Προκαθορισμένες απαντήσεις

Σε τι διαφέρουν οι προκαθορισμένες απαντήσεις από τα τυποποιημένα μηνύματα;

Παρά τους παρόμοιους σκοπούς τους, τα τυποποιημένα μηνύματα και οι προκαθορισμένες απαντήσεις είναι δύο ξεχωριστές λειτουργίες.

Οι προκαθορισμένες απαντήσεις διαφέρουν από τα τυποποιημένα μηνύματα με τρεις τρόπους:

• Τα τυποποιημένα μηνύματα μπορούν να περιέχουν μεγαλύτερο μήκος κειμένου, ενώ τα προκαθορισμένα μηνύματα μπορούν να αποθηκεύουν μια σύντομη ακολουθία κειμένου.
• Όταν δημιουργείτε μια προκαθορισμένη απάντηση, μπορείτε να καθορίσετε το θέμα ενός email
• Οι προκαθορισμένες απαντήσεις μπορούν να περιέχουν συνημμένα αρχεία

Ποιος χρησιμοποιεί προκαθορισμένες απαντήσεις;

Οι αντιπρόσωποι υποστήριξης πελατών χρησιμοποιούν κυρίως προκαθορισμένες απαντήσεις. Ωστόσο, μπορούν να χρησιμοποιηθούν από εκπροσώπους πωλήσεων, μάρκετινγκ ή IT που χειρίζονται επίσης την επικοινωνία με τους πελάτες. Μπορείτε να τα βρείτε σε πολλά συστήματα αιτημάτων εξυπηρέτησης πελατών.

Τι σκοπό εξυπηρετούν οι προκαθορισμένες απαντήσεις;

Ένα αξιόπιστο εργαλείο αιτημάτων κέντρου εξυπηρέτησης λειτουργεί ως ισχυρός σύμμαχος για τους αντιπροσώπους υποστήριξης πελατών. Η χρήση προκαθορισμένων απαντήσεων στο εργαλείο αιτημάτων κέντρου εξυπηρέτησης ενισχύει την αποτελεσματικότητά τους και απλοποιεί τις ροές εργασίας. Έχοντας έτοιμα πρότυπα που απαντούν σε γενικές ερωτήσεις, μπορείτε να εξοικονομήσετε πολύ χρόνο για τους αντιπροσώπους σας. Αντί να γράφουν την ίδια απάντηση ξανά και ξανά, μπορούν να αναπτύξουν προκατασκευασμένες απαντήσεις με ένα μόνο κλικ.

Παράδειγμα προκαθορισμένης απάντησης

Θέμα: Η Πολιτική Αποστολών Μας

Μήνυμα: Όλες οι παραγγελίες υποβάλλονται σε επεξεργασία εντός 2-3 εργάσιμων ημερών. Οι παραγγελίες δεν αποστέλλονται ούτε παραδίδονται τα Σαββατοκύριακα ή τις αργίες. Εάν αντιμετωπίζουμε μεγάλο όγκο παραγγελιών, οι αποστολές ενδέχεται να καθυστερήσουν μερικές ημέρες. Επιτρέψτε επιπλέον ημέρες μεταφοράς για παράδοση. Εάν υπάρξει σημαντική καθυστέρηση στην αποστολή της παραγγελίας σας, θα επικοινωνήσουμε μαζί σας μέσω email ή τηλεφώνου.

Τα έξοδα αποστολής για την παραγγελία σας θα υπολογιστούν και θα εμφανιστούν στην πληρωμή. Η παράδοση κατά τη διάρκεια της νύχτας είναι διαθέσιμη μόνο για παραγγελίες με διευθύνσεις παράδοσης εντός των ηπειρωτικών Ηνωμένων Πολιτειών.

Πώς μπορώ να αναπτύξω προκαθορισμένες απαντήσεις;

Για να ενεργοποιήσετε μια προκαθορισμένη απάντηση, απλώς πατήστε CTRL+I ενώ πληκτρολογείτε στην προβολή καρτέλας ή κάντε κλικ στο εικονίδιο Προκαθορισμένης απάντησης και επιλέξτε την απάντησή σας από τη λίστα.

Πώς μπορείτε να δημιουργήσετε προκαθορισμένες απαντήσεις;

1. Συνδεθείτε στο LiveAgent.

2. Κάντε κλικ στη Διαμόρφωση (εικονίδιο με γρανάζι).

3. Click on Automation.

4. Επιλέξτε Προκαθορισμένες απαντήσεις.

5. Κάντε κλικ στο κουμπί Δημιουργία Προκαθορισμένης απάντησης.

6. Καθορίστε το όνομα της απάντησής σας. 7. Δημιουργήστε μια γραμμή θέματος. Θα χρησιμοποιηθεί όταν δημιουργείτε μία νέα καρτέλα (email) και χρησιμοποιείτε την προκαθορισμένη απάντηση. 8. Δημιουργήστε το μήνυμά σας είτε σε μορφή απλού κειμένου είτε σε μορφή HTML. Μη διστάσετε να προσθέσετε συνημμένα. 9. Καθορίστε ποια τμήματα και οι αντιπρόσωποι θα μπορούν να χρησιμοποιούν την προκαθορισμένη απάντηση.

10. Πατήστε Αποθήκευση.

Πώς να επεξεργαστείτε προκαθορισμένες απαντήσεις

1. Συνδεθείτε στο LiveAgent.

2. Κάντε κλικ στη Διαμόρφωση (εικονίδιο με γρανάζι).

3. Click on Automation.
4. Click on Predefined answers.
5. Click on an existing message.

6. Επεξεργαστείτε το μήνυμα σύμφωνα με τις προτιμήσεις σας.

7. Κάντε κλικ στην Αποθήκευση.

Διαγραφή προκαθορισμένων απαντήσεων

1. Συνδεθείτε στο LiveAgent.

2. Κάντε κλικ στη Διαμόρφωση (εικονίδιο με γρανάζι).

3. Κάντε κλικ στην Αυτοματοποίηση.

4. Click on Predefined answers.
5. Βρείτε το μήνυμα που θέλετε να διαγράψετε.
6. Click on the Trash icon on the right-hand side of the message.

7. Επιβεβαιώστε την επιλογή σας στο παράθυρο επιβεβαίωσης πατώντας Ναι.

Μερικές προκαθορισμένες απαντήσεις για να ξεκινήσετε

Όπως έχουμε ήδη καθορίσει, μπορούμε να εξοικονομήσουμε τεράστιο χρόνο χρησιμοποιώντας προκαθορισμένες απαντήσεις. Λοιπόν, πού και σε ποιο πλαίσιο μπορούμε να τις χρησιμοποιήσουμε; Συγκεντρώσαμε μια λίστα κατηγοριών με παραδείγματα, ώστε να εμπνευστείτε και να δημιουργήσετε τη δική σας.

Πρότυπα καρτελών

Καθημερινά, οι εκπρόσωποι της εξυπηρέτησης πελατών λαμβάνουν πολλά παρόμοια ερωτήματα. Μπορεί να είναι χρονοβόρο αλλά και απογοητευτικό να απαντάτε ξανά και ξανά στις ίδιες ερωτήσεις. Κάντε τις εργασίες των αντιπροσώπων σας ευκολότερες δημιουργώντας προκαθορισμένες απαντήσεις καρτελών. Δείτε τα δικά μας εδώ: πρότυπα καρτελών.

Επιχειρηματικές απαντήσεις

Η χρήση του email ως μέσου επικοινωνίας με πιθανούς πελάτες και συνεργάτες είναι μια πολύ γνωστή πρακτική. Ωστόσο, μερικές φορές χρειάζεται μια σπίθα έμπνευσης για να δημιουργήσετε ένα συναρπαστικό email που θα μετατρέψει πιθανούς πελάτες σε πελάτες που πληρώνουν. Εάν ενδιαφέρεστε να γράψετε email για συναλλαγές, προωθητικές ενέργειες ή σχεσιακά μηνύματα, μη διστάσετε να εμπνευστείτε από τα επαγγελματικά μας πρότυπα.

Απαντήσεις εξυπηρέτησης πελατών

Η παροχή άριστης εξυπηρέτησης πελατών σε όλες τις αλληλεπιδράσεις υπηρεσιών είναι ζωτικής σημασίας για να κρατήσετε τους πελάτες ευχαριστημένους και πιστούς στην επωνυμία σας. Δείτε τις προκαθορισμένες απαντήσεις μας που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι αντιπρόσωποί σας σε οποιοδήποτε σενάριο — από το να ευχαριστήσετε τους πελάτες σας μέχρι να απαντήσετε σε θυμωμένα μηνύματα. Κάντε κλικ εδώ για να δείτε τα πρότυπα εξυπηρέτησης πελατών.

Προκαθορισμένες απαντήσεις ζωντανής συνομιλίας

Η ζωντανή συνομιλία είναι ένα από τα πιο δημοφιλή κανάλια επικοινωνίας πελατών. Εάν θέλετε να αυξήσετε την αποτελεσματικότητά σας και να επιλύσετε περισσότερες συζητήσεις, ήρθε η ώρα να χρησιμοποιήσετε προκαθορισμένες απαντήσεις. Ανακαλύψτε πώς εξοικονομούμε χρόνο με τα πρότυπα ζωντανής συνομιλίας.

Απαντήσεις πύλης πελατών

Χρειάζεται να δημιουργήσετε email επαλήθευσης, καλωσορίσματος, επιβεβαίωσης, επαναφοράς, σχολίων ή προσκλήσεων; Χρησιμοποιήστε αυτά τα πρότυπα πύλης πελατών για να δημιουργήσετε συναρπαστική επικοινωνία εξυπηρέτησης πελατών.

Απαντήσεις κέντρου εξυπηρέτησης

Θα θέλατε να βοηθήσετε τους αντιπροσώπους σας να χειριστούν δύσκολες συνομιλίες και να εξοικονομήσετε χρόνο; Εμπνεύστε την ομάδα εξυπηρέτησης πελατών σας με αυτά τα πρότυπα κέντρου εξυπηρέτησης.

Θέσεις μάρκετινγκ

Προσπαθείτε να διατηρήσετε έναν πελάτη στον ιστότοπό σας ή να ενθαρρύνετε μια συνεργασία με άλλες εταιρείες, αλλά δεν έχετε τα σωστά λόγια; Ακολουθούν μερικές υπέροχες ιδέες – πρότυπα μάρκετινγκ.

Σενάρια τηλεφωνικών κέντρων

Δημιουργήστε την απόλυτη εμπειρία πελάτη με τα προκαθορισμένα σενάρια τηλεφωνικών κέντρων. Εντυπωσιάστε τους πελάτες σας λέγοντας τις σωστές λέξεις τη σωστή στιγμή.

Απαντήσεις γνωσιακής βάσης

Δημιουργείτε άρθρα για τη γνωσιακή σας βάση 24/7; Εμπνευστείτε με τα πρότυπα βάσης γνώσης που περιγράφουν τις Συνήθεις Ερωτήσεις, τα άρθρα σχετικά με τις οδηγίες, τους οδηγούς αντιμετώπισης προβλημάτων, τις περιγραφές εργαλείων, τους οδηγούς χρήστη και τους οδηγούς εκμάθησης.

Απαντήσεις πωλήσεων

Το email είναι ένα ουσιαστικό μέρος της επιχείρησης, που χρησιμοποιείται για να προσεγγίσει υποψήφιους πελάτες, να λανσάρει νέα προϊόντα, προγράμματα αφοσίωσης και πολλά άλλα. Δημιουργήστε νέες ιδέες email και εμπνευστείτε από τα δοκιμασμένα και αληθινά πρότυπα πωλήσεων

μας.

Απαντήσεις στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης

Η απάντηση σε πελάτες στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης μπορεί να είναι δύσκολη. Θέλετε να είστε επαγγελματίες αλλά όχι πολύ επίσημοι. Αν δυσκολεύεστε να βρείτε τη σωστή ισορροπία, μεταβείτε στα πρότυπα μέσων κοινωνικής δικτύωσης για έμπνευση.

Πόροι γνωσιακής βάσης

Αν θέλετε να μάθετε περισσότερα, διαβάστε το LiveAgent – Οδηγός Προκαθορισμένων απαντήσεων.

• Predefined answers

• Πως να δημιουργήσετε και να χρησιμοποιήσετε προκαθορισμένες απαντήσεις στο LiveAgent

• Τυποποιημένα μηνύματα (Macros)

• Πρότυπα Εξυπηρέτησης Πελατών – Καλύτερες πρακτικές (+Παραδείγματα)

• Τυποποιημένη Απόκριση [Επεξήγηση]

• Υποστήριξη Πελατών (Επεξήγηση)

• Email Templates
• Canned messages

Είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε προκαθορισμένες απαντήσεις;

Δημιουργήστε προκαθορισμένες απαντήσεις με ευκολία και ξεκινήστε να βελτιστοποιείτε τη ροή εργασίας σας σήμερα! Ανακαλύψτε πόσο εύκολο είναι να επιταχύνετε τον χρόνο επίλυσης καρτελών με τη δωρεάν, ολοκληρωμένη δοκιμή 30 ημερών. Δοκιμάστε τις σήμερα!