Λίστα ελέγχου επισταµένης έρευνας πελατών

Δοκιμάστε την ασφάλεια των δικτύων και των συστημάτων σας και βεβαιωθείτε ότι οι υπάλληλοί σας έχουν εκπαιδευτεί στις βέλτιστες πρακτικές ασφάλειας δεδομένων.

Γιατί είναι σημαντική η ασφάλεια των πληροφοριών σας;

Για να προστατεύσετε την επιχείρησή σας από πιθανές οικονομικές απώλειες που ενδέχεται να προκύψουν σε περίπτωση κλοπής της ταυτότητας των πελατών σας. Επιπλέον, εάν τα συστήματά σας παραβιαστούν, ενδέχεται να επιβληθούν βαριά πρόστιμα από ρυθμιστικούς φορείς.

Πώς να ασφαλίσετε τις πληροφορίες σας;

Πρώτον, θα πρέπει να έχετε εσωτερικούς ελέγχους και μια πολιτική ασφάλειας δεδομένων που να περιγράφει τα εύλογα μέτρα που πρέπει να λάβετε για την προστασία των δικτύων και των συστημάτων σας. Στη συνέχεια, βεβαιωθείτε ότι όλοι οι υπάλληλοί σας έχουν εκπαιδευτεί στις βέλτιστες πρακτικές ασφάλειας δεδομένων, όπως η μη κοινή χρήση κωδικών πρόσβασης ή η λήψη αρχείων που δεν προέρχονται από αξιόπιστες πηγές.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την ασφάλεια των πληροφοριών σας;

• σύστημα διαχείρισης σχέσεων με τους πελάτες – για την αποθήκευση των πληροφοριών τους και τον προγραμματισμό της επαφής
• LiveAgent – για να επικοινωνήσετε απευθείας μαζί τους μέσω του καναλιού που προτιμούν
• υπενθυμίσεις ημερολογίου – για να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε πότε έχετε προγραμματίσει να επικοινωνήσετε με κάθε πελάτη

Εάν πιστεύετε ότι ένας πελάτης είναι ύποπτος για ξέπλυμα χρήματος ή οποιαδήποτε άλλη εγκληματική δραστηριότητα, θα πρέπει να το αναφέρετε στις αρμόδιες αρχές.

Γιατί είναι σημαντική η αναφορά ύποπτης δραστηριότητας λογαριασμού;

Αποτελεί νομική απαίτηση να το κάνετε και συμβάλλει στην προστασία τόσο της επιχείρησής σας όσο και της ευρύτερης κοινότητας από ενδεχόμενη ζημιά. Πρέπει να λάβετε μέτρα εάν έχετε υποψίες για ξέπλυμα βρώμικου χρήματος ή άλλες εγκληματικές δραστηριότητες, καθώς πρόκειται για σοβαρά εγκλήματα που μπορεί να έχουν εκτεταμένες συνέπειες.

Πώς να αναφέρω ύποπτη δραστηριότητα λογαριασμού;

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι αναφοράς ύποπτης δραστηριότητας, ανάλογα με τη χώρα ή την περιοχή όπου ζείτε. Στις ΗΠΑ, για παράδειγμα, μπορείτε να υποβάλετε μια αναφορά ύποπτης δραστηριότητας (SAR) στο Δίκτυο Επιβολής Οικονομικών Εγκλημάτων (FinCEN).

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την αναφορά ύποπτης δραστηριότητας λογαριασμού;

• SAR – για υποβολή αναφοράς στο FinCEN στις αρμόδιες αρχές των ΗΠΑ
• σχετικές αρχές – για αναφορές σε άλλες χώρες και περιοχές

Εάν πιστεύετε ότι ένας πελάτης είναι ύποπτος για ξέπλυμα χρήματος ή οποιαδήποτε άλλη εγκληματική δραστηριότητα, θα πρέπει να το αναφέρετε στις αρμόδιες αρχές.

Γιατί είναι σημαντική η αναφορά ύποπτης δραστηριότητας λογαριασμού;

Αποτελεί νομική απαίτηση να το κάνετε και συμβάλλει στην προστασία τόσο της επιχείρησής σας όσο και της ευρύτερης κοινότητας από ενδεχόμενη ζημιά. Πρέπει να λάβετε μέτρα εάν έχετε υποψίες για ξέπλυμα βρώμικου χρήματος ή άλλες εγκληματικές δραστηριότητες, καθώς πρόκειται για σοβαρά εγκλήματα που μπορεί να έχουν εκτεταμένες συνέπειες.

Πώς να αναφέρω ύποπτη δραστηριότητα λογαριασμού;

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι αναφοράς ύποπτης δραστηριότητας, ανάλογα με τη χώρα ή την περιοχή όπου ζείτε. Στις ΗΠΑ, για παράδειγμα, μπορείτε να υποβάλετε μια αναφορά ύποπτης δραστηριότητας (SAR) στο Δίκτυο Επιβολής Οικονομικών Εγκλημάτων (FinCEN).

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την αναφορά ύποπτης δραστηριότητας λογαριασμού;

• SAR – για υποβολή αναφοράς στο FinCEN στις αρμόδιες αρχές των ΗΠΑ
• σχετικές αρχές – για αναφορές σε άλλες χώρες και περιοχές

Ακόμα κι αν όλα φαίνονται να πάνε καλά, θα πρέπει να έρθετε σε επαφή με τους πελάτες σας μετά από ένα ορισμένο χρονικό διάστημα.

• σύστημα διαχείρισης σχέσεων με τους πελάτες – για την αποθήκευση των πληροφοριών τους και τον προγραμματισμό της επαφής
• LiveAgent – για να επικοινωνήσετε απευθείας μαζί τους μέσω του καναλιού που προτιμούν
• υπενθυμίσεις ημερολογίου – για να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε πότε έχετε προγραμματίσει να επικοινωνήσετε με κάθε πελάτη

Εάν πιστεύετε ότι ένας πελάτης είναι ύποπτος για ξέπλυμα χρήματος ή οποιαδήποτε άλλη εγκληματική δραστηριότητα, θα πρέπει να το αναφέρετε στις αρμόδιες αρχές.

Γιατί είναι σημαντική η αναφορά ύποπτης δραστηριότητας λογαριασμού;

Αποτελεί νομική απαίτηση να το κάνετε και συμβάλλει στην προστασία τόσο της επιχείρησής σας όσο και της ευρύτερης κοινότητας από ενδεχόμενη ζημιά. Πρέπει να λάβετε μέτρα εάν έχετε υποψίες για ξέπλυμα βρώμικου χρήματος ή άλλες εγκληματικές δραστηριότητες, καθώς πρόκειται για σοβαρά εγκλήματα που μπορεί να έχουν εκτεταμένες συνέπειες.

Πώς να αναφέρω ύποπτη δραστηριότητα λογαριασμού;

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι αναφοράς ύποπτης δραστηριότητας, ανάλογα με τη χώρα ή την περιοχή όπου ζείτε. Στις ΗΠΑ, για παράδειγμα, μπορείτε να υποβάλετε μια αναφορά ύποπτης δραστηριότητας (SAR) στο Δίκτυο Επιβολής Οικονομικών Εγκλημάτων (FinCEN).

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την αναφορά ύποπτης δραστηριότητας λογαριασμού;

• SAR – για υποβολή αναφοράς στο FinCEN στις αρμόδιες αρχές των ΗΠΑ
• σχετικές αρχές – για αναφορές σε άλλες χώρες και περιοχές

Θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε εάν ένας πελάτης αρχίζει να συμμετέχει σε οποιαδήποτε αμφισβητήσιμη δραστηριότητα, καθώς αυτό θα μπορούσε να είναι ένδειξη ότι κάτι δεν πάει καλά.

Γιατί είναι σημαντική η καταγραφή αλλαγών στη συμπεριφορά;

Μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε νωρίς πιθανά προβλήματα και να λάβετε μέτρα για να αποτρέψετε την πρόκληση ζημιάς. Η παρατήρηση οποιασδήποτε ασυνήθιστης δραστηριότητας σάς επιτρέπει να διερευνήσετε περαιτέρω και να μάθετε εάν ο πελάτης εμπλέκεται σε εγκληματικές ενέργειες πριν να είναι πολύ αργά.

