλους απαιτούν μια μέθοδο στην οποία μπορούν να έχουν εύκολη πρόσβαση κατά τις ώρες εργασίας, όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο ή ένα σύστημα intranet. Εάν επικοινωνείτε με πελάτες θα χρειαστεί να χρησιμοποιήσετε μια μέθοδο στην οποία μπορούν να έχουν πρόσβαση ανά πάσα στιγμή, όπως μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή τον ιστότοπο της εταιρείας.

Ποια εργαλεία θα χρησιμοποιηθούν για τον προσδιορισμό των καναλιών που θα χρησιμοποιηθούν για τις προσπάθειες επικοινωνίας κρίσεων;

• υπολογιστικό φύλλο – για να απαριθμήσετε τα διάφορα κανάλια και το κοινό τους
• έρευνα – για να μάθετε ποια κανάλια είναι πιο αποτελεσματικά για την προσέγγιση του κοινού σας (π.χ. ανάλυση αναρτήσεων στο Twitter)
• εργαλείο έρευνας – για να ρωτήσετε την ομάδα ή το κοινό σας ποια κανάλια προτιμούν (δηλαδή τι είναι η άποψή τους για την επικοινωνία κρίσεων από τον οργανισμό σας)
• εργαλείο ανάλυσης – κοιτάξτε δεδομένα από προηγούμενες κρίσεις για να δείτε ποια κανάλια ήταν πιο αποτελεσματικά στην προσέγγιση του κοινού-στόχου σας
• LiveAgent – για επικοινωνία σε όλα τα επιλεγμένα κανάλια κατά τη διάρκεια μιας κρίσης

Έγινε. Καθόρισα κανάλια επικοινωνίας για επικοινωνία κρίσεων

Δημιουργήστε πρότυπα για βασικά μηνύματα για να εξασφαλίσετε συνέπεια

Αντιγραφή συνδέσμου

Αυτός είναι ένας καλός τρόπος για να διασφαλίσετε ότι όλη η επικοινωνία σε κάθε κανάλι είναι συνεπής, ανεξάρτητα από το ποιος στέλνει.

Γιατί είναι σημαντικό να δημιουργείτε πρότυπα για βασικά μηνύματα;

Η συνέπεια είναι σημαντική στην επικοινωνία κρίσεων, επειδή συμβάλλει στην οικοδόμηση εμπιστοσύνης με το κοινό σας. Εάν δουν το ίδιο μήνυμα να προέρχεται από διαφορετικές πηγές, οι παραλήπτες είναι πιο πιθανό να πιστέψουν ότι είναι αλήθεια. Επιπλέον, η συνεπής ανταλλαγή μηνυμάτων θα βοηθήσει στην αποφυγή σύγχυσης και θα διασφαλίσει ότι όλοι βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο.

Πώς να δημιουργήσετε πρότυπα για βασικά μηνύματα;

Θα χρειαστεί να λάβετε υπόψη τα διαφορετικά κανάλια που θα χρησιμοποιήσετε και να δημιουργήσετε ένα πρότυπο για το καθένα. Για παράδειγμα, εάν χρησιμοποιείτε ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, θα πρέπει να δημιουργήσετε ένα πρότυπο μηνύματος που μπορεί εύκολα να προσαρμοστεί με τις σχετικές πληροφορίες. Στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, θα θέλετε να δημιουργήσετε ένα πρότυπο που μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε όλες τις διαφορετικές πλατφόρμες στις οποίες βρίσκεστε.

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη δημιουργία προτύπων για βασικά μηνύματα;

• επεξεργαστής κειμένου – για να γράψετε το πρότυπο
• λογισμικό γραφικού σχεδιασμού – για να δημιουργήσετε ένα οπτικά ελκυστικό πρότυπο

Όλα τα απαραίτητα πρότυπα είναι έτοιμα για χρήση

Σχεδιάστε Συχνές Ερωτήσεις για να απαντήσετε σε κοινές ερωτήσεις από τους ενδιαφερόμενους

Αντιγραφή συνδέσμου

Το να έχετε προετοιμασμένες απαντήσεις σε συχνές ερωτήσεις (FAQ) μπορεί να είναι ένας χρήσιμος τρόπος παροχής πληροφοριών στους ενδιαφερόμενους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης.

Γιατί είναι σημαντικό να συντάσσετε Συχνές Ερωτήσεις;

Η ύπαρξη μιας σελίδας συχνών ερωτήσεων στον ιστότοπό σας βοηθά στην αποφυγή σύγχυσης και διασφαλίζει ότι όλοι λαμβάνουν τις ίδιες πληροφορίες. Επιπλέον, μπορεί να σας βοηθήσει να εξοικονομήσετε χρόνο, καθώς δεν θα χρειαστεί να απαντήσετε πολλές φορές στις ίδιες, συχνά επαναλαμβανόμενες ερωτήσεις.

Πώς να συντάξω Συχνές Ερωτήσεις;

Θα χρειαστεί να εξετάσετε ποιο είναι το κοινό σας και ποιες ερωτήσεις είναι πιθανό να έχει. Για παράδειγμα, εάν επικοινωνείτε με υπαλλήλους, θα θέλετε να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με την πολιτική της εταιρείας για καταστάσεις έκτακτης ανάγκης. Εάν επικοινωνείτε με πελάτες, θα πρέπει να συμπεριλάβετε ερωτήσεις σχετικά με το πώς θα τους επηρεάσει η κρίση.

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη σύνταξη Συχνών Ερωτήσεων;

• επεξεργαστής κειμένου – για να γράψετε τις Συχνές Ερωτήσεις
• εργαλείο έρευνας – για να βρείτε ποιες ερωτήσεις είναι πιθανό να έχει το κοινό σας (π.χ. ανάλυση αναρτήσεων στο Twitter)

Έγινε. Οι Συχνές Ερωτήσεις μου απαντούν σε όλες τις πιο συχνά χρησιμοποιούμενες ερωτήσεις

Σχεδιάστε πώς θα χειρίζεστε τις ερωτήσεις από τα μέσα ενημέρωσης

Αντιγραφή συνδέσμου

Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, τα μέσα ενημέρωσης μπορούν να αποτελέσουν ένα ισχυρό εργαλείο για τη διάδοση πληροφοριών στο κοινό.

Γιατί είναι σημαντικό να προγραμματίζετε πώς θα χειρίζεστε τις ερωτήσεις από τα μέσα;

Αν και τα μέσα μπορούν να είναι ένας ισχυρός τρόπος για να προσεγγίσετε το κοινό σας κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, μπορεί επίσης να είναι παρεμβατικά και ενοχλητικά. Ως εκ τούτου, πρέπει να έχετε ένα σχέδιο για το πώς θα χειρίζεστε τις ερωτήσεις μέσων ενημέρωσης. Εάν είστε σε θέση να ελέγξετε το μήνυμα που μεταδίδουν τα μέσα ενημέρωσης, μπορείτε να βοηθήσετε ώστε το κοινό σας να λαμβάνει ακριβείς και έγκαιρες πληροφορίες.

Πώς να προγραμματίσετε τον χειρισμό των ερωτήσεων από τα μέσα;

Υπάρχουν πολλές ερωτήσεις στις οποίες πρέπει να απαντήσετε, όπως “Είναι καλύτερο να ορίσω έναν εκπρόσωπο που θα είναι το κύριο σημείο επαφής για τα μέσα ενημέρωσης;”, “Θα κάνουμε συνέντευξη Τύπου;», και «Πρέπει να εκδώσουμε δελτίο τύπου;» Πρέπει επίσης να σκεφτείτε ποιες πληροφορίες θα δημοσιεύσετε στα μέσα ενημέρωσης και πώς θα τις δημοσιεύσετε.

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τον χειρισμό ερωτήσεων από τα μέσα;

• εκπαίδευση – για να προετοιμάσετε τον ορισθέντα εκπρόσωπο για την αποτελεσματική επικοινωνία του μηνύματός σας στα μέσα ενημέρωσης
• πρόγραμμα επεξεργασίας κειμένου – για να προετοιμάσετε μια λίστα με βασικά σημεία που θα πρέπει να κάνουν τη διαφορά σε οποιεσδήποτε συνεντεύξεις
• εργαλείο ανασκόπησης – για να ελέγξετε εκ των προτέρων τα βασικά σημεία συζήτησης με την ομάδα επικοινωνίας για την κρίση

Έχω τελειώσει με αυτό το βήμα

Περιγράψτε μια διαδικασία επικοινωνίας με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης

Αντιγραφή συνδέσμου

Σε περιόδους κρίσης, είναι απαραίτητο να έχετε ένα σχέδιο επικοινωνίας με τους υπαλλήλους, έτσι ώστε όλοι να βρίσκονται στο ίδιο επίπεδο και να διαδίδονται ακριβείς πληροφορίες.

Γιατί είναι σημαντικό να περιγράψετε μια διαδικασία επικοινωνίας με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

Είναι σημαντικό να επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, έτσι ώστε όλοι να γνωρίζουν τι συμβαίνει και ποια θα είναι η απάντηση της εταιρείας στην κρίση. Επιπλέον, αυτό μπορεί να βοηθήσει στην αποτροπή της διάδοσης φημών και εικασιών.

Πώς να περιγράψετε μια διαδικασία επικοινωνίας με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

Πρώτα ορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία με τους υπαλλήλους, που θα μπορούσε να είναι το τμήμα HR ή κάποιος που ασχολείται με την επικοινωνία. Στη συνέχεια, πρέπει να καθορίσετε πώς θα επικοινωνείτε με τους υπαλλήλους – για παράδειγμα, θα στείλετε ένα email, θα πραγματοποιήσετε μια συνάντηση ή θα καταγράψετε ένα μήνυμα βίντεο; Αυτό θα εξαρτηθεί από το μέγεθος της εταιρείας σας και τη σοβαρότητα της κρίσης.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επικοινωνία με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης;

• πρόγραμμα email – για αποστολή μηνυμάτων μέσω διαδικτύου
• προγραμματιστή συσκέψεων – για να κανονίσετε την κατάλληλη στιγμή για να συζητήσετε την κρίση
• λογισμικό διαδικτυακού σεμιναρίου – για τη διεξαγωγή μιας διαδικτυακής συνάντησης ή την εγγραφή ενός μηνύματος βίντεο

Όλες οι απαραίτητες διαδικασίες είναι έτοιμες

Εκπαιδεύστε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης

Αντιγραφή συνδέσμου

Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.

Γιατί είναι σημαντικό να εκπαιδεύετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.

Πώς να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα, ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκπαίδευση του βασικού προσωπικού στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

• εγχειρίδιο εκπαίδευσης – για την παροχή μιας εύκολα προσβάσιμης επισκόπησης του σχεδίου επικοινωνίας για την κρίση
• διαδικτυακό μάθημα – για να παρέχετε μια πιο διαδραστική εμπειρία εκπαίδευσης
• αυτοπροσώπως εκπαίδευση – για να διασφαλίσετε ότι το βασικό προσωπικό κατανοεί το σχέδιο και αισθάνεται άνετα με αυτό

Έγινε. Το επιλεγμένο άτομο πέρασε με επιτυχία την εκπαίδευση

Ελέγχετε και ενημερώνετε τακτικά το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων

Αντιγραφή συνδέσμου

Μόλις δημιουργήσετε τη στρατηγική επικοινωνίας κρίσεων, είναι καιρός να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό σχετικά με το σχέδιο, ώστε να γνωρίζουν τι να κάνουν σε περίπτωση κρίσης.

Γιατί είναι σημαντικό να εκπαιδεύετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Είναι τα άτομα που θα είναι υπεύθυνα για την εφαρμογή του σχεδίου σε περίπτωση κρίσης. Εκπαιδεύοντάς τους έγκαιρα, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι θα ξέρουν τι να κάνουν σε περίπτωση καταστροφής και ότι είναι προετοιμασμένοι για οποιοδήποτε ενδεχόμενο.

Πώς να εκπαιδεύσετε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

Το πρώτο βήμα είναι να προσδιορίσετε ποιο είναι το βασικό προσωπικό σας – συνήθως πρόκειται για άτομα σε διοικητικές θέσεις ή θέσεις επικοινωνίας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να τους παρέχετε εκπαίδευση σχετικά με το σχέδιο επικοινωνίας για την κρίση, η οποία μπορεί να γίνει μέσω ποικίλων μεθόδων, όπως προσωπικές εκπαιδευτικές συνεδρίες, ένα διαδικτυακό μάθημα ή ένα έντυπο εγχειρίδιο.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκπαίδευση του βασικού προσωπικού στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης;

• εγχειρίδιο εκπαίδευσης – για την παροχή μιας εύκολα προσβάσιμης επισκόπησης του σχεδίου επικοινωνίας για την κρίση
• διαδικτυακό μάθημα – για να παρέχετε μια πιο διαδραστική εμπειρία εκπαίδευσης
• αυτοπροσώπως εκπαίδευση – για να διασφαλίσετε ότι το βασικό προσωπικό κατανοεί το σχέδιο και αισθάνεται άνετα με αυτό

Εντάξει. Εξετάζω και ενημερώνω τακτικά το σχέδιο

Συμβουλές για να παραμείνετε ήρεμοι σε μια κρίση

Αποφύγετε να κάνετε υποθέσεις

Όταν αντιμετωπίζουμε μια κρίση, μπορεί να είναι δελεαστικό να κάνουμε υποθέσεις για το τι συμβαίνει και τι πρέπει να γίνει. Ωστόσο, αυτό μπορεί συχνά να οδηγήσει σε περισσότερα προβλήματα από όσα λύνει. Είναι σημαντικό να παραμείνετε ήρεμοι και να αποφύγετε να κάνετε υποθέσεις, ώστε να μπορείτε να σκεφτείτε καθαρά και να πάρετε τις καλύτερες δυνατές αποφάσεις.

Κάντε τακτικά διαλείμματα

Κατά τη διάρκεια μιας κρίσης, είναι σημαντικό να παραμείνετε συγκεντρωμένοι και στο στόχο σας. Ωστόσο, αυτό μπορεί να είναι δύσκολο να το κάνετε εάν αισθάνεστε καταβεβλημένοι ή αγχωμένοι. Εάν βρεθείτε σε αυτήν την κατάσταση, κάντε ένα διάλειμμα όπως και όταν χρειαστεί, ώστε να επιστρέψετε στο πρόβλημα ανανεωμένοι και έτοιμοι να το αντιμετωπίσετε. Εάν δεν έχετε χρόνο να κάνετε ένα σωστό διάλειμμα, κάντε τουλάχιστον μια παύση για να αναπνεύσετε και προσπαθήστε να καθαρίσετε το μυαλό σας για λίγα λεπτά.

Αποφύγετε να πάρετε βιαστικές αποφάσεις

Όταν βρίσκεστε υπό πίεση, μπορεί να είναι εύκολο να πάρετε βιαστικές αποφάσεις για τις οποίες αργότερα μετανιώνετε. Εάν είναι δυνατόν, αποφύγετε να πάρετε σημαντικές αποφάσεις μέχρι να περάσει η κρίση και να έχετε χρόνο να σκεφτείτε τα πράγματα. Εάν πρέπει να πάρετε μια απόφαση, αφιερώστε χρόνο και ζυγίστε όλες τις επιλογές πριν δεσμευτείτε για οτιδήποτε.

Ηγηθείτε με διαφάνεια και ειλικρίνεια

Σε περιόδους κρίσης, είναι σημαντικό να είστε ανοιχτοί με την ομάδα σας, τους πελάτες σας και το κοινό. Να είστε γνώστες σχετικά με αυτά που γνωρίζετε και δεν γνωρίζετε – οι άνθρωποι θα εκτιμήσουν την ειλικρίνειά σας και αυτό θα σας βοηθήσει να χτίσετε εμπιστοσύνη μαζί τους. Θα σημαίνει επίσης ότι όλοι ενημερώνονται με ακρίβεια για το τι συμβαίνει.

Εστιάστε πρώτα στο να φροντίζετε τον εαυτό σας

Μπορεί να είναι εύκολο να ξεχάσετε τις δικές σας ανάγκες σε δύσκολες περιόδους. Ωστόσο, είναι σημαντικό να φροντίζετε τον εαυτό σας πρώτα και κύρια. Αυτό σημαίνει να φροντίζετε να τρώτε και να κοιμάστε σωστά, να ασκείστε τακτικά και να αφιερώνετε χρόνο στον εαυτό σας όταν το χρειάζεστε. Κάνοντας αυτά τα πράγματα θα σας φέρει σε καλύτερη θέση να αντιμετωπίσετε την κρίση και να βοηθήσετε τους άλλους.

Σύνοψη της λίστας ελέγχου του σχεδίου επικοινωνίας κρίσης

• Προσδιορίστε τα ενδιαφερόμενα μέρη σας
• Καθορίστε ποιος θα είναι υπεύθυνος για την επικοινωνία σε μια κρίση
• Κάντε τον επαγγελματία της επικοινωνίας κρίσεων να γνωρίζει τις ευθύνες του
• Προσδιορίστε ποια κανάλια θα χρησιμοποιηθούν για τις προσπάθειες επικοινωνίας κρίσεων χρησιμοποιώντας το LiveAgent
• Δημιουργήστε πρότυπα για βασικά μηνύματα για να εξασφαλίσετε συνέπεια
• Σχεδιάστε Συχνές Ερωτήσεις για να απαντήσετε σε κοινές ερωτήσεις από τους ενδιαφερόμενους
• Σχεδιάστε πώς θα χειρίζεστε τις ερωτήσεις από τα μέσα ενημέρωσης
• Περιγράψτε μια διαδικασία επικοινωνίας με τους εργαζόμενους σε περιόδους κρίσης
• Εκπαιδεύστε το βασικό προσωπικό στο σχέδιο δράσης έκτακτης ανάγκης
• Ελέγχετε και ενημερώνετε τακτικά το διαδικτυακό σας σχέδιο επικοινωνίας κρίσεων

Σχετικά Άρθρα

Λίστα ελέγχου γραφικών σχεδίων

Δημιουργήστε τέλεια σχέδια με τη λίστα ελέγχου γραφικών σχεδίων του LiveAgent. Ανακαλύψτε πώς να βελτιώσετε την εξυπηρέτηση πελατών σας με εργαλεία όπως ζωντανή συνομιλία, τηλεφωνικό κέντρο και ενσωματώσεις. Ξεκινήστε δωρεάν δοκιμή σήμερα!

Καθημερινή λίστα ελέγχου προϊσταμένου τηλεφωνικού κέντρου

Ανακαλύψτε την καθημερινή λίστα ελέγχου για προϊσταμένους τηλεφωνικών κέντρων και βελτιώστε την παραγωγικότητά σας. Οργανώστε τις βάρδιες σας, παρακολουθήστε το προσωπικό και αυτοματοποιήστε διαδικασίες για μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα. Επισκεφθείτε τώρα!

Λίστα ελέγχου ρύθμισης τηλεφωνικού κέντρου

Πρακτικές συμβουλές για τη ρύθμιση τηλεφωνικού κέντρου στην επιχείρησή σας. Ανακαλύψτε τη λίστα ελέγχου μας τώρα!

Λίστα ελέγχου μετάβασης τηλεφωνικού κέντρου

Θέλετε να αλλάξετε τον πάροχο λογισμικού σας αλλά δεν ξέρετε από πού να ξεκινήσετε; Αυτή η απόλυτη λίστα ελέγχου μετάβασης τηλεφωνικού κέντρου θα σας βοηθήσει να ολοκληρώσετε τη διαδικασία χωρίς καμία ταλαιπωρία.