Λίστα ελέγχου γνωρίστε τον πελάτη σας

Το να έχετε κύριες πληροφορίες για τον πελάτη σας είναι σημείο-κλειδί για να τους καταλάβετε.

Γιατί είναι σημαντικές οι βασικές πληροφορίες;

Αυτές οι πληροφορίες είναι σημείο-κλειδί για να χτίσετε εμπιστοσύνη με τους πελάτες σας. Κατανοώντας τους σε ένα βαθύτερο κομμάτι, θα είστε σε θέση να τους παρέχετε καλύτερες υπηρεσίες και προϊόντα. Σε αντάλλαγμα, θα οδηγήσει σε μία lβάση αφοσίωσης πελατών που συνεχώς θα υποστηρίζουν την εταιρεία σας.

Πως να αποκτήσετε βασικές πληροφορίες;

Ο πιο εύκολος τρόπος είναι να βάλετε τους πελάτες σας να συμπληρώσουν μία φόρμα διαδικτυακά ή δια ζώσης. Βεβαιωθείτε ότι κάνετε την διαδικασία όσο πιο εύκολη γίνεται. Συμπεριλάβετε δεδομένα όπως:

• όνομα
• ημερομηνία γέννησης
• διεύθυνση
• στοιχεία επικοινωνίας (π.χ. διεύθυνση email και αριθμό τηλεφώνου)

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να αποκτήσετε βασικές πληροφορίες;

•  σύστημα διαχείρισης πελατειακών σχέσεων (CRM)
• βάση δεδομένων πελατών
• απλά υπολογιστικά φύλλα

Το επόμενο βήμα στην κατανόηση του πελάτη είναι να επαληθεύσετε την ταυτότητά τους. Αυτό μπορεί να γίνει μέσω πιστοποιητικού που έχει εκδοθεί από την κυβέρνηση, όπως ένα διαβατήριο ή ένα δίπλωμα αυτοκινήτου.

Γιατί είναι σημαντική η επαλήθευση της ταυτότητας;

Επιβεβαιώνει ότι οι πελάτες είναι όντως αυτοί που λένε ότι είναι, και βοηθά στην μείωση των ρίσκων εφόσον συνεργαστείτε μαζί τους.

Πως να επαληθεύσετε την ταυτότητά τους;

Ο καλύτερος τρόπος είναι να σας παρέχουν οι πελάτες σας ένα αντίγραφο της ταυτότητάς τους είτε ηλεκτρονικά είτε δια ζώσης. Βεβαιωθείτε ότι θα κράτησε το πρωτότυπο σε ασφαλές σημείο, διότι θα το χρειαστείτε για τα αρχεία σας. Θα ελέγξετε επίσης την ταυτότητά τους σε μία αξιόπιστη βάση δεδομένων, όπως η Εθνική Βάση Δεδομένων Ταυτοτήτων.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε ώστε να επαληθεύσετε την ταυτότητα τους;

• αξιόπιστη βάση δεδομένων ταυτοτήτων
• πιστοποιητικό που έχει εκδοθεί από την κυβέρνηση
• ταυτότητα/διαβατήριο, δίπλωμα οδήγησης, ή ένα δελτίο ταυτότητας ψηφοφόρου
• τωρινή ταυτότητα που έχει εκδοθεί από την πολιτεία
• οποιαδήποτε χρεωστική ή πιστωτική κάρτα η οποία έχει εκδοθεί από τράπεζα

Το επόμενο βήμα στην κατανόηση του πελάτη σας είναι να επαληθεύσετε ότι την διεύθυνση κατοικίας τους.

Γιατί είναι σημαντική η επαλήθευση διεύθυνσης κατοικίας;

Επιβεβαιώνει την ταυτότητα του πελάτη και σας βοηθά να αποφύγετε τυχόν απάτες.

Πως να αποκτήσετε την επαλήθευση της διεύθυνσης;

Ο πιο κοινός τρόπος είναι να ζητήσετε από τον πελάτη σας έναν λογαριασμό ή άλλο επίσημο έγγραφο που θα αναγράφει το όνομα και την διεύθυνση του πελάτη. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε μία υπηρεσία όπως το LexisNexis για να επαληθεύσετε τις πληροφορίες.

Εφόσον ο πελάτης δεν έχει φυσική διεύθυνση, θα πρέπει να φανείτε δημιουργικοί και να βρείτε άλλους τρόπους επαλήθευσης της ταυτότητας τους και της περιοχής τους.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να επαληθεύσετε την διεύθυνσή τους;

• ένα αντίγραφο λογαριασμού (π.χ. λογαριασμό ρεύματος) με επιβεβαιωμένη διεύθυνση
• Visa/δίπλωμα αυτοκινήτου με ψηφιακή φωτογραφία
• αντίγραφο πώλησης ή μίσθωσης κατοικίας
• οποιοδήποτε έγγραφο στο όνομα συζύγου

Για να κατανοήσετε τους πελάτες σας, θα πρέπει να καταλάβετε το προφίλ κινδύνου τους.

Γιατί είναι σημαντικό το προφίλ κινδύνου;

Ένα προφίλ κινδύνου βοηθά να καθορίσετε στόχους επένδυσης του πελάτη, χρονικό περιθώριο, και ανοχή στα ρίσκα. Είναι σημαντικό να κατανοήσετε το προφίλ κινδύνου του πελάτη σας ώστε να το ταιριάξετε καλύτερα με προϊόντα και υπηρεσίες.

Πως να καθορίσετε ένα προφίλ κινδύνου πελάτη;

Υπάρχουν διαφορετικοί τρόποι για να καθορίσετε τους παράγοντες κινδύνου πελατών. Ο ένας τρόπος είναι να ρωτήσετε ευθέως, και ο άλλος τρόπος είναι να συμπληρώσουν ένα ερωτηματολόγιο ώστε να λάβετε αυτές τις πληροφορίες.

Όταν τις αποκτήσετε, μπορείτε να αρχίσετε να ταιριάζετε προϊόντα και υπηρεσίες που είναι κατάλληλο για εκείνους.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για το προφίλ κινδύνου πελατών;

• ερωτηματολόγια
• στόχους επενδύσεων
• χρονικά περιθώρια
• ανοχή στα ρίσκα

Αυτό μπορεί να διαφέρει ελαφρώς από τον τύπο της εταιρείας.

Γιατί είναι σημαντικό να αποκτήσετε βασικές πληροφορίες της εταιρείας;

Αυτό σας βοηθά να αποφύγετε απάτες και να εκτιμήσετε τα ρίσκα εφόσον συνεργαστείτε με την εταιρεία.

Πως να αποκτήσετε βασικές πληροφορίες για την εταιρεία;

Ο ένας τρόπος είναι να αναζητήστε την εταιρεία στο Google. Ένας άλλος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε μία υπηρεσία όπως το LexisNexis. Σε γενικές γραμμές, θα χρειαστείτε:

• πλήρες όνομα της εταιρείας
• εγγεγραμμένη διεύθυνση της εταιρείας
• αριθμό μητρώου εταιρείας
• αριθμό μητρώου ΦΠΑ (αν ισχύει)
• στοιχεία επικοινωνίας (π.χ. διεύθυνση email και αριθμό τηλεφώνου)

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να αποκτήσετε βασικές πληροφορίες της εταιρείας;

• αναζήτηση Google
• LexisNexis
• ερωτηματολόγια

Ο τύπος ή η κατάσταση της εταιρείας είναι μία άλλη πτυχή που μπορεί να θέλετε να λάβετε υπόψιν σας.

Γιατί είναι σημαντικό να γνωρίζετε τον τύπο/κατάσταση της εταιρείας;

Το μέγεθος της εταιρείας μπορεί για παράδειγμα να σας δώσει μία ιδέα για την δύναμή της στις πωλήσεις. Με το να γνωρίζετε την εταιρεία θα μπορείτε να καταλάβετε την γλώσσα που μιλούν οι πελάτες σας και τις καθημερινές προκλήσεις που αντιμετωπίζουν.

Πως να μάθετε τον τύπο/κατάσταση της εταιρείας;

Ο ένας τρόπος είναι να ψάξετε την εταιρεία στο Hoovers. Μπορείτε επίσης να ψάξετε την εταιρεία στο Google και να δείτε την σελίδα “Σχετικά με εμάς”. Τέλος, μπορείτε να τους ρωτήσετε ευθέως και να κάνετε επιβεβαίωση με ένα email παρακολούθησης ή μία τηλεφωνική κλήση.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να μάθετε τον τύπο/κατάσταση της εταιρείας;

• Hoovers
• Google
• email/τηλεφωνικές κλήσεις

Με τι δραστηριοποιείται αυτή η εταιρεία; Με άλλα λόγια, ποια είναι η φύση της εταιρείας;

Γιατί είναι σημαντικό να γνωρίζετε την φύση της εργασίας της εταιρείας;

Αυτό θα σας βοηθήσει να καθορίσετε τι προϊόντα και υπηρεσίες θα τους ενδιαφέρουν.

Πως να μάθετε για την φύση της εργασίας της εταιρείας;

Εδώ θα βρείτε κάποιες ερωτήσεις να τους κάνετε ώστε να μάθετε καλύτερα την εταιρεία που ερευνάτε.

• Ποιο είναι το μοντέλο της εταιρείας τους;
• Σε ποιον κλάδο δραστηριοποιούνται;
• Ποιες είναι οι βασικές τους αξίες;
• Τι προϊόντα και υπηρεσίες προσφέρει η συγκεκριμένη επιχείρηση;
• Υπάρχουν κάποια προϊόντα και υπηρεσίες που προωθούν επί του παρόντος;
• Ποια είναι μερικά από τα πιο δημοφιλή προϊόντα και υπηρεσίες τους;

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την συγκεκριμένη έρευνα;

• ιστότοπος εταιρείας – σελίδα σχετικά με εμάς
• κάντε τους μία κλήση
• διαβάστε διαδικτυακές κριτικές- σάιτ όπως το G2, Capterra

Θα πρέπει να επιβεβαιώσετε την καταχωρημένη διεύθυνση της εταιρείας.

Γιατί είναι σημαντικό να επιβεβαιώσετε την καταχωρημένη διεύθυνση μίας εταιρείας;

Θα σας βοηθήσει να διασφαλίσετε ότι η εταιρεία είναι νόμιμη και δεν προσπαθεί να κρύψει κάτι.

Πως να επιβεβαιώσετε την καταχωρημένη διεύθυνση μίας εταιρείας;

Για της εταιρείες με έδρα τις ΗΠΑ, ένας τρόπος είναι να ψάξετε για τις πληροφορίες της εταιρείας στην πολιτεία που είναι καταχωρημένη. Ένας άλλος τρόπος είναι να διαβάσετε άρθρα της εταιρείας για τον σχηματισμό και την ενσωμάτωση με την πολιτεία. Τέλος, μπορείτε να την ελέγξετε με το γραφείο της κομητείας που έχει καταχωρηθεί.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να επιβεβαιώσετε την καταχωρημένη διεύθυνση μίας εταιρείας;

• Google Χάρτες
• LexisNexis

Είναι επίσης σημαντικό να επιβεβαιώσετε την ταυτότητα των διευθυντών.

Γιατί είναι σημαντικό να επιβεβαιώσετε την ταυτότητα των διευθυντών;

Οι διευθυντές είναι οι άνθρωποι που διαχειρίζονται την εταιρεία. Οπότε, είναι σημαντικό να γνωρίζετε το ιστορικό τους και το ποιοι είναι.

Πως να επιβεβαιώσετε την ταυτότητα των διευθυντών;

Ζητήστε τους το πλήρες όνομά τους, ημερομηνία γέννησης, και τωρινή διεύθυνση. Επιπλέον, θα πρέπει να τους ζητήσετε ένα αντίγραφο του διαβατηρίου ή του διπλώματος οδήγησής τους. Μπορείτε επίσης να ελέγξετε τα δημόσια αρχεία. Εν κατακλείδι θα πρέπει να αφιερώσετε χρόνο ώστε να επιβεβαιώσετε την ταυτότητα των διευθυντών της εταιρείας προτού συνεργαστείτε μαζί τους.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να επιβεβαιώσετε την ταυτότητα των διευθυντών;

• αναζήτηση Google
• LinkedIn
• Company House (στο Ηνωμένο Βασίλειο)

Αναφέρεται για εταιρείες που έχουν έδρα στο ΗΒ, Ευρώπη, και Αυστραλία.

Γιατί είναι σημαντικό να αποκτήσετε τον αριθμό αναφοράς μίας εταιρείας;

Σας βοηθά να κατανοήσετε το μέγεθος και το μοντέλο εργασίας τους.

Πως να βρείτε τον αριθμό αναφοράς μίας εταιρείας;

Ο καλύτερος τρόπος είναι να τους ρωτήσετε ευθέως. Μπορείτε επίσης να βρείτε αυτές τις πληροφορίες στον ιστότοπό τους ή αναζητώντας την εταιρεία στο Google.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε ώστε να αποκτήσετε τον αριθμό αναφοράς μίας εταιρείας;

• ιστότοπο εταιρείας
• αναζήτηση σε μηχανές όπως το Google
• ρωτήστε την εταιρεία ευθέως

Η αξιολόγηση της πιστοληπτικής ικανότητας μίας εταιρείας είναι ένα καλό κριτήριο της οικονομικής της υγείας.

Γιατί είναι σημαντικό να γνωρίζετε την αξιολόγηση της πιστοληπτικής ικανότητας μίας εταιρείας;

Σας βοηθά να καταλάβετε την οικονομική υγεία μίας εταιρείας και την ικανότητά της να πληρώνει εντός χρόνου.

Πως να βρείτε την αξιολόγηση της πιστοληπτικής ικανότητας μίας εταιρείας;

Ένας τρόπος είναι να παρακολουθήσετε τα οικονομικά στοιχεία και τα πιθανά ρίσκα της εταιρείας. Άλλος τρόπος είναι να βρείτε μία οικονομική αναφορά μέσω εξειδικευμένου γραφείου.

Μία καλή αξιολόγηση πιστοληπτικής ικανότητας είναι οτιδήποτε πάνω από το “iεπενδυτικό βαθμό”, που σημαίνει ότι η εταιρεία κάνει επενδύσεις χαμηλού ρίσκου. Μία χαμηλή αξιολόγηση πιστοληπτικής ικανότητας είναι οτιδήποτε κάτω από το “iεπενδυτικό βαθμό”, που σημαίνει ότι η εταιρεία κάνει επενδύσεις υψηλού ρίσκου. Αν η εταιρεία δεν έχει καθόλου αξιολόγηση, μπορεί να σημαίνει ότι είναι νέα εταιρεία για να έχει αξιολόγηση ή δεν έχει καλή οικονομική υγεία.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να παρακολουθήσετε την αξιολόγηση της πιστοληπτικής ικανότητας μίας εταιρείας;

• ρυθμίστε ειδοποιήσεις μέσω γραφείου 
• χρησιμοποιήστε ένα εργαλείο παρακολούθησης χρηματοοικονομικών όπως το Bloomberg ή το Reuters για έλεγχο οικονομικής δραστηριότητας

Επιβεβαιώστε ότι θα λάβετε πληροφορίες όπως διεύθυνση υποκαταστήματος και αριθμό λογαριασμού πελάτη, Swift κωδικό, και IBAN.

Γιατί είναι σημαντικό να γνωρίζετε τραπεζικές πληροφορίες της εταιρείας;

Σας δίνει μία ιδέα για το πως κάνει τραπεζικές συναλλαγές η εταιρεία και για το οικονομικό ιστορικό της. Αυτή η πληροφορία μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε μία εταιρεία που σας χρωστά χρήματα.

Πως να βρείτε τραπεζικές πληροφορίες της εταιρείας;

Ο καλύτερος τρόπος για να βρείτε τραπεζικές πληροφορίες μίας εταιρείας είναι να τους ρωτήσετε ευθέως. Μπορείτε επίσης να βρείτε αυτές τις πληροφορίες κοιτάζοντας στο σάιτ της εταιρείας ή ελέγχοντας τις τραπεζικές καταθέσεις.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να αποκτήσετε τραπεζικές πληροφορίες της εταιρείας;

• Η βάση δεδομένων του SEC’s Edgar περιέχει δημόσια οικονομικές συναλλαγές εταιρειών
• Το D&B Hoovers παρέχει λεπτομερή προφίλ εταιρειών, μαζί με τραπεζικές πληροφορίες
• τον ιστότοπο της εταιρείας -την σελίδα “Επικοινωνήστε μαζί μας” ή “Σχετικά με εμάς”

Ένα ακόμη σημαντικό θέμα που πρέπει να γνωρίζετε για τους πελάτες σας είναι τους ανθρώπους που διαχειρίζονται την εταιρεία, διευθυντές, εταίρους, και ιδιοκτήτες.

Γιατί είναι σημαντικό να γνωρίζετε τους υπεύθυνους μίας εταιρείας;

Μπορεί να σας βοηθήσει να καταλάβετε τον τρόπο λήψης αποφάσεων, αλλά και να σας δώσει πληροφορίες σχετικά με την κουλτούρα της εταιρείας.

Πως να γνωρίσετε τους υπεύθυνους μίας εταιρείας;

Κάντε μία λίστα για τους εταίρους, διευθυντές, και ιδιοκτήτες της εταιρείας και στην συνέχεια κάντε μία έρευνα για τον καθένα ξεχωριστά. Προσπαθήστε να μάθετε όσο το δυνατόν περισσότερα για το ιστορικό τους, τα ενδιαφέροντά τους, και τους στόχους τους για την εταιρεία. Αυτό θα σας βοηθήσει να καταλάβετε πως σκέφτονται και τι τους παρακινεί.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να γνωρίσετε τους υπεύθυνους μίας εταιρείας;

• ιστότοπο εταιρείας
• μηχανές αναζήτησης όπως το Google
• ρωτήστε την εταιρεία ευθέως

Τα πιστοποιητικά είναι επίσημα έγγραφα που δείχνουν την ενσωμάτωση, τον ιδιοκτήτη, και την συμμόρφωση της εταιρείας με τους κανονισμούς. Δεδομένα όπως πιστοποιητικά για την ενσωμάτωση, αρμοδιότητα, υπόμνημα, και σχετικά άρθρα σας δίνει μία ιδέα για την δόμηση της εταιρείας.

Γιατί είναι σημαντικά τα πιστοποιητικά;

Μπορούν να σας βοηθήσουν να καταλάβετε την δόμηση και την λειτουργεία της εταιρείας.

Πως να αποκτήσετε όλα τα σχετικά πιστοποιητικά;

Ο πιο εύκολος τρόπος είναι να τα ζητήσετε απευθείας από την εταιρεία. Μπορείτε επίσης να τα βρείτε στο τοπικό εμπορικό επιμελητήριο ή διαδικτυακά μέσω βάσεις δεδομένων καταχωρήσεων εταιρειών.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την απόκτηση των πιστοποιητικών;

• ρωτήστε την εταιρεία
• τοπικό εμπορικό επιμελητήριο
• βάσεις δεδομένων καταχωρήσεων εταιρειών

Απαιτείται από κάθε εταιρεία να ελεγχθούν τα οικονομικά προφίλ τους από ανεξάρτητα άτομα.

Γιατί είναι σημαντικός ο έλεγχος των οικονομικών;

Μία αναφορά οικονομικών θα σας δείξει αν οι οικονομικές δηλώσεις είναι ακριβής ή όχι.

Πως θα βρείτε την ελεγμένη ετήσια έκθεση/οικονομικοί λογαριασμοί/ καταστάσεις;

Ο καλύτερος τρόπος για να αποκτήσετε αυτά τα δεδομένα είναι τα ζητήσετε ευθέως από την εταιρεία. Μπορείτε επίσης να τα βρείτε σε διαδικτυακές βάσεις δεδομένων καταχώρησης εταιρειών  ή στην βάση δεδομένων του SEC’s Edgar.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να βρείτε την ελεγμένη ετήσια έκθεση/οικονομικοί λογαριασμοί/ καταστάσεις;

• ρωτήστε την εταιρεία
• διαδικτυακές βάσεις δεδομένων καταχώρησης εταιρειών
• βάση δεδομένων του SEC’s Edgar

Αυτή είναι μία λίστα που δείχνει τους μετόχους της εταιρείας αλλά και το ποσοστό που κατέχει ο καθένας.

Γιατί είναι σημαντικό ένα μητρώο μετόχων;

Σας βοηθά να καταλάβετε ποιοι είναι ιδιοκτήτες της εταιρείας και πόσο έλεγχο έχουν. Σας δίνει επίσης πληροφορίες για την οικονομική κατάσταση της εταιρείας.

Πως να αποκτήσετε το μητρώο μετόχων;

Ο καλύτερος τρόπος είναι να το ζητήσετε απευθείας από την εταιρεία. Μπορεί να το βρείτε επίσης σε διαδικτυακές βάσεις καταχώρησης εταιρειών ή στην βάση δεδομένων του SEC’s Edgar.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να αποκτήσετε το μητρώο μετόχων;

• ρωτήστε την εταιρεία
• διαδικτυακές βάσεις δεδομένων καταχώρησης εταιρειών
• βάση δεδομένων του SEC’s Edgar

Κάθε εταιρεία έχει ένα προφίλ κινδύνου που παρουσιάζει όλες τις πιθανές απειλές που μπορεί να εντοπίζει η εταιρεία.

Γιατί είναι σημαντικό ένα προφίλ κινδύνου;

Σας βοηθά να καταλάβετε τι προκλήσεις αντιμετωπίζει η εταιρεία και πως τις διαχειρίζεται. Επίσης σας δίνει πληροφορίες στις μελλοντικές προοπτικές της εταιρείας.

Πως να αποκτήσετε ένα προφίλ κινδύνου;

Ζητήστε το από την εταιρεία ή ελέγξτε τις οικονομικές δηλώσεις.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να αποκτήσετε ένα προφίλ κινδύνου;

• Business Risk Navigator – ένα εργαλείο του US Small Business Administration
• ερωτηματολόγια