Πώς να σημειώσετε αλλαγές στη συμπεριφορά;

Δώστε προσοχή στον τρόπο με τον οποίο ενεργεί ο πελάτης όταν αλληλεπιδράτε μαζί του και παρακολουθήστε τις επιχειρηματικές του δραστηριότητες με την πάροδο του χρόνου. Εάν παρατηρήσετε οποιεσδήποτε αποκλίσεις από τον κανόνα, θα πρέπει να τους θέσετε απευθείας το ζήτημα ή να επισημάνετε τον λογαριασμό για πιο στενή συνεχή παρακολούθηση.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να σημειώσετε αλλαγές στη συμπεριφορά;

• παρακολούθηση δραστηριοτήτων με την πάροδο του χρόνου – για να εντοπίσετε οτιδήποτε ασυνήθιστο
• επισήμανση λογαριασμού – για να επισημάνετε έναν λογαριασμό ως δυνητικά ύποπτο

Ακόμα κι αν όλα φαίνονται να πάνε καλά, θα πρέπει να έρθετε σε επαφή με τους πελάτες σας μετά από ένα ορισμένο χρονικό διάστημα.

Γιατί είναι σημαντικό να πραγματοποιείτε τακτικά check-in;

Για τη δημιουργία και τη διατήρηση μιας καλής σχέσης με τους πελάτες, καθώς και για τη δυνατότητα να τους ρωτήσετε για τυχόν αλλαγές στις συνθήκες ή την επιχείρησή τους που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τον λογαριασμό ή τις δραστηριότητές τους μαζί σας. Τα τακτικά check-in δείχνουν ότι έχετε επενδύσει στον πελάτη και την επιτυχία του.

Πώς να κάνετε τακτικά check-in;

Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα διαχείρισης σχέσεων με τους πελάτες (CRM) για να προγραμματίσετε τακτικές επαφές με πελάτες τουλάχιστον μία φορά το χρόνο (αλλά πιο συχνά εάν είναι δυνατόν), ή να δημιουργήσετε ένα σύστημα υπενθύμισης για τον εαυτό σας. Μπορείτε επίσης απλά να επικοινωνήσετε όταν έχετε κάτι συγκεκριμένο να συζητήσετε και να επικοινωνήσετε μαζί τους μέσω της μεθόδου επικοινωνίας που προτιμούν, χρησιμοποιώντας το λογισμικό κέντρου εξυπηρέτησης LiveAgent. Αυτό θα βοηθήσει στη διατήρηση καλών σχέσεων με τους πελάτες.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκτέλεση τακτικών check-in;

• σύστημα διαχείρισης σχέσεων με τους πελάτες – για την αποθήκευση των πληροφοριών τους και τον προγραμματισμό της επαφής
• LiveAgent – για να επικοινωνήσετε απευθείας μαζί τους μέσω του καναλιού που προτιμούν
• υπενθυμίσεις ημερολογίου – για να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε πότε έχετε προγραμματίσει να επικοινωνήσετε με κάθε πελάτη

Εάν πιστεύετε ότι ένας πελάτης είναι ύποπτος για ξέπλυμα χρήματος ή οποιαδήποτε άλλη εγκληματική δραστηριότητα, θα πρέπει να το αναφέρετε στις αρμόδιες αρχές.

Γιατί είναι σημαντική η αναφορά ύποπτης δραστηριότητας λογαριασμού;

Αποτελεί νομική απαίτηση να το κάνετε και συμβάλλει στην προστασία τόσο της επιχείρησής σας όσο και της ευρύτερης κοινότητας από ενδεχόμενη ζημιά. Πρέπει να λάβετε μέτρα εάν έχετε υποψίες για ξέπλυμα βρώμικου χρήματος ή άλλες εγκληματικές δραστηριότητες, καθώς πρόκειται για σοβαρά εγκλήματα που μπορεί να έχουν εκτεταμένες συνέπειες.

Πώς να αναφέρω ύποπτη δραστηριότητα λογαριασμού;

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι αναφοράς ύποπτης δραστηριότητας, ανάλογα με τη χώρα ή την περιοχή όπου ζείτε. Στις ΗΠΑ, για παράδειγμα, μπορείτε να υποβάλετε μια αναφορά ύποπτης δραστηριότητας (SAR) στο Δίκτυο Επιβολής Οικονομικών Εγκλημάτων (FinCEN).

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την αναφορά ύποπτης δραστηριότητας λογαριασμού;

• SAR – για υποβολή αναφοράς στο FinCEN στις αρμόδιες αρχές των ΗΠΑ
• σχετικές αρχές – για αναφορές σε άλλες χώρες και περιοχές

Ακόμα και αφού ολοκληρώσετε τη διαδικασία επισταμένης έρευνας πελατών, θα πρέπει να παρακολουθείτε τις ενέργειές τους.

Γιατί είναι σημαντική η παρακολούθηση της δραστηριότητας των πελατών;

Για να ελέγξετε ότι δεν πραγματοποιούν ύποπτες συναλλαγές και να σας δώσουν την ευκαιρία να αντιδράσετε εάν το κάνουν. Εάν παρατηρήσετε ότι ένας μεγάλος πελάτης πραγματοποιεί μεγάλες ή συχνές αναλήψεις, για παράδειγμα, θα πρέπει να διερευνήσετε περαιτέρω για να αναζητήσετε σημάδια πιθανής νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες.

Πώς να παρακολουθείτε τη δραστηριότητα των πελατών;

Ελέγχετε τακτικά τις καταστάσεις επαγγελματικών λογαριασμών ή το ιστορικό συναλλαγών τους. Εάν εντοπίσετε κάτι ασυνήθιστο, προβείτε στις κατάλληλες ενέργειες, όπως να επικοινωνήσετε με τον πελάτη ή να αναφέρετε την αμφισβητήσιμη δραστηριότητά του στις αρμόδιες αρχές.

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση της δραστηριότητας των πελατών;

• καταστάσεις λογαριασμού – για να αναζητήσετε τυχόν ύποπτες συναλλαγές
• ιστορικά συναλλαγών – για να παρακολουθήσετε τη δραστηριότητα των πελατών με την πάροδο του χρόνου
• τακτικούς ελέγχους – για να διασφαλίσετε ότι δεν θα χαθούν ύποπτες δραστηριότητες

Θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε εάν ένας πελάτης αρχίζει να συμμετέχει σε οποιαδήποτε αμφισβητήσιμη δραστηριότητα, καθώς αυτό θα μπορούσε να είναι ένδειξη ότι κάτι δεν πάει καλά.

Γιατί είναι σημαντική η καταγραφή αλλαγών στη συμπεριφορά;

Μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε νωρίς πιθανά προβλήματα και να λάβετε μέτρα για να αποτρέψετε την πρόκληση ζημιάς. Η παρατήρηση οποιασδήποτε ασυνήθιστης δραστηριότητας σάς επιτρέπει να διερευνήσετε περαιτέρω και να μάθετε εάν ο πελάτης εμπλέκεται σε εγκληματικές ενέργειες πριν να είναι πολύ αργά.

Πώς να σημειώσετε αλλαγές στη συμπεριφορά;

Δώστε προσοχή στον τρόπο με τον οποίο ενεργεί ο πελάτης όταν αλληλεπιδράτε μαζί του και παρακολουθήστε τις επιχειρηματικές του δραστηριότητες με την πάροδο του χρόνου. Εάν παρατηρήσετε οποιεσδήποτε αποκλίσεις από τον κανόνα, θα πρέπει να τους θέσετε απευθείας το ζήτημα ή να επισημάνετε τον λογαριασμό για πιο στενή συνεχή παρακολούθηση.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να σημειώσετε αλλαγές στη συμπεριφορά;

• παρακολούθηση δραστηριοτήτων με την πάροδο του χρόνου – για να εντοπίσετε οτιδήποτε ασυνήθιστο
• επισήμανση λογαριασμού – για να επισημάνετε έναν λογαριασμό ως δυνητικά ύποπτο

Ακόμα κι αν όλα φαίνονται να πάνε καλά, θα πρέπει να έρθετε σε επαφή με τους πελάτες σας μετά από ένα ορισμένο χρονικό διάστημα.

Γιατί είναι σημαντικό να πραγματοποιείτε τακτικά check-in;

Για τη δημιουργία και τη διατήρηση μιας καλής σχέσης με τους πελάτες, καθώς και για τη δυνατότητα να τους ρωτήσετε για τυχόν αλλαγές στις συνθήκες ή την επιχείρησή τους που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τον λογαριασμό ή τις δραστηριότητές τους μαζί σας. Τα τακτικά check-in δείχνουν ότι έχετε επενδύσει στον πελάτη και την επιτυχία του.

Πώς να κάνετε τακτικά check-in;

Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα διαχείρισης σχέσεων με τους πελάτες (CRM) για να προγραμματίσετε τακτικές επαφές με πελάτες τουλάχιστον μία φορά το χρόνο (αλλά πιο συχνά εάν είναι δυνατόν), ή να δημιουργήσετε ένα σύστημα υπενθύμισης για τον εαυτό σας. Μπορείτε επίσης απλά να επικοινωνήσετε όταν έχετε κάτι συγκεκριμένο να συζητήσετε και να επικοινωνήσετε μαζί τους μέσω της μεθόδου επικοινωνίας που προτιμούν, χρησιμοποιώντας το λογισμικό κέντρου εξυπηρέτησης LiveAgent. Αυτό θα βοηθήσει στη διατήρηση καλών σχέσεων με τους πελάτες.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκτέλεση τακτικών check-in;

• σύστημα διαχείρισης σχέσεων με τους πελάτες – για την αποθήκευση των πληροφοριών τους και τον προγραμματισμό της επαφής
• LiveAgent – για να επικοινωνήσετε απευθείας μαζί τους μέσω του καναλιού που προτιμούν
• υπενθυμίσεις ημερολογίου – για να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε πότε έχετε προγραμματίσει να επικοινωνήσετε με κάθε πελάτη

Εάν πιστεύετε ότι ένας πελάτης είναι ύποπτος για ξέπλυμα χρήματος ή οποιαδήποτε άλλη εγκληματική δραστηριότητα, θα πρέπει να το αναφέρετε στις αρμόδιες αρχές.

Γιατί είναι σημαντική η αναφορά ύποπτης δραστηριότητας λογαριασμού;

Αποτελεί νομική απαίτηση να το κάνετε και συμβάλλει στην προστασία τόσο της επιχείρησής σας όσο και της ευρύτερης κοινότητας από ενδεχόμενη ζημιά. Πρέπει να λάβετε μέτρα εάν έχετε υποψίες για ξέπλυμα βρώμικου χρήματος ή άλλες εγκληματικές δραστηριότητες, καθώς πρόκειται για σοβαρά εγκλήματα που μπορεί να έχουν εκτεταμένες συνέπειες.

Πώς να αναφέρω ύποπτη δραστηριότητα λογαριασμού;

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι αναφοράς ύποπτης δραστηριότητας, ανάλογα με τη χώρα ή την περιοχή όπου ζείτε. Στις ΗΠΑ, για παράδειγμα, μπορείτε να υποβάλετε μια αναφορά ύποπτης δραστηριότητας (SAR) στο Δίκτυο Επιβολής Οικονομικών Εγκλημάτων (FinCEN).

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την αναφορά ύποπτης δραστηριότητας λογαριασμού;

• SAR – για υποβολή αναφοράς στο FinCEN στις αρμόδιες αρχές των ΗΠΑ
• σχετικές αρχές – για αναφορές σε άλλες χώρες και περιοχές

Ανάλογα με τα αποτελέσματα της αξιολόγησής σας, μπορεί να χρειαστεί να συλλέξετε περισσότερες λεπτομέρειες από τους πελάτες σας.

Γιατί είναι σημαντική η συλλογή πρόσθετων πληροφοριών;

Βοηθά στην περαιτέρω επαλήθευση της ταυτότητάς τους και στην αξιολόγηση των επιπέδων κινδύνου τους. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να αποφασίσετε να ζητήσετε αντίγραφα των οικονομικών τους καταστάσεων.

Πώς να συλλέξετε πρόσθετες πληροφορίες;

Μπορείτε να ζητήσετε τα απαιτούμενα έγγραφα απευθείας από τον πελάτη σας ή μέσω μιας ηλεκτρονικής φόρμας. Αφού τις έχετε, ελέγξτε ότι οι πληροφορίες ταιριάζουν με αυτές που έχετε ήδη στο αρχείο.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη συλλογή πρόσθετων πληροφοριών;

• διαδικτυακές φόρμες – για να ζητήσετε ένα επίσημο έγγραφο από τον πελάτη σας
• πρόσθετα έγγραφα π.χ. τραπεζικές καταστάσεις – για περαιτέρω εκτιμήσεις των κατηγοριών κινδύνου πελατών

Αφού συγκεντρώσετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, θα πρέπει να τις επαληθεύσετε για να βεβαιωθείτε ότι όλες είναι σωστές.

Γιατί είναι σημαντική η επαλήθευση περαιτέρω λεπτομερειών;

Αυτό συμβάλλει στην προστασία της επιχείρησής σας από απάτη και τον πιθανό κίνδυνο νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες. Για να το κάνετε, ίσως χρειαστεί να επιβεβαιώσετε τη διεύθυνση ή τον τόπο εργασίας ενός πελάτη, για παράδειγμα.

Πώς να επαληθεύσετε περαιτέρω λεπτομέρειες;

Υπάρχουν μερικοί τρόποι για να το κάνετε αυτό, όπως να καλέσετε τον πελάτη ή να του στείλετε μια επιστολή. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε υπηρεσίες τρίτων ως ανεξάρτητη πηγή για να επαληθεύσετε την ταυτότητα ή/και τη διεύθυνσή τους.

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επαλήθευση περαιτέρω λεπτομερειών;

• τηλεφωνικές κλήσεις – για απευθείας επικοινωνία με τον πελάτη
• επιστολές – για έλεγχο των διεύθυνση πελάτη
• υπηρεσίες τρίτων – για μια επιπλέον διαδικασία επαλήθευσης, π.χ. έλεγχος ταυτότητας ή επιβεβαίωση διεύθυνσης

Ανάλογα με τα μέχρι τώρα αποτελέσματα της διαδικασίας, μπορεί να χρειαστεί να πραγματοποιήσετε πρόσθετη επαλήθευση των πελατών σας.

Γιατί είναι σημαντική η διεξαγωγή ελέγχων ιστορικού;

Αυτό βοηθά στην περαιτέρω αξιολόγηση του επιπέδου κινδύνου ενός πελάτη και διασφαλίζει ότι είναι αυτοί που λένε ότι είναι. Σε αυτό το στάδιο, θα πρέπει να ελέγξετε το ποινικό μητρώο ή το οικονομικό τους ιστορικό εάν κρίνεται απαραίτητο.

Πώς να διεξάγετε ελέγχους ιστορικού;

Κάνοντας αναζήτηση σε διαδικτυακές βάσεις δεδομένων ή προσλαμβάνοντας μια επαγγελματική υπηρεσία. Αφού έχετε τις απαιτούμενες πληροφορίες, θα πρέπει να τις ελέγξετε προσεκτικά για να αναζητήσετε τυχόν επικίνδυνα σημεία.

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη διεξαγωγή ελέγχων ιστορικού;

• διαδικτυακές βάσεις δεδομένων
• επαγγελματικές υπηρεσίες
• πιστωτικές αναφορές
• καθολικές λίστες παρακολούθησης – για έλεγχο τυχόν κυρώσεων ή εγκληματική έκθεση

Εάν εξακολουθείτε να μην είστε σίγουροι για έναν συγκεκριμένο πελάτη, μπορείτε πάντα να προσλάβετε κάποιον να σας εκπροσωπεί νόμιμα.

Γιατί είναι σημαντική η πρόσληψη δικηγόρου;

Μπορούν να παρέχουν συμβουλές ειδικών σχετικά με την προσέγγισή σας στις διαδικασίες επισταμένης έρευνας πελατών και να διασφαλίσουν ότι όλα γίνονται σωστά. Ένας δικηγόρος μπορεί επίσης να βοηθήσει στην επίλυση τυχόν νομικών ζητημάτων που μπορεί να προκύψουν κατά τις συναλλαγές με πελάτες.

Πώς να προσλάβω έναν δικηγόρο;

Μπορείτε να κάνετε αναζήτηση στο διαδίκτυο ή να ζητήσετε συστάσεις από το δίκτυό σας. Μόλις βρείτε μερικούς πιθανούς υποψηφίους, ελέγξτε τα προσόντα και την εμπειρία τους για να βεβαιωθείτε ότι είναι κατάλληλοι για τη δουλειά. Στη συνέχεια, συνεννοηθείτε μαζί τους για να δείτε αν θα ήταν κατάλληλοι για την επιχείρησή σας.

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την πρόσληψη δικηγόρου;

• διαδικτυακή αναζήτηση – για την εύρεση πιθανών υποψηφίων
• καταλόγους – για αναζήτηση κατάλληλων δικηγόρων
• επισκόπηση των προσόντων και της εμπειρίας – για να διασφαλιστεί ότι ο υποψήφιος είναι κατάλληλος για τη δουλειά

Ακόμα και αφού ολοκληρώσετε τη διαδικασία επισταμένης έρευνας πελατών, θα πρέπει να παρακολουθείτε τις ενέργειές τους.

Γιατί είναι σημαντική η παρακολούθηση της δραστηριότητας των πελατών;

Για να ελέγξετε ότι δεν πραγματοποιούν ύποπτες συναλλαγές και να σας δώσουν την ευκαιρία να αντιδράσετε εάν το κάνουν. Εάν παρατηρήσετε ότι ένας μεγάλος πελάτης πραγματοποιεί μεγάλες ή συχνές αναλήψεις, για παράδειγμα, θα πρέπει να διερευνήσετε περαιτέρω για να αναζητήσετε σημάδια πιθανής νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες.

Πώς να παρακολουθείτε τη δραστηριότητα των πελατών;

Ελέγχετε τακτικά τις καταστάσεις επαγγελματικών λογαριασμών ή το ιστορικό συναλλαγών τους. Εάν εντοπίσετε κάτι ασυνήθιστο, προβείτε στις κατάλληλες ενέργειες, όπως να επικοινωνήσετε με τον πελάτη ή να αναφέρετε την αμφισβητήσιμη δραστηριότητά του στις αρμόδιες αρχές.

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση της δραστηριότητας των πελατών;

• καταστάσεις λογαριασμού – για να αναζητήσετε τυχόν ύποπτες συναλλαγές
• ιστορικά συναλλαγών – για να παρακολουθήσετε τη δραστηριότητα των πελατών με την πάροδο του χρόνου
• τακτικούς ελέγχους – για να διασφαλίσετε ότι δεν θα χαθούν ύποπτες δραστηριότητες

Θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε εάν ένας πελάτης αρχίζει να συμμετέχει σε οποιαδήποτε αμφισβητήσιμη δραστηριότητα, καθώς αυτό θα μπορούσε να είναι ένδειξη ότι κάτι δεν πάει καλά.

Γιατί είναι σημαντική η καταγραφή αλλαγών στη συμπεριφορά;

Μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε νωρίς πιθανά προβλήματα και να λάβετε μέτρα για να αποτρέψετε την πρόκληση ζημιάς. Η παρατήρηση οποιασδήποτε ασυνήθιστης δραστηριότητας σάς επιτρέπει να διερευνήσετε περαιτέρω και να μάθετε εάν ο πελάτης εμπλέκεται σε εγκληματικές ενέργειες πριν να είναι πολύ αργά.

Πώς να σημειώσετε αλλαγές στη συμπεριφορά;

Δώστε προσοχή στον τρόπο με τον οποίο ενεργεί ο πελάτης όταν αλληλεπιδράτε μαζί του και παρακολουθήστε τις επιχειρηματικές του δραστηριότητες με την πάροδο του χρόνου. Εάν παρατηρήσετε οποιεσδήποτε αποκλίσεις από τον κανόνα, θα πρέπει να τους θέσετε απευθείας το ζήτημα ή να επισημάνετε τον λογαριασμό για πιο στενή συνεχή παρακολούθηση.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να σημειώσετε αλλαγές στη συμπεριφορά;

• παρακολούθηση δραστηριοτήτων με την πάροδο του χρόνου – για να εντοπίσετε οτιδήποτε ασυνήθιστο
• επισήμανση λογαριασμού – για να επισημάνετε έναν λογαριασμό ως δυνητικά ύποπτο

Ακόμα κι αν όλα φαίνονται να πάνε καλά, θα πρέπει να έρθετε σε επαφή με τους πελάτες σας μετά από ένα ορισμένο χρονικό διάστημα.

Γιατί είναι σημαντικό να πραγματοποιείτε τακτικά check-in;

Για τη δημιουργία και τη διατήρηση μιας καλής σχέσης με τους πελάτες, καθώς και για τη δυνατότητα να τους ρωτήσετε για τυχόν αλλαγές στις συνθήκες ή την επιχείρησή τους που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τον λογαριασμό ή τις δραστηριότητές τους μαζί σας. Τα τακτικά check-in δείχνουν ότι έχετε επενδύσει στον πελάτη και την επιτυχία του.

Πώς να κάνετε τακτικά check-in;

Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα διαχείρισης σχέσεων με τους πελάτες (CRM) για να προγραμματίσετε τακτικές επαφές με πελάτες τουλάχιστον μία φορά το χρόνο (αλλά πιο συχνά εάν είναι δυνατόν), ή να δημιουργήσετε ένα σύστημα υπενθύμισης για τον εαυτό σας. Μπορείτε επίσης απλά να επικοινωνήσετε όταν έχετε κάτι συγκεκριμένο να συζητήσετε και να επικοινωνήσετε μαζί τους μέσω της μεθόδου επικοινωνίας που προτιμούν, χρησιμοποιώντας το λογισμικό κέντρου εξυπηρέτησης LiveAgent. Αυτό θα βοηθήσει στη διατήρηση καλών σχέσεων με τους πελάτες.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκτέλεση τακτικών check-in;

• σύστημα διαχείρισης σχέσεων με τους πελάτες – για την αποθήκευση των πληροφοριών τους και τον προγραμματισμό της επαφής
• LiveAgent – για να επικοινωνήσετε απευθείας μαζί τους μέσω του καναλιού που προτιμούν
• υπενθυμίσεις ημερολογίου – για να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε πότε έχετε προγραμματίσει να επικοινωνήσετε με κάθε πελάτη

Εάν πιστεύετε ότι ένας πελάτης είναι ύποπτος για ξέπλυμα χρήματος ή οποιαδήποτε άλλη εγκληματική δραστηριότητα, θα πρέπει να το αναφέρετε στις αρμόδιες αρχές.

Γιατί είναι σημαντική η αναφορά ύποπτης δραστηριότητας λογαριασμού;

Αποτελεί νομική απαίτηση να το κάνετε και συμβάλλει στην προστασία τόσο της επιχείρησής σας όσο και της ευρύτερης κοινότητας από ενδεχόμενη ζημιά. Πρέπει να λάβετε μέτρα εάν έχετε υποψίες για ξέπλυμα βρώμικου χρήματος ή άλλες εγκληματικές δραστηριότητες, καθώς πρόκειται για σοβαρά εγκλήματα που μπορεί να έχουν εκτεταμένες συνέπειες.

Πώς να αναφέρω ύποπτη δραστηριότητα λογαριασμού;

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι αναφοράς ύποπτης δραστηριότητας, ανάλογα με τη χώρα ή την περιοχή όπου ζείτε. Στις ΗΠΑ, για παράδειγμα, μπορείτε να υποβάλετε μια αναφορά ύποπτης δραστηριότητας (SAR) στο Δίκτυο Επιβολής Οικονομικών Εγκλημάτων (FinCEN).

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την αναφορά ύποπτης δραστηριότητας λογαριασμού;

• SAR – για υποβολή αναφοράς στο FinCEN στις αρμόδιες αρχές των ΗΠΑ
• σχετικές αρχές – για αναφορές σε άλλες χώρες και περιοχές

Αναζητήστε τα ονόματα των πελατών σας στις λίστες κυρώσεων για να βεβαιωθείτε ότι δεν συναλλάσσεστε με άτομα ή οντότητες υπό περιορισμούς.

Γιατί είναι σημαντικός ο έλεγχος για κυρώσεις;

Εάν συναλλάσσεστε με κάποιον που είναι υπό κυρώσεις, ενδέχεται να αντιμετωπίσετε βαριά πρόστιμα ή ακόμα και φυλάκιση. Ως εκ τούτου, πρέπει να ελέγξετε για κυρώσεις προτού συνάψετε οποιεσδήποτε επιχειρηματικές συναλλαγές.

Πώς να ελέγξετε για κυρώσεις;

Το πιο συνηθισμένο είναι να αναζητάτε τα ονόματα των πελατών σας σε λίστες κυρώσεων. Αυτές οι λίστες διατηρούνται συνήθως από κυβερνητικές υπηρεσίες, αρχές επιβολής του νόμου ή χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, πράγμα που σημαίνει ότι περιέχουν ακριβείς και ενημερωμένες πληροφορίες.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τον έλεγχο για κυρώσεις;

• λίστες κυρώσεων – για να ελέγξετε εάν οι πελάτες σας είναι άτομα ή οντότητες υπό περιορισμούς
• κυβερνητικές υπηρεσίες και/ ή χρηματοπιστωτικά ιδρύματα – για ακριβείς και ενημερωμένες πληροφορίες

Αφού συλλέξετε και επαληθεύσετε τις πληροφορίες τους, θα πρέπει στη συνέχεια να αξιολογήσετε το σχετικό προφίλ κινδύνου πελάτη.

Γιατί είναι σημαντική η αξιολόγηση κινδύνου πελάτη;

Η εκτίμηση του πόσο πιθανό είναι να διαπράξουν απάτη ή εάν υπάρχουν κίνδυνοι νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες σάς βοηθά να προσδιορίσετε το επίπεδο επισταμένης έρευνας που απαιτείται για κάθε τύπο πελάτη. Για παράδειγμα, οι τύποι πελατών υψηλού κινδύνου θα πρέπει να υποβληθούν σε πιο αυστηρούς ελέγχους από εκείνους χαμηλού κινδύνου.

Πώς να κάνετε μια εκτίμηση κινδύνου πελάτη;

Μπορείτε να βαθμολογήσετε τους μεμονωμένους πελάτες σας με βάση παράγοντες όπως η χώρα προέλευσης, η βιομηχανία και το ιστορικό συναλλαγών τους. Με αυτόν τον τρόπο θα έχετε καλύτερη ιδέα για το ποιοι είναι οι πελάτες υψηλού κινδύνου και, ως εκ τούτου, θα χρειαστείτε περισσότερη επισταμένη έρευνα.

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να κάνετε μια εκτίμηση κινδύνου πελάτη;

• βαθμολόγηση – για αξιολογήσεις που βασίζονται σε συγκεκριμένους παράγοντες κινδύνου πελατών
• εκτιμήσεις κινδύνου χώρας – για να ελέγξετε το συνολικό επίπεδο κινδύνου στην τοποθεσία του πελάτη
• αξιολογήσεις κινδύνου του κλάδου – για να ελέγξετε το επίπεδο κινδύνου ανά τομέα

Ανάλογα με τα αποτελέσματα της αξιολόγησής σας, μπορεί να χρειαστεί να συλλέξετε περισσότερες λεπτομέρειες από τους πελάτες σας.

Γιατί είναι σημαντική η συλλογή πρόσθετων πληροφοριών;

Βοηθά στην περαιτέρω επαλήθευση της ταυτότητάς τους και στην αξιολόγηση των επιπέδων κινδύνου τους. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να αποφασίσετε να ζητήσετε αντίγραφα των οικονομικών τους καταστάσεων.

Πώς να συλλέξετε πρόσθετες πληροφορίες;

Μπορείτε να ζητήσετε τα απαιτούμενα έγγραφα απευθείας από τον πελάτη σας ή μέσω μιας ηλεκτρονικής φόρμας. Αφού τις έχετε, ελέγξτε ότι οι πληροφορίες ταιριάζουν με αυτές που έχετε ήδη στο αρχείο.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη συλλογή πρόσθετων πληροφοριών;

• διαδικτυακές φόρμες – για να ζητήσετε ένα επίσημο έγγραφο από τον πελάτη σας
• πρόσθετα έγγραφα π.χ. τραπεζικές καταστάσεις – για περαιτέρω εκτιμήσεις των κατηγοριών κινδύνου πελατών

Αφού συγκεντρώσετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, θα πρέπει να τις επαληθεύσετε για να βεβαιωθείτε ότι όλες είναι σωστές.

Γιατί είναι σημαντική η επαλήθευση περαιτέρω λεπτομερειών;

Αυτό συμβάλλει στην προστασία της επιχείρησής σας από απάτη και τον πιθανό κίνδυνο νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες. Για να το κάνετε, ίσως χρειαστεί να επιβεβαιώσετε τη διεύθυνση ή τον τόπο εργασίας ενός πελάτη, για παράδειγμα.

Πώς να επαληθεύσετε περαιτέρω λεπτομέρειες;

Υπάρχουν μερικοί τρόποι για να το κάνετε αυτό, όπως να καλέσετε τον πελάτη ή να του στείλετε μια επιστολή. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε υπηρεσίες τρίτων ως ανεξάρτητη πηγή για να επαληθεύσετε την ταυτότητα ή/και τη διεύθυνσή τους.

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επαλήθευση περαιτέρω λεπτομερειών;

• τηλεφωνικές κλήσεις – για απευθείας επικοινωνία με τον πελάτη
• επιστολές – για έλεγχο των διεύθυνση πελάτη
• υπηρεσίες τρίτων – για μια επιπλέον διαδικασία επαλήθευσης, π.χ. έλεγχος ταυτότητας ή επιβεβαίωση διεύθυνσης

Ανάλογα με τα μέχρι τώρα αποτελέσματα της διαδικασίας, μπορεί να χρειαστεί να πραγματοποιήσετε πρόσθετη επαλήθευση των πελατών σας.

Γιατί είναι σημαντική η διεξαγωγή ελέγχων ιστορικού;

Αυτό βοηθά στην περαιτέρω αξιολόγηση του επιπέδου κινδύνου ενός πελάτη και διασφαλίζει ότι είναι αυτοί που λένε ότι είναι. Σε αυτό το στάδιο, θα πρέπει να ελέγξετε το ποινικό μητρώο ή το οικονομικό τους ιστορικό εάν κρίνεται απαραίτητο.

Πώς να διεξάγετε ελέγχους ιστορικού;

Κάνοντας αναζήτηση σε διαδικτυακές βάσεις δεδομένων ή προσλαμβάνοντας μια επαγγελματική υπηρεσία. Αφού έχετε τις απαιτούμενες πληροφορίες, θα πρέπει να τις ελέγξετε προσεκτικά για να αναζητήσετε τυχόν επικίνδυνα σημεία.

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη διεξαγωγή ελέγχων ιστορικού;

• διαδικτυακές βάσεις δεδομένων
• επαγγελματικές υπηρεσίες
• πιστωτικές αναφορές
• καθολικές λίστες παρακολούθησης – για έλεγχο τυχόν κυρώσεων ή εγκληματική έκθεση

Εάν εξακολουθείτε να μην είστε σίγουροι για έναν συγκεκριμένο πελάτη, μπορείτε πάντα να προσλάβετε κάποιον να σας εκπροσωπεί νόμιμα.

Γιατί είναι σημαντική η πρόσληψη δικηγόρου;

Μπορούν να παρέχουν συμβουλές ειδικών σχετικά με την προσέγγισή σας στις διαδικασίες επισταμένης έρευνας πελατών και να διασφαλίσουν ότι όλα γίνονται σωστά. Ένας δικηγόρος μπορεί επίσης να βοηθήσει στην επίλυση τυχόν νομικών ζητημάτων που μπορεί να προκύψουν κατά τις συναλλαγές με πελάτες.

Πώς να προσλάβω έναν δικηγόρο;

Μπορείτε να κάνετε αναζήτηση στο διαδίκτυο ή να ζητήσετε συστάσεις από το δίκτυό σας. Μόλις βρείτε μερικούς πιθανούς υποψηφίους, ελέγξτε τα προσόντα και την εμπειρία τους για να βεβαιωθείτε ότι είναι κατάλληλοι για τη δουλειά. Στη συνέχεια, συνεννοηθείτε μαζί τους για να δείτε αν θα ήταν κατάλληλοι για την επιχείρησή σας.

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την πρόσληψη δικηγόρου;

• διαδικτυακή αναζήτηση – για την εύρεση πιθανών υποψηφίων
• καταλόγους – για αναζήτηση κατάλληλων δικηγόρων
• επισκόπηση των προσόντων και της εμπειρίας – για να διασφαλιστεί ότι ο υποψήφιος είναι κατάλληλος για τη δουλειά

Ακόμα και αφού ολοκληρώσετε τη διαδικασία επισταμένης έρευνας πελατών, θα πρέπει να παρακολουθείτε τις ενέργειές τους.

Γιατί είναι σημαντική η παρακολούθηση της δραστηριότητας των πελατών;

Για να ελέγξετε ότι δεν πραγματοποιούν ύποπτες συναλλαγές και να σας δώσουν την ευκαιρία να αντιδράσετε εάν το κάνουν. Εάν παρατηρήσετε ότι ένας μεγάλος πελάτης πραγματοποιεί μεγάλες ή συχνές αναλήψεις, για παράδειγμα, θα πρέπει να διερευνήσετε περαιτέρω για να αναζητήσετε σημάδια πιθανής νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες.

Πώς να παρακολουθείτε τη δραστηριότητα των πελατών;

Ελέγχετε τακτικά τις καταστάσεις επαγγελματικών λογαριασμών ή το ιστορικό συναλλαγών τους. Εάν εντοπίσετε κάτι ασυνήθιστο, προβείτε στις κατάλληλες ενέργειες, όπως να επικοινωνήσετε με τον πελάτη ή να αναφέρετε την αμφισβητήσιμη δραστηριότητά του στις αρμόδιες αρχές.

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση της δραστηριότητας των πελατών;

• καταστάσεις λογαριασμού – για να αναζητήσετε τυχόν ύποπτες συναλλαγές
• ιστορικά συναλλαγών – για να παρακολουθήσετε τη δραστηριότητα των πελατών με την πάροδο του χρόνου
• τακτικούς ελέγχους – για να διασφαλίσετε ότι δεν θα χαθούν ύποπτες δραστηριότητες

Θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε εάν ένας πελάτης αρχίζει να συμμετέχει σε οποιαδήποτε αμφισβητήσιμη δραστηριότητα, καθώς αυτό θα μπορούσε να είναι ένδειξη ότι κάτι δεν πάει καλά.

Γιατί είναι σημαντική η καταγραφή αλλαγών στη συμπεριφορά;

Μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε νωρίς πιθανά προβλήματα και να λάβετε μέτρα για να αποτρέψετε την πρόκληση ζημιάς. Η παρατήρηση οποιασδήποτε ασυνήθιστης δραστηριότητας σάς επιτρέπει να διερευνήσετε περαιτέρω και να μάθετε εάν ο πελάτης εμπλέκεται σε εγκληματικές ενέργειες πριν να είναι πολύ αργά.

Πώς να σημειώσετε αλλαγές στη συμπεριφορά;

Δώστε προσοχή στον τρόπο με τον οποίο ενεργεί ο πελάτης όταν αλληλεπιδράτε μαζί του και παρακολουθήστε τις επιχειρηματικές του δραστηριότητες με την πάροδο του χρόνου. Εάν παρατηρήσετε οποιεσδήποτε αποκλίσεις από τον κανόνα, θα πρέπει να τους θέσετε απευθείας το ζήτημα ή να επισημάνετε τον λογαριασμό για πιο στενή συνεχή παρακολούθηση.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να σημειώσετε αλλαγές στη συμπεριφορά;

• παρακολούθηση δραστηριοτήτων με την πάροδο του χρόνου – για να εντοπίσετε οτιδήποτε ασυνήθιστο
• επισήμανση λογαριασμού – για να επισημάνετε έναν λογαριασμό ως δυνητικά ύποπτο

Ακόμα κι αν όλα φαίνονται να πάνε καλά, θα πρέπει να έρθετε σε επαφή με τους πελάτες σας μετά από ένα ορισμένο χρονικό διάστημα.

Γιατί είναι σημαντικό να πραγματοποιείτε τακτικά check-in;

Για τη δημιουργία και τη διατήρηση μιας καλής σχέσης με τους πελάτες, καθώς και για τη δυνατότητα να τους ρωτήσετε για τυχόν αλλαγές στις συνθήκες ή την επιχείρησή τους που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τον λογαριασμό ή τις δραστηριότητές τους μαζί σας. Τα τακτικά check-in δείχνουν ότι έχετε επενδύσει στον πελάτη και την επιτυχία του.

Πώς να κάνετε τακτικά check-in;

Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα διαχείρισης σχέσεων με τους πελάτες (CRM) για να προγραμματίσετε τακτικές επαφές με πελάτες τουλάχιστον μία φορά το χρόνο (αλλά πιο συχνά εάν είναι δυνατόν), ή να δημιουργήσετε ένα σύστημα υπενθύμισης για τον εαυτό σας. Μπορείτε επίσης απλά να επικοινωνήσετε όταν έχετε κάτι συγκεκριμένο να συζητήσετε και να επικοινωνήσετε μαζί τους μέσω της μεθόδου επικοινωνίας που προτιμούν, χρησιμοποιώντας το λογισμικό κέντρου εξυπηρέτησης LiveAgent. Αυτό θα βοηθήσει στη διατήρηση καλών σχέσεων με τους πελάτες.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκτέλεση τακτικών check-in;

• σύστημα διαχείρισης σχέσεων με τους πελάτες – για την αποθήκευση των πληροφοριών τους και τον προγραμματισμό της επαφής
• LiveAgent – για να επικοινωνήσετε απευθείας μαζί τους μέσω του καναλιού που προτιμούν
• υπενθυμίσεις ημερολογίου – για να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε πότε έχετε προγραμματίσει να επικοινωνήσετε με κάθε πελάτη

Εάν πιστεύετε ότι ένας πελάτης είναι ύποπτος για ξέπλυμα χρήματος ή οποιαδήποτε άλλη εγκληματική δραστηριότητα, θα πρέπει να το αναφέρετε στις αρμόδιες αρχές.

Γιατί είναι σημαντική η αναφορά ύποπτης δραστηριότητας λογαριασμού;

Αποτελεί νομική απαίτηση να το κάνετε και συμβάλλει στην προστασία τόσο της επιχείρησής σας όσο και της ευρύτερης κοινότητας από ενδεχόμενη ζημιά. Πρέπει να λάβετε μέτρα εάν έχετε υποψίες για ξέπλυμα βρώμικου χρήματος ή άλλες εγκληματικές δραστηριότητες, καθώς πρόκειται για σοβαρά εγκλήματα που μπορεί να έχουν εκτεταμένες συνέπειες.

Πώς να αναφέρω ύποπτη δραστηριότητα λογαριασμού;

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι αναφοράς ύποπτης δραστηριότητας, ανάλογα με τη χώρα ή την περιοχή όπου ζείτε. Στις ΗΠΑ, για παράδειγμα, μπορείτε να υποβάλετε μια αναφορά ύποπτης δραστηριότητας (SAR) στο Δίκτυο Επιβολής Οικονομικών Εγκλημάτων (FinCEN).

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την αναφορά ύποπτης δραστηριότητας λογαριασμού;

• SAR – για υποβολή αναφοράς στο FinCEN στις αρμόδιες αρχές των ΗΠΑ
• σχετικές αρχές – για αναφορές σε άλλες χώρες και περιοχές

Συλλέξτε και επιβεβαιώστε τα ονόματα, τις διευθύνσεις, τις ημερομηνίες γέννησης και άλλα στοιχεία ταυτοποίησης των πελατών σας.

Γιατί είναι σημαντική η επαλήθευση της ταυτότητας των πελατών;

Αυτό σας βοηθά να βεβαιωθείτε ότι λαμβάνετε εύλογα μέτρα για να επιβεβαιώσετε ότι οι πελάτες είναι αυτοί που λένε ότι είναι. Ως αποτέλεσμα, αυτό θα συμβάλει στην αποτροπή κλοπής ταυτότητας και απάτης, καθώς και στη συμμόρφωση με τους κανονισμούς AML.

Πώς να επαληθεύσετε την ταυτότητα των πελατών;

Συλλέξτε τις πληροφορίες τους μέσω μιας ηλεκτρονικής φόρμας ή μέσω ερωτηματολογίου Know Your Customer (KYC) και ελέγξτε ότι ταιριάζει με τα αρχεία σας. Στη συνέχεια, θα πρέπει να επιβεβαιώσετε ότι τα στοιχεία είναι σωστά λαμβάνοντας αντίγραφα των εγγράφων ταυτότητάς τους, όπως διαβατήρια ή άδειες οδήγησης.

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επαλήθευση της ταυτότητας των πελατών;

• διαδικτυακές φόρμες και/ή ερωτηματολόγια KYC – για τη συλλογή πληροφοριών πελατών
• έγγραφα ταυτότητας – για επιβεβαίωση στοιχείων πελάτη

Αναζητήστε τα ονόματα των πελατών σας στις λίστες κυρώσεων για να βεβαιωθείτε ότι δεν συναλλάσσεστε με άτομα ή οντότητες υπό περιορισμούς.

Γιατί είναι σημαντικός ο έλεγχος για κυρώσεις;

Εάν συναλλάσσεστε με κάποιον που είναι υπό κυρώσεις, ενδέχεται να αντιμετωπίσετε βαριά πρόστιμα ή ακόμα και φυλάκιση. Ως εκ τούτου, πρέπει να ελέγξετε για κυρώσεις προτού συνάψετε οποιεσδήποτε επιχειρηματικές συναλλαγές.

Πώς να ελέγξετε για κυρώσεις;

Το πιο συνηθισμένο είναι να αναζητάτε τα ονόματα των πελατών σας σε λίστες κυρώσεων. Αυτές οι λίστες διατηρούνται συνήθως από κυβερνητικές υπηρεσίες, αρχές επιβολής του νόμου ή χρηματοπιστωτικά ιδρύματα, πράγμα που σημαίνει ότι περιέχουν ακριβείς και ενημερωμένες πληροφορίες.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τον έλεγχο για κυρώσεις;

• λίστες κυρώσεων – για να ελέγξετε εάν οι πελάτες σας είναι άτομα ή οντότητες υπό περιορισμούς
• κυβερνητικές υπηρεσίες και/ ή χρηματοπιστωτικά ιδρύματα – για ακριβείς και ενημερωμένες πληροφορίες

Αφού συλλέξετε και επαληθεύσετε τις πληροφορίες τους, θα πρέπει στη συνέχεια να αξιολογήσετε το σχετικό προφίλ κινδύνου πελάτη.

Γιατί είναι σημαντική η αξιολόγηση κινδύνου πελάτη;

Η εκτίμηση του πόσο πιθανό είναι να διαπράξουν απάτη ή εάν υπάρχουν κίνδυνοι νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες σάς βοηθά να προσδιορίσετε το επίπεδο επισταμένης έρευνας που απαιτείται για κάθε τύπο πελάτη. Για παράδειγμα, οι τύποι πελατών υψηλού κινδύνου θα πρέπει να υποβληθούν σε πιο αυστηρούς ελέγχους από εκείνους χαμηλού κινδύνου.

Πώς να κάνετε μια εκτίμηση κινδύνου πελάτη;

Μπορείτε να βαθμολογήσετε τους μεμονωμένους πελάτες σας με βάση παράγοντες όπως η χώρα προέλευσης, η βιομηχανία και το ιστορικό συναλλαγών τους. Με αυτόν τον τρόπο θα έχετε καλύτερη ιδέα για το ποιοι είναι οι πελάτες υψηλού κινδύνου και, ως εκ τούτου, θα χρειαστείτε περισσότερη επισταμένη έρευνα.

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να κάνετε μια εκτίμηση κινδύνου πελάτη;

• βαθμολόγηση – για αξιολογήσεις που βασίζονται σε συγκεκριμένους παράγοντες κινδύνου πελατών
• εκτιμήσεις κινδύνου χώρας – για να ελέγξετε το συνολικό επίπεδο κινδύνου στην τοποθεσία του πελάτη
• αξιολογήσεις κινδύνου του κλάδου – για να ελέγξετε το επίπεδο κινδύνου ανά τομέα

Ανάλογα με τα αποτελέσματα της αξιολόγησής σας, μπορεί να χρειαστεί να συλλέξετε περισσότερες λεπτομέρειες από τους πελάτες σας.

Γιατί είναι σημαντική η συλλογή πρόσθετων πληροφοριών;

Βοηθά στην περαιτέρω επαλήθευση της ταυτότητάς τους και στην αξιολόγηση των επιπέδων κινδύνου τους. Για παράδειγμα, θα μπορούσατε να αποφασίσετε να ζητήσετε αντίγραφα των οικονομικών τους καταστάσεων.

Πώς να συλλέξετε πρόσθετες πληροφορίες;

Μπορείτε να ζητήσετε τα απαιτούμενα έγγραφα απευθείας από τον πελάτη σας ή μέσω μιας ηλεκτρονικής φόρμας. Αφού τις έχετε, ελέγξτε ότι οι πληροφορίες ταιριάζουν με αυτές που έχετε ήδη στο αρχείο.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη συλλογή πρόσθετων πληροφοριών;

• διαδικτυακές φόρμες – για να ζητήσετε ένα επίσημο έγγραφο από τον πελάτη σας
• πρόσθετα έγγραφα π.χ. τραπεζικές καταστάσεις – για περαιτέρω εκτιμήσεις των κατηγοριών κινδύνου πελατών

Αφού συγκεντρώσετε όλες τις απαραίτητες πληροφορίες, θα πρέπει να τις επαληθεύσετε για να βεβαιωθείτε ότι όλες είναι σωστές.

Γιατί είναι σημαντική η επαλήθευση περαιτέρω λεπτομερειών;

Αυτό συμβάλλει στην προστασία της επιχείρησής σας από απάτη και τον πιθανό κίνδυνο νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες. Για να το κάνετε, ίσως χρειαστεί να επιβεβαιώσετε τη διεύθυνση ή τον τόπο εργασίας ενός πελάτη, για παράδειγμα.

Πώς να επαληθεύσετε περαιτέρω λεπτομέρειες;

Υπάρχουν μερικοί τρόποι για να το κάνετε αυτό, όπως να καλέσετε τον πελάτη ή να του στείλετε μια επιστολή. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε υπηρεσίες τρίτων ως ανεξάρτητη πηγή για να επαληθεύσετε την ταυτότητα ή/και τη διεύθυνσή τους.

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την επαλήθευση περαιτέρω λεπτομερειών;

• τηλεφωνικές κλήσεις – για απευθείας επικοινωνία με τον πελάτη
• επιστολές – για έλεγχο των διεύθυνση πελάτη
• υπηρεσίες τρίτων – για μια επιπλέον διαδικασία επαλήθευσης, π.χ. έλεγχος ταυτότητας ή επιβεβαίωση διεύθυνσης

Ανάλογα με τα μέχρι τώρα αποτελέσματα της διαδικασίας, μπορεί να χρειαστεί να πραγματοποιήσετε πρόσθετη επαλήθευση των πελατών σας.

Γιατί είναι σημαντική η διεξαγωγή ελέγχων ιστορικού;

Αυτό βοηθά στην περαιτέρω αξιολόγηση του επιπέδου κινδύνου ενός πελάτη και διασφαλίζει ότι είναι αυτοί που λένε ότι είναι. Σε αυτό το στάδιο, θα πρέπει να ελέγξετε το ποινικό μητρώο ή το οικονομικό τους ιστορικό εάν κρίνεται απαραίτητο.

Πώς να διεξάγετε ελέγχους ιστορικού;

Κάνοντας αναζήτηση σε διαδικτυακές βάσεις δεδομένων ή προσλαμβάνοντας μια επαγγελματική υπηρεσία. Αφού έχετε τις απαιτούμενες πληροφορίες, θα πρέπει να τις ελέγξετε προσεκτικά για να αναζητήσετε τυχόν επικίνδυνα σημεία.

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για τη διεξαγωγή ελέγχων ιστορικού;

• διαδικτυακές βάσεις δεδομένων
• επαγγελματικές υπηρεσίες
• πιστωτικές αναφορές
• καθολικές λίστες παρακολούθησης – για έλεγχο τυχόν κυρώσεων ή εγκληματική έκθεση

Εάν εξακολουθείτε να μην είστε σίγουροι για έναν συγκεκριμένο πελάτη, μπορείτε πάντα να προσλάβετε κάποιον να σας εκπροσωπεί νόμιμα.

Γιατί είναι σημαντική η πρόσληψη δικηγόρου;

Μπορούν να παρέχουν συμβουλές ειδικών σχετικά με την προσέγγισή σας στις διαδικασίες επισταμένης έρευνας πελατών και να διασφαλίσουν ότι όλα γίνονται σωστά. Ένας δικηγόρος μπορεί επίσης να βοηθήσει στην επίλυση τυχόν νομικών ζητημάτων που μπορεί να προκύψουν κατά τις συναλλαγές με πελάτες.

Πώς να προσλάβω έναν δικηγόρο;

Μπορείτε να κάνετε αναζήτηση στο διαδίκτυο ή να ζητήσετε συστάσεις από το δίκτυό σας. Μόλις βρείτε μερικούς πιθανούς υποψηφίους, ελέγξτε τα προσόντα και την εμπειρία τους για να βεβαιωθείτε ότι είναι κατάλληλοι για τη δουλειά. Στη συνέχεια, συνεννοηθείτε μαζί τους για να δείτε αν θα ήταν κατάλληλοι για την επιχείρησή σας.

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την πρόσληψη δικηγόρου;

• διαδικτυακή αναζήτηση – για την εύρεση πιθανών υποψηφίων
• καταλόγους – για αναζήτηση κατάλληλων δικηγόρων
• επισκόπηση των προσόντων και της εμπειρίας – για να διασφαλιστεί ότι ο υποψήφιος είναι κατάλληλος για τη δουλειά

Ακόμα και αφού ολοκληρώσετε τη διαδικασία επισταμένης έρευνας πελατών, θα πρέπει να παρακολουθείτε τις ενέργειές τους.

Γιατί είναι σημαντική η παρακολούθηση της δραστηριότητας των πελατών;

Για να ελέγξετε ότι δεν πραγματοποιούν ύποπτες συναλλαγές και να σας δώσουν την ευκαιρία να αντιδράσετε εάν το κάνουν. Εάν παρατηρήσετε ότι ένας μεγάλος πελάτης πραγματοποιεί μεγάλες ή συχνές αναλήψεις, για παράδειγμα, θα πρέπει να διερευνήσετε περαιτέρω για να αναζητήσετε σημάδια πιθανής νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες.

Πώς να παρακολουθείτε τη δραστηριότητα των πελατών;

Ελέγχετε τακτικά τις καταστάσεις επαγγελματικών λογαριασμών ή το ιστορικό συναλλαγών τους. Εάν εντοπίσετε κάτι ασυνήθιστο, προβείτε στις κατάλληλες ενέργειες, όπως να επικοινωνήσετε με τον πελάτη ή να αναφέρετε την αμφισβητήσιμη δραστηριότητά του στις αρμόδιες αρχές.

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την παρακολούθηση της δραστηριότητας των πελατών;

• καταστάσεις λογαριασμού – για να αναζητήσετε τυχόν ύποπτες συναλλαγές
• ιστορικά συναλλαγών – για να παρακολουθήσετε τη δραστηριότητα των πελατών με την πάροδο του χρόνου
• τακτικούς ελέγχους – για να διασφαλίσετε ότι δεν θα χαθούν ύποπτες δραστηριότητες

Θα πρέπει επίσης να γνωρίζετε εάν ένας πελάτης αρχίζει να συμμετέχει σε οποιαδήποτε αμφισβητήσιμη δραστηριότητα, καθώς αυτό θα μπορούσε να είναι ένδειξη ότι κάτι δεν πάει καλά.

Γιατί είναι σημαντική η καταγραφή αλλαγών στη συμπεριφορά;

Μπορεί να σας βοηθήσει να εντοπίσετε νωρίς πιθανά προβλήματα και να λάβετε μέτρα για να αποτρέψετε την πρόκληση ζημιάς. Η παρατήρηση οποιασδήποτε ασυνήθιστης δραστηριότητας σάς επιτρέπει να διερευνήσετε περαιτέρω και να μάθετε εάν ο πελάτης εμπλέκεται σε εγκληματικές ενέργειες πριν να είναι πολύ αργά.

Πώς να σημειώσετε αλλαγές στη συμπεριφορά;

Δώστε προσοχή στον τρόπο με τον οποίο ενεργεί ο πελάτης όταν αλληλεπιδράτε μαζί του και παρακολουθήστε τις επιχειρηματικές του δραστηριότητες με την πάροδο του χρόνου. Εάν παρατηρήσετε οποιεσδήποτε αποκλίσεις από τον κανόνα, θα πρέπει να τους θέσετε απευθείας το ζήτημα ή να επισημάνετε τον λογαριασμό για πιο στενή συνεχή παρακολούθηση.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για να σημειώσετε αλλαγές στη συμπεριφορά;

• παρακολούθηση δραστηριοτήτων με την πάροδο του χρόνου – για να εντοπίσετε οτιδήποτε ασυνήθιστο
• επισήμανση λογαριασμού – για να επισημάνετε έναν λογαριασμό ως δυνητικά ύποπτο

Ακόμα κι αν όλα φαίνονται να πάνε καλά, θα πρέπει να έρθετε σε επαφή με τους πελάτες σας μετά από ένα ορισμένο χρονικό διάστημα.

Γιατί είναι σημαντικό να πραγματοποιείτε τακτικά check-in;

Για τη δημιουργία και τη διατήρηση μιας καλής σχέσης με τους πελάτες, καθώς και για τη δυνατότητα να τους ρωτήσετε για τυχόν αλλαγές στις συνθήκες ή την επιχείρησή τους που θα μπορούσαν να επηρεάσουν τον λογαριασμό ή τις δραστηριότητές τους μαζί σας. Τα τακτικά check-in δείχνουν ότι έχετε επενδύσει στον πελάτη και την επιτυχία του.

Πώς να κάνετε τακτικά check-in;

Χρησιμοποιήστε ένα σύστημα διαχείρισης σχέσεων με τους πελάτες (CRM) για να προγραμματίσετε τακτικές επαφές με πελάτες τουλάχιστον μία φορά το χρόνο (αλλά πιο συχνά εάν είναι δυνατόν), ή να δημιουργήσετε ένα σύστημα υπενθύμισης για τον εαυτό σας. Μπορείτε επίσης απλά να επικοινωνήσετε όταν έχετε κάτι συγκεκριμένο να συζητήσετε και να επικοινωνήσετε μαζί τους μέσω της μεθόδου επικοινωνίας που προτιμούν, χρησιμοποιώντας το λογισμικό κέντρου εξυπηρέτησης LiveAgent. Αυτό θα βοηθήσει στη διατήρηση καλών σχέσεων με τους πελάτες.

Ποια εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την εκτέλεση τακτικών check-in;

• σύστημα διαχείρισης σχέσεων με τους πελάτες – για την αποθήκευση των πληροφοριών τους και τον προγραμματισμό της επαφής
• LiveAgent – για να επικοινωνήσετε απευθείας μαζί τους μέσω του καναλιού που προτιμούν
• υπενθυμίσεις ημερολογίου – για να σας βοηθήσουν να παρακολουθείτε πότε έχετε προγραμματίσει να επικοινωνήσετε με κάθε πελάτη

Εάν πιστεύετε ότι ένας πελάτης είναι ύποπτος για ξέπλυμα χρήματος ή οποιαδήποτε άλλη εγκληματική δραστηριότητα, θα πρέπει να το αναφέρετε στις αρμόδιες αρχές.

Γιατί είναι σημαντική η αναφορά ύποπτης δραστηριότητας λογαριασμού;

Αποτελεί νομική απαίτηση να το κάνετε και συμβάλλει στην προστασία τόσο της επιχείρησής σας όσο και της ευρύτερης κοινότητας από ενδεχόμενη ζημιά. Πρέπει να λάβετε μέτρα εάν έχετε υποψίες για ξέπλυμα βρώμικου χρήματος ή άλλες εγκληματικές δραστηριότητες, καθώς πρόκειται για σοβαρά εγκλήματα που μπορεί να έχουν εκτεταμένες συνέπειες.

Πώς να αναφέρω ύποπτη δραστηριότητα λογαριασμού;

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι αναφοράς ύποπτης δραστηριότητας, ανάλογα με τη χώρα ή την περιοχή όπου ζείτε. Στις ΗΠΑ, για παράδειγμα, μπορείτε να υποβάλετε μια αναφορά ύποπτης δραστηριότητας (SAR) στο Δίκτυο Επιβολής Οικονομικών Εγκλημάτων (FinCEN).

Τι εργαλεία να χρησιμοποιήσετε για την αναφορά ύποπτης δραστηριότητας λογαριασμού;

• SAR – για υποβολή αναφοράς στο FinCEN στις αρμόδιες αρχές των ΗΠΑ
• σχετικές αρχές – για αναφορές σε άλλες χώρες και περιοχές