Ευχαριστήριες επιστολές

χρησιμοποιήστε πιο επίσημους χαιρετισμούς όπως π.χ. «Αξιότιμε κύριε/κα. Carter», ή «Αγαπητέ John,». Άτυποι χαιρετισμοί όπως: “Γεια“, “Χαιρετίσματα” ή “Γεια σας” θα πρέπει να αποφεύγονται. Φροντίστε επίσης να ελέγξετε ξανά την ορθογραφία του ονόματος του παραλήπτη, διαφορετικά κινδυνεύετε να κάνετε κακή εντύπωση από την αρχή.

Ο μοναδικός σκοπός μιας ευχαριστήριας επιστολής θα πρέπει να είναι η έκφραση εκτίμησης και ευγνωμοσύνης στους πιστούς πελάτες. Αντισταθείτε στον πειρασμό να ανοίξετε ξανά την επιχείρησή σας. Μην αναφέρετε τυχόν επερχόμενες εκπτώσεις, ειδικές προσφορές, νέα προϊόντα ή οτιδήποτε άλλο μπορεί να θεωρηθεί διαφήμιση. Επειδή μπορεί να αποσπάσει την προσοχή του πελάτη από τον αρχικό σας σκοπό.

Αφού ευχαριστήσετε έναν πελάτη για τη συνεργασία του, εξετάστε το ενδεχόμενο να προσθέσετε κάποια περαιτέρω δήλωση που δείχνει ότι είστε προσεκτικοί στις ανάγκες των πελατών. Θα μπορούσε είτε να αναφέρετε ότι είστε πάντα διαθέσιμοι εάν έχουν ερωτήσεις ή ανησυχίες σχετικά με τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες σας. Ή απλά, ρωτήστε αν υπάρχει κάτι που μπορείτε να κάνετε για να αυξήσετε την ικανοποίησή τους.

Για να κάνετε μια επιστολή να φαίνεται επαγγελματική, φροντίστε να χρησιμοποιήσετε ένα επιστολόχαρτο που μπορεί να περιλαμβάνει το όνομα της εταιρείας σας, το λογότυπο ή άλλες πληροφορίες επωνυμίας. Ένα καλά σχεδιασμένο επιστολόχαρτο κάνει μια επιστολή να φαίνεται μοναδική, διασφαλίζει την ορατότητα της επωνυμίας σας, βοηθά στην επαλήθευση της αυθεντικότητάς της στον παραλήπτη και δημιουργεί μια συνολική επαγγελματική εντύπωση.

Όταν κλείνετε μια ευχαριστήρια επιστολή, είναι σημαντικό να χρησιμοποιείτε μια κατάλληλα σεβαστή και επαγγελματική λέξη ή φράση. Μπορείτε να επιλέξετε τα πιο συχνά χρησιμοποιούμενα “Με μεγάλη εκτίμηση” ή “Με μεγάλο σεβασμό“, ή ελαφρώς πιο προσωπικά “Με εκτίμηση“, “Με σεβασμό“, “Τις καλύτερες ευχές“, ή “Με ευγνωμοσύνη“. Κλείσιμο όπως “Πάντα“, “Γεια“, “Αγάπη” ή “Τα λέμε” θεωρούνται πολύ ανεπίσημες για επαγγελματικές επιστολές και θα πρέπει να αποφεύγονται.

Αν και το να φαίνονται προσωπικές οι ευχαριστήριες επιστολές μπορεί να είναι δύσκολο για τις μεγάλες επιχειρήσεις, η προσθήκη μιας υπογραφής στο κάτω μέρος της επιστολής μπορεί να σας βοηθήσει να προσθέσετε τουλάχιστον κάποιο επίπεδο εξατομίκευσης. Αν και μπορεί να μην είναι πάντα δυνατό να προστεθεί μια χειρόγραφη υπογραφή, ακόμα και μια τυπωμένη θα φαίνεται πάντα καλύτερη από ένα απλό πληκτρολογημένο όνομα